§ 91.2.18 - Circolare 27 aprile 1999, n. 3. [1]

Costituzione dell'Ufficio di statistica in forma associata.

(G.U. 7 maggio 1999, n. 105).

 

     Il Decreto legislativo 6 settembre 1989, n. 322, nel disciplinare l'ordinamento del Sistema statistico nazionale, riconosce agli enti locali la possibilità di procedere alla costituzione degli Uffici di statistica in forma associata e consortile.

     Il Comitato di indirizzo e coordinamento dell'informazione statistica (COMSTAT) ha successivamente integrato la normativa anzidetta, emanando le direttive n. 2 del 15 ottobre 1991 (Gazzetta Ufficiale n. 295 del 17 dicembre 1991) e n. 7 del 18 dicembre 1992 (Gazzetta Ufficiale n. 75 del 31 marzo 1993) alle quali ha fatto seguito la circolare n. 1/SISTAN dell'8 agosto 1994 (Gazzetta Ufficiale n. 191 del 17 agosto 1994) di applicazione della prima delle direttive richiamate.

     Le suddette disposizioni, alle quali si rinvia, dedicano particolare attenzione al completamento della rete territoriale del Sistema statistico nazionale. Le situazioni locali risultano, peraltro, fortemente differenziate, non consentendo in molti casi la costituzione in forma autonoma di Uffici di statistica, rispettosi dei requisiti organizzativi minimi richiesti. Per garantire l'esercizio della funzione statistica anche nelle amministrazioni comunali di ridotte dimensioni demografiche, viene richiamata, tra l'altro, la possibilità di organizzare il corrispondente ufficio in forma associata, attraverso intese alle quali possono eventualmente aderire, oltre ai comuni, anche altri enti locali, come le province e le comunità montane ed, eventualmente, enti territoriali o funzionali.

     La presente circolare, preventivamente concordata con il ministero dell'interno, ha lo scopo, condiviso dal COMSTAT, di sostenere il processo di attuazione della soluzione delineata. Pertanto, ferma restando la possibilità di adottare le forme di intesa ritenute più confacenti tra quelle indicate al Capo VIII della legge n. 142/1990, si propone l'allegato schema di convenzione al quale le amministrazioni interessate possano fare riferimento, integrandolo e modificandolo qualora, tra gli enti aderenti, figurino anche province, comunità montane o altri soggetti.

     Si ritiene utile fornire alcune precisazioni, in merito ad aspetti strutturali ed organizzativi previsti dallo schema di convenzione, ricordando che esso può essere adattato ed anche sostituito da altro ritenuto più consono.

 

1. Struttura dell'Ufficio di statistica in forma associata.

 

     L'esercizio in forma associata della funzione statistica richiede la costituzione di un Ufficio statistico di coordinamento e di sezioni statistiche distaccate, ovvero la nomina di referenti statistici. Nell'atto convenzionale si identifica il comune ove ha sede l'Ufficio di coordinamento. Nel caso in cui alla Convenzione, oltre ai comuni, aderiscano altri enti locali, in particolare la Provincia, gli aderenti valuteranno l'opportunità di attribuire all'ente con competenze di maggior ampiezza territoriale o istituzionale il compito di provvedere alla costituzione del predetto ufficio.

     All'Ufficio statistico di coordinamento sono attribuite funzioni organicamente distinte da quelle degli altri uffici e servizi dell'amministrazione di appartenenza e ad esso dovranno essere attribuite risorse umane e strumentali adeguate. L'autonomia funzionale è realizzata costituendo l'Ufficio come settore a sé stante, preferibilmente come struttura di staff, nel rispetto del principio di indipendenza della funzione statistica sancito dal decreto legislativo n. 322/1989.

     Ciascuno degli enti associati, per la resa dei servizi e per l'assolvimento dei compiti che si impegna ad assicurare, provvederà alla costituzione della sezione statistica distaccata o, nei casi in cui non sia possibile istituire la sezione, alla nomina del referente statistico. La sezione si configura come un'articolazione organizzativa autonoma, ovvero facente parte di altra struttura, e ne viene individuato il responsabile. Il referente è persona dipendente dall'amministrazione, incaricata disvolgere le stesse funzioni attribuite al responsabile della sezione distaccata.

     Il responsabile e il personale dell'ufficio di coordinamento e delle sezioni distaccate e il funzionario al quale venga conferito l'incarico di referente statistico devono essere in possesso dei requisiti minimi previsti dalla direttiva COMSTAT n. 2 citata.

     I comuni che avessero già provveduto alla costituzione dell'Ufficio di statistica ai sensi del decreto legislativo n. 322/1989 e che intendessero aderire all'associazione, procederanno alla trasformazione dello stesso in ufficio di coordinamento o sezione distaccata, ovvero alla sua soppressione ed alla nomina del referente statistico.

     Dei provvedimenti di costituzione dell'Ufficio di coordinamento, delle sezioni distaccate o di nomina dei referenti statistici dovrà essere data comunicazione a tutte le amministrazioni associate e all'ISTAT.

 

2. Organizzazione dell'ufficio.

 

     2.1. Ufficio statistico di coordinamento.

 

     L'Ufficio statistico di coordinamento assume la rappresentanza esterna dei comuni associati per quanto attiene l'esercizio della funzione statistica. Il predetto ufficio, in conformità a quanto disposto dalla citata direttiva n. 7 del COMSTAT, esercita i compiti indicati agli articoli 2 e 3 della direttiva n. 1 del 15 ottobre 1991 (Gazzetta Ufficiale n. 295 del 17 dicembre 1991) e all'art. 3 della direttiva n. 2 pure richiamata. L'Ufficio provvede altresì alla progettazione, realizzazione e gestione di un sistema informativo statistico dei comuni associati che sia di supporto ai controlli interni di gestione e sia finalizzato alla conoscenza dei territori di rispettiva competenza e dello stato e delle dinamiche ambientali, demografiche, sociali ed economiche.

     Promuove, inoltre, l'adozione da parte dei comuni associati di criteri e modelli uniformi per la determinazione di indicatori idonei alla valutazione dell'efficienza, dell'efficacia e dell'economicità dei servizi comunali.

     Per l'esercizio dei propri compiti, l'ufficio statistico di coordinamento opera in collegamento con le sezioni distaccate, con i referenti statistici e con gli uffici ed i servizi dei comuni e degli enti associati ed ha accesso, nei limiti stabiliti dalla legge, ai dati statistici ed amministrativi di cui questi dispongono; procede alle elaborazioni di dati necessarie alla realizzazione di lavori statistici previsti dal Programma statistico nazionale o dal Programma annuale dell'associazione. Qualora le elaborazioni siano effettuate da altri uffici e servizi, l'Ufficio verifica che tali attività siano conformi alle indicazioni del soggetto titolare del lavoro.

 

     2.2. sezioni statistiche distaccate e referenti statistici.

 

     Le sezioni statistiche distaccate ed i referenti statistici hanno accesso a tutte le fonti di dati statistici ed amministrativi del proprio comune e forniscono all'ufficio statistico di coordinamento i dati elementari od elaborati, necessari per la realizzazione del Programma statistico nazionale e del Programma annuale dell'associazione. Provvedono inoltre, dandone comunicazione all'Ufficio statistico di coordinamento, all'esecuzione di lavori statistici loro richiesti dalle amministrazioni di cui fanno parte.

 

     2.3. Comitato dei rappresentanti.

 

     Il Comitato dei rappresentanti degli enti associati, composto dai sindaci e dai presidenti degli enti stessi, o da loro delegati, vigila sulla gestione delle risorse conferite per il funzionamento dell'ufficio statistico associato, autorizza gli accordi di collaborazione finalizzati all'ampliamento dell'informazione statistica disponibile, approva eventuali modifiche dell'atto costitutivo, delibera l'adesione all'associazione di altri comuni ed enti territoriali, locali e funzionali.

 

     2.4. Programmazione delle attività.

 

     Il comitato dei rappresentanti ogni anno delibera, a maggioranza semplice, il programma annuale delle attività dell'associazione, contenente le rilevazioni e le elaborazioni statistiche finalizzate al soddisfacimento delle esigenze conoscitive delle amministrazioni associate e quelle previste dal Programma statistico nazionale.

 

     2.5. Segreto statistico.

 

     Il responsabile ed il personale dell'ufficio statistico di coordinamento e delle sezioni distaccate ed i referenti statistici sono tenuti all'osservanza delle disposizioni di cui agli articoli 8 e 9 del decreto legislativo n. 322/1989 in materia di segreto d'ufficio e segreto statistico. Ai sensi della legge n. 675/1996 e successive modificazioni ed integrazioni, gli stessi sono inoltre responsabili e/o incaricati dei trattamenti dei dati personali per fini di statistica.

 

3. Elementi necessari della convenzione.

 

     In attuazione di quanto disposto dall'art. 3 della Direttiva n. 7 del COMSTAT, l'Atto costitutivo dell'Ufficio statistico associato deve prevedere:

     - l'indicazione del termine di validità della convenzione, comunque non inferiore a cinque anni. In considerazione dei tempi necessari al conseguimento della piena operatività dell'Ufficio statistico, si consiglia tuttavia il prolungamento del termine anzidetto a otto - dieci anni;

     - la designazione del comune incaricato di istituire l'ufficio statistico di coordinamento;

     - l'individuazione delle risorse poste a disposizione da ciascun comune partecipante per il funzionamento dell'Ufficio statistico di coordinamento e le modalità di conferimento delle stesse;

     - l'individuazione dei servizi o dei compiti che ciascun ente si impegna ad assicurare direttamente e l'obbligo di comunicazione all'ufficio di coordinamento dei relativi responsabili;

     - le modalità per l'esercizio di interventi surrogatori in caso di eventuali inadempienze da parte dei comuni partecipanti.

 

4. Vigilanza dell'ISTAT.

 

     L'ISTAT, ai sensi dell'art. 15 del decreto legislativo n. 322/1989, esercita la vigilanza tecnica e metodologica sull'attività svolta dall'Ufficio di statistica costituito in forma associata, dando disposizioni, in caso di inadempimento, per i necessari interventi surrogatori.

     Si rimane a disposizione per eventuali chiarimenti.

Schema di convenzione

     Costituzione dell'Ufficio di statistica in forma associata Il giorno ............, presso .................................., fra il sig. ......................................, sindaco protempore del comune di ........................................, il quale agisce in nome e per conto dell'amministrazione comunale in esecuzione della delibera c.c. ........................., esecutiva ai sensi di legge e allegata al presente atto; e il sig. .................................., sindaco protempore del comune di............................................, il quale agisce in nome e per conto dell'amministrazione comunale in esecuzione della delibera c.c. ........................., esecutiva ai sensi di legge e allegata al presente atto;

     Premesso che

     l'utilizzazione e la diffusione delle informazioni statistiche rivestono un ruolo strategico per lo sviluppo delle autonomie locali e della collettività e che la funzione statistica è strumento indispensabile ai fini della raccolta, della elaborazione e della sintesi delle informazioni stesse;

     il governo del territorio, la cura e la promozione degli interessi delle collettività locali rendono indispensabile disporre di un sistema informativo in grado di fornire il quadro demosociale, economico ed ambientale delle singole realtà locali e di valutare nel tempo l'efficienza e l'efficacia dell'azione amministrativa;

     l'attività statistica delle amministrazioni pubbliche è disciplinata dal decreto legislativo 6 settembre 1989, n. 322 e dalle direttive ed atti di indirizzo del Comitato di indirizzo e coordinamento dell'informazione statistica;

     il decreto anzidetto prevede la possibilità per gli enti locali di costituire l'Ufficio di statistica anche in forma associata;

     la legge 8 giugno 1990, n. 142, consente alle Amministrazioni comunali di stipulare apposite convenzioni al fine di svolgere in modo coordinato funzioni e servizi determinati;

     è in atto un processo di informatizzazione e interconnessione delle anagrafi comunali;

 

     ritenuto che

     la stipula del presente accordo consenta lo sviluppo della funzione statistica presso amministrazioni che, per i caratteri demografici, sociali, economici ed ambientali che le contraddistinguono e per la dislocazione geografica hanno interesse a sviluppare la conoscenza del proprio territorio in forma integrata;

     la stipula del presente accordo realizzi una razionalizzazione nell'uso delle risorse;

 

     si conviene quanto segue:

 

     Articolo 1.

     1. Allo scopo di dare attuazione al Sistema statistico nazionale e di soddisfare le esigenze conoscitive delle Amministrazioni comunali connesse all'attività di gestione ed alla cura degli interessi della collettività, i comuni di:

1. ........................................ [*];

2. ............................................;

3. ............................................;

4. ............................................,

esercitano la funzione statistica in forma associata, ai sensi dell'art. 2 del decreto legislativo 6 settembre 1989, n. 322, e dell'art. 24 della legge 8 giugno 1990, n. 142.

 

     Articolo 2.

     1. Per le finalità di cui all'art. 1, il comune di ............ ..................... [*], entro .................. giorni dalla data della stipula del presente atto, provvederà ad istituire l'Ufficio di coordinamento statistico, individuandone la collocazione organizzativa, la sede, il responsabile e dotandolo di risorse umane e strumentali adeguate all'espletamento dei compiti ad esso affidati, in conformità a quanto previsto dal decreto legislativo n. 322/1989, dalle direttive del Comitato di indirizzo e coordinamento dell'informazione statistica e dal presente atto.

     2. L'Ufficio di coordinamento statistico ha funzioni organicamente distinte da quelle degli altri uffici e servizi del comune ed è posto alle dirette dipendenze del sindaco.

     3. Ciascuno degli altri comuni associati, entro il termine di cui al comma 1, provvederà alla costituzione della sezione statistica distaccata ed alla nomina del responsabile della stessa, ovvero alla nomina del referente statistico. Gli uffici di statistica già costituiti ai sensi del decreto legislativo n. 322/1989 sono trasformati Ufficio di coordinamento o in sezioni statistiche distaccate, autonome ovvero incluse in altre strutture organizzative. Tali uffici possono anche essere soppressi ed in loro vece può essere nominato un referente statistico.

     4. Dell'avvenuta costituzione dell'Ufficio di coordinamento e delle sezioni distaccate e della nomina dei referenti statistici sarà data immediata comunicazione a tutti i comuni associati e all'Istituto nazionale di statistica.

 

     Articolo 3.

     1. L'ufficio di coordinamento statistico svolge i seguenti compiti:

     a) assicura il collegamento funzionale ed operativo con il Sistema statistico nazionale;

     b) promuove e coordina la rilevazione e l'elaborazione dei dati di interesse dei comuni associati e ne effettua l'eventuale trasmissione agli uffici, enti ed organismi del Sistema statistico nazionale, ai fini della realizzazione del Programma statistico nazionale;

     c) promuove la collaborazione di altre amministrazioni che insistono sul territorio di competenza dei comuni associati per l'esecuzione delle rilevazioni comprese nel Programma statistico nazionale;

     d) promuove ed effettua, in nome e per conto dell'Associazione e dei singoli comuni associati, le attività finalizzate al soddisfacimento delle esigenze conoscitive delle amministrazioni comunali associate, previste nel Programma di cui al successivo art. 9;

     e) promuove e realizza lo sviluppo, a fini statistici, della informatizzazione degli archivi gestionali e delle raccolte di dati amministrativi dei comuni associati, dando attuazione alle disposizioni sulla standardizzazione della modulistica secondo il dettato dell'art. 7, comma 2, della legge n. 681/1996;

     f) promuove, realizza e gestisce un Sistema informativo statistico dei comuni associati, di supporto ai controlli interni di gestione e finalizzato alla conoscenza del territorio di competenza, dello stato e delle dinamiche ambientali, demografiche, sociali ed economiche; promuove inoltre l'interconnessione di tale sistema con il Sistema statistico nazionale;

     g) promuove l'adozione da parte dei comuni associati di criteri e di modelli uniformi per la determinazione di indicatori idonei alla valutazione dell'efficienza e dell'efficacia dei servizi comunali;

     h) predispone strumenti idonei a soddisfare il diritto di accesso all'informazione statistica e cura la pubblicazione dei risultati delle attività previste dal Programma di cui al successivo art. 9 e di notiziari periodici di dati statistici;

     i) coordina la produzione statistica dei servizi demografici dei comuni associati e, in conformità alle direttive dell'ISTAT, impartisce le opportune disposizioni per la formazione del piano topografico e della cartografia di base;

     j) favorisce l'informatizzazione delle anagrafi dei comuni associati e l'interconnessione delle stesse anche a fini statistici;

     k) esprime pareri tecnici, richiesti da parte degli organi e degli uffici interessati, nelle fasi istruttorie di provvedimenti nei quali si faccia uso o riferimento a dati statistici;

     l) invia, entro il 31 marzo di ciascun anno, al Presidente dell'ISTAT ed ai comuni associati un rapporto sull'attività svolta nell'anno precedente.

 

     Articolo 4.

     1. Per l'esercizio dei compiti di cui all'art. 3, l'Ufficio di coordinamento:

     a) ha accesso, fatte salve le eccezioni previste dalla legge, ai dati statistici e amministrativi di cui dispongono i comuni associati;

     b) può richiedere agli uffici dei comuni associati le elaborazioni di dati necessarie alla realizzazione del Programma statistico nazionale e del Programma di cui al successivo art. 9;

     c) cura il collegamento e l'interconnessione con le sezioni distaccate e mantiene il raccordo, anche per il tramite delle sezioni stesse, con gli altri uffici e servizi dei comuni associati;

     d) promuove il coordinamento dell'attività dei servizi informatici dei comuni associati, limitatamente alla progettazione, alla modificazione ed alla realizzazione dei sistemi informativi che possono avere connessione con l'attività statistica.

 

     Articolo 5.

     1. Le sezioni statistiche distaccate, ovvero i referenti statistici:

     a) forniscono all'ufficio statistico di coordinamento i dati elementari od elaborati, di competenza dell'amministrazione di appartenenza, necessari per la realizzazione del programma statistico nazionale e del programma di cui al successivo art. 9;

     b) hanno accesso, fatte salve le accezioni previste dalla legge, a tutte le fonti di dati statistici ed amministrativi del proprio comune;

     c) effettuano lavori statistici che, per la loro specificità, le singole amministrazioni comunali ritengano di effettuare in proprio; in tal caso ne danno tempestiva comunicazione all'ufficio statistico di coordinamento.

 

     Articolo 6.

     1. L'ufficio di coordinamento assume la rappresentanza esterna dei comuni associati per quanto attiene l'esercizio della funzione statistica ed è autorizzato a stipulare accordi di collaborazione finalizzati all'ampliamento e al miglioramento dell'informazione statistica e delle modalità di accesso alla stessa.

     2. Qualora gli accordi di cui al comma precedente comportino oneri finanziari, è necessaria l'autorizzazione preventiva da parte del Comitato dei rappresentanti dei comuni associati di cui al successivo art. 8.

 

     Articolo 7.

     1. I responsabili e gli addetti dell'Ufficio statistico di coordinamento e delle sezioni statistiche distaccate ed i referenti statistici sono tenuti all'osservanza delle disposizioni di cui agli articoli 8 e 9 del decreto legislativo n. 322/1989 in materia di segreto d'ufficio e di segreto statistico. Essi sono altresì responsabili e/o incaricati, ai sensi della legge n. 675/1996 e successive modificazioni ed integrazioni, dei trattamenti dei dati personali per fini di statistica.

 

     Articolo 8.

     1. E' istituito il Comitato dei rappresentanti dei comuni associati, composto dai sindaci dei comuni stessi o da loro delegati.

     2. Il Comitato:

     a) esercita funzioni di vigilanza sulla gestione delle risorse conferite ai sensi del successivo art. 10, per il funzionamento dell'Ufficio statistico associato, ed autorizza gli accordi di cui al precedente art. 6, comma 2;

     b) approva, a maggioranza qualificata, eventuali modifiche dell'atto costitutivo;

     c) delibera, a maggioranza qualificata, l'adesione all'associazione di altri comuni ed enti territoriali;

     d) delibera, a maggioranza semplice, il programma di cui al successivo art. 9.

 

     Articolo 9.

     1. Il Comitato di cui al precedente art. 8 delibera, entro il .... ....... .................. dell'anno precedente, il programma annuale delle attività statistiche finalizzate al soddisfacimento delle esigenze conoscitive delle amministrazioni comunali associate, e di quelle previste dal Programma statistico nazionale.

     2. Particolari esigenze non previste nel Programma annuale possono essere soddisfatte dall'Ufficio statistico di coordinamento secondo modalità concordate di volta in volta tra i comuni interessati.

 

     Articolo 10.

     1. Per il funzionamento dell'Ufficio statistico di coordinamento, i comuni associati si impegnano a stanziare, annualmente, nel proprio bilancio di previsione, le somme di seguito indicate:

1) ................................ [*]L. ................... 2) ................................ [*]L. ................... 3) ................................ [*]L. ................... 4) ................................ [*]L. ................... che verranno versate a titolo di contributo al comune di ........... .... ............... [*] in n. ........ rate, con cadenza .......... ............ (oppure in unica soluzione, entro il .................. .................. ).

 

     Articolo 11.

     1. L'Istituto nazionale di statistica esercita la vigilanza tecnica e metodologica sull'attività statistica svolta dall'Ufficio di coordinamento statistico, dalle sezioni statistiche distaccate e dai referenti statistici, individuando i soggetti e le modalità per interventi surrogatori nel caso di eventuali inadempienze da parte di detti uffici, con riferimento all'attività statistica di interesse nazionale.

 

     Articolo 12.

     1. La presente convenzione ha validità fino al ................ .......... ed è rinnovabile tacitamente.

     2. I sottoscrittori non possono manifestare la volontà di recedere dall'accordo prima di cinque anni dalla data di sottoscrizione. L'ente che recede rimane obbligato per gli impegni assunti relativamente all'anno in corso oltre che per le obbligazioni aventi effetti permanenti.

     3. All'associazione possono aderire, previa deliberazione del Comitato dei rappresentanti di cui all'art. 8, anche in epoca successiva alla firma del presente atto, altri comuni ed enti territoriali.

 

     Articolo 13.

     1. Il presente atto sarà vincolante per i contraenti non appena divenuto esecutivo ai sensi della legislazione vigente.

     2. Il presente atto viene sottoscritto dalle parti in segno di accettazione ed obbligazione.