§ 2.1.96 - R.R. 1 ottobre 2002, n. 5.

Regolamento regionale degli archivi della Giunta regionale.

(B.U. n. 45 del 16 ottobre 2002 - S.O. n. 1).

 

TITOLO I

 

Art. 1. (Ambito di applicazione).

     1. Il presente regolamento, adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico, disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi inerenti il complesso degli organi e delle strutture facenti capo alla Presidenza e alla Giunta regionale.

     2. L’Allegato A al presente regolamento contiene l’elenco degli atti la cui approvazione è necessaria per lo svolgimento delle attività di cui al comma 1.

     3. L’atto n. 1 di cui all’Allegato A è adottato con delibera della Giunta regionale; gli altri atti sono adottati con determinazione del Dirigente del Servizio di cui all'articolo 4.

 

     Art. 2. (Definizioni).

     1. Ai fini del presente regolamento si intende:

     a) per Amministrazione il complesso degli organi e delle strutture facenti capo alla Presidenza e alla Giunta regionale dell’Umbria;

     b) per testo unico il D.P.R. 445/2000, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;

     c) per area organizzativa omogenea un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall’Amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato;

     d) per ufficio utente una struttura dell’area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti;

     e) per documento amministrativo ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa;

     f) per documento informatico la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;

     g) per firma digitale il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;

     h) per impronta del documento informatico una sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita, generata mediante l’applicazione al documento di una funzione matematica di HASH che assicura l’univocità del risultato;

     i) per gestione dei documenti l’insieme delle attività finalizzate alla formazione, ricezione, registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall’Amministrazione, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato;

     j) per sistema di gestione informatica dei documenti l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall’Amministrazione per la gestione dei documenti;

     k) per segnatura di protocollo l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni che consentono di identificare/individuare in modo inequivocabile il documento stesso;

     l) per archivio corrente la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di istruttoria e di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente;

     m) per archivio di deposito la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico;

     n) per archivio storico il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe operazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione al pubblico;

     o) per titolario di classificazione un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle competenze dell’Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell’attività svolta;

     p) per piano di conservazione di un archivio il piano, integrato con il titolario di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali;

     q) per fascicolo l’unità di base indivisibile di un archivio che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo o ad un affare;

     r) per supporto di memorizzazione il mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni rappresentate in modo digitale, su cui l’operazione di scrittura comporti una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso;

     s) per archiviazione ottica l’operazione che genera, su di un supporto di memorizzazione, una registrazione contenente la versione iniziale di una istanza di un documento informatico;

     t) per Servizio la struttura regionale di cui all'articolo 4, competente ai sensi del D.P.R. 445/00 per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi;

     u) per responsabili del procedimento di registrazione e protocollo a livello decentrato i responsabili delle sedi decentrate di archivio, che concorrono alla gestione unitaria del sistema;

     v) per Regolamento regionale l’insieme delle norme che disciplinano l’attività degli archivi della Giunta regionale.

 

DISPOSIZIONI GENERALI

 

     Art. 3. (Area organizzativa omogenea).

     1. Per la gestione dei documenti dell'Amministrazione è istituita un’unica area organizzativa omogenea come definita nell’atto n. 1 dell’Allegato A con decentramento della funzione di protocollo generale fino al livello desiderato, con numerazione unica e progressiva dei documenti.

     2. Nell'atto n. 1 dell'Allegato A vengono riportati il codice identificativo dell’area organizzativa omogenea e l’insieme degli uffici utenti che la compongono con la loro articolazione gerarchica; sono indicati, oltre al responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico di cui all’articolo 4, i responsabili del procedimento di registrazione e protocollo a livello decentrato.

 

     Art. 4. (Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi).

     1. I compiti del Servizio per la tenuta del protocollo. informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi previsto dall’articolo 61, comma 1 del testo unico sono svolti dal Servizio Segreteria della Giunta regionale.

     2. Spetta al Servizio il coordinamento e la vigilanza del sistema generale degli archivi e la gestione diretta dell’archivio centrale e di quello di deposito. Nell’ambito di dette attività, ferma restando l’autonomia e la responsabilità degli archivi decentrati con riferimento alle singole operazioni di competenza, il Servizio cura i seguenti adempimenti:

     a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;

     b) detta le direttive affinché le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente;

     c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo;

     d) detta le direttive affinché le copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supporto informatico, siano conservati in luoghi sicuri e differenti;

     e) garantisce con il concorso dei responsabili del procedimento di registrazione e protocollo a livello decentrato il buon funzionamento dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del testo unico e le attività di gestione dell’archivio di cui agli articoli 67, 68 e 69 dello stesso testo unico;

     f) fornisce disposizioni per le autorizzazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;

     g) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati;

     h) cura i rapporti con la Soprintendenza archivistica e con l’Archivio di Stato.

     3. Nell’esercizio delle attività di cui al comma 2 il Responsabile del Servizio segnala ai Direttori regionali rispettivamente competenti la eventuale inosservanza delle norme del presente regolamento da parte delle sedi di archivio decentrate. I Direttori regionali diffidano i responsabili del procedimento di registrazione e protocollo a livello decentrato a rimuovere le irregolarità riscontrate, attivando, ove necessario, le procedure di controllo sostitutivo, ferma restando la possibilità di adozione di misure disciplinari.

     4. Per gli adempimenti inerenti gli aspetti tecnico informatici il Servizio di cui al comma 1 si avvale del supporto del Servizio sistema informativo e statistico della Giunta regionale.

 

     Art. 5. (Unicità del protocollo informatico).

     1. La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva. Essa si chiude il 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal numero 1 all’inizio dell’anno successivo.

     2. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi dell’articolo 57 del testo unico.

     3. Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro.

 

     Art. 6. (Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti).

     1. Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo che prevede la partecipazione attiva di più soggetti e strutture, ognuna delle quali abilitata a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza.

     2. Le abilitazioni all'utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti, ovvero l’identificazione delle strutture e del personale abilitati allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, organizzazione ed archiviazione dei documenti, sono riportate nell’elenco dei soggetti abilitati all’utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti così come disciplinato con l'atto n. 2 dell'Allegato A.

 

TITOLO III

PRODUZIONE DEI DOCUMENTI

 

     Art. 7. (Regole generali e contenuti minimi).

     1. I documenti dell’Amministrazione sono di norma prodotti con sistemi informatici, ai sensi dell’articolo 3 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 e successive integrazioni e modificazioni.

     2. I contenuti e la struttura dei documenti informatici sono definiti con determinazione dirigenziale, ai sensi dell’articolo 4, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 e ai sensi dell’articolo 3, comma 4 della deliberazione della Autorità per l'informatica nella pubblica Amministrazione (di seguito AIPA) 51/2000, recante le regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni.

 

     Art. 8. (Formazione dei documenti informatici).

     1. La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni contenute nel testo unico e nel decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999.

     2. I documenti informatici prodotti dall’Amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato per la loro redazione, prima della sottoscrizione con firma digitale, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente in materia di archiviazione.

     3. Per la formazione dei documenti informatici per i quali non è prescritta la sottoscrizione, fermo restando l’impiego dei formati standard validi per l’archiviazione, si utilizzano i servizi di riconoscimento, autenticazione e crittografia disponibili sulla rete dell’Amministrazione.

 

TITOLO IV

 

     Art. 9. (Ricezione dei documenti su supporto cartaceo).

     1. I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all’Amministrazione attraverso:

     a) il servizio postale;

     b) la consegna diretta alle strutture regionali;

     c) gli apparecchi telefax.

     2. I documenti che transitano attraverso il Servizio postale devono essere consegnati all’archivio della sede competente alla trattazione.

     3. I documenti consegnati a mano alle strutture se sono soggetti a registrazione di protocollo, sono fatti pervenire, a cura del personale che li riceve e nell’arco della stessa giornata, all’archivio competente alla registrazione di protocollo.

     4. I documenti ricevuti con apparecchi telefax, se sono soggetti a registrazione di protocollo, in assenza di un sistema informatico che ne consenta l’acquisizione in formato elettronico (fax management system), sono trattati come quelli consegnati direttamente alle strutture. Con la disponibilità di un fax management system, invece, si applicano le procedure previste per la ricezione dei documenti informatici.

 

     Art. 10. (Ricezione dei documenti informatici).

     1. La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica certificata riservata a questa funzione.

     2. L’indirizzo della casella di posta elettronica certificata è riportato nell’atto n. 1 dell’Allegato A.

     3. Il Responsabile del Servizio provvede a pubblicizzare l’indirizzo di posta elettronica certificata con ogni mezzo di comunicazione e a trasmetterlo agli organi competenti.

     4. I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici utenti sono da questi valutati, ai sensi dell’articolo 15, comma 7 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000 e, se soggetti a registrazione di protocollo o ad altra forma di registrazione, immediatamente inoltrati all’indirizzo elettronico certificato dell’area organizzativa omogenea.

     5. L’operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con modalità conformi alle disposizioni contenute nella circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28, recante standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. Essa comprende anche i processi di verifica dell’autenticità, della provenienza e dell’integrità dei documenti stessi.

 

     Art. 11. (Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo).

     1. Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, l’archivio che lo riceve è autorizzato a fotocopiare il documento e ad apporre sulla copia il timbro dell’Amministrazione con la data e l’ora d’arrivo e la sigla dell’operatore. In alternativa, l’archivio che riceve il documento esegue la registrazione di protocollo in arrivo e rilascia la fotocopia del documento con gli estremi della segnatura.

 

     Art. 12. (Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici).

     1. Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittente dell’avvenuto recapito è assicurata dal servizio di posta elettronica utilizzato dall’Amministrazione.

     2. Il sistema di gestione informatica dei documenti, in conformità alle disposizioni contenute nella circolare AIPA 28/2001, provvede alla formazione e all’invio ai mittenti dei seguenti messaggi:

     a) messaggio di aggiornamento di conferma un messaggio che contiene una comunicazione di aggiornamento riguardante un documento protocollato ricevuto in precedenza;

     b) messaggio di annullamento di protocollazione un messaggio che contiene una comunicazione di annullamento di una protocollazione in ingresso di un documento ricevuto in precedenza;

     c) messaggio di conferma di ricezione un messaggio che contiene la conferma dell’avvenuta protocollazione in ingresso di un documento ricevuto. Si differenzia da altre forme di ricevute di recapito generate dal servizio di posta elettronica dell’Amministrazione in quanto segnala l’avvenuta protocollazione del documento, e quindi l’effettiva presa in carico;

     d) messaggio di notifica di eccezione un messaggio che notifica la rilevazione di una anomalia in un messaggio ricevuto.

 

REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI

 

     Art. 13. (Documenti soggetti a registrazione di protocollo).

     1. I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti dall’Amministrazione, ad eccezione di quelli indicati all’articolo 14 indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo.

 

     Art. 14. (Documenti non soggetti a registrazione di protocollo).

     1. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni, la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque rilevanza amministrativa.

     2. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione, per i quali si applicano le modalità di trattamento riportate nell'atto n. 3 dell'Allegato A.

 

     Art. 15. (Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo).

     1. Per ogni documento su supporto cartaceo, ricevuto o spedito dall’Amministrazione, è effettuata una registrazione di protocollo.

     2. La registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’articolo 53, comma 3 del testo unico.

     3. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati accessori.

     4. I dati obbligatori sono:

     a) numero di protocollo generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

     b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

     c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

     d) oggetto del documento registrato in forma non modificabile;

     e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili.

     5. Sono accessori gli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei documenti sotto il profilo giuridico, gestionale ed archivistico. Essi sono:

     a) data di arrivo;

     b) luogo di provenienza o di destinazione del documento;

     c) numero degli allegati;

     d) descrizione sintetica degli allegati;

     e) estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione;

     f) mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione;

     g) ufficio utente di competenza;

     h) copie per conoscenza;

     i) tipo di documento.

 

     Art. 16. (Registrazione di protocollo dei documenti informatici).

     1. La registrazione di protocollo di un documento informatico è eseguita dopo che l’operatore addetto ne ha verificato l’autenticità, la provenienza e l’integrità. Nel caso di documenti informatici in partenza, questa verifica è estesa alla validità amministrativa della firma.

     2. Per i documenti informatici è prevista la registrazione delle stesse informazioni indicate per quelli su supporto cartaceo, con l’aggiunta, tra i dati obbligatori, dell’impronta del documento informatico, generata impiegando la funzione di hash SHA-1 e registrata in forma non modificabile.

     3. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati.

     4. Il calcolo dell’impronta previsto nell’operazione di registrazione di protocollo è effettuato per tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto.

 

     Art. 17. (Segnatura di protocollo).

     1. L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.

 

     Art. 18. (Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo).

     1. La segnatura di protocollo di un documento cartaceo è realizzata attraverso l’apposizione su di esso di un timbro di protocollo sul quale sono riportate le seguenti informazioni:

     a) denominazione dell’Amministrazione;

     b) codice identificativo dell’Amministrazione;

     c) codice identificativo dell’area organizzativa omogenea;

     d) data e numero di protocollo del documento;

     e) indice di classificazione.

 

     Art. 19. (Segnatura di protocollo dei documenti informatici).

     1. I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un’unica volta, nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD) reso disponibile dall’AIPA.

     2. Le informazioni minime incluse nella segnatura sono quelle elencate negli articoli 9 e 19 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000, e precisamente:

     a) codice identificativo dell’Amministrazione;

     b) codice identificativo dell’area organizzativa omogenea;

     c) data di protocollo;

     d) numero di protocollo;

     e) indice di classificazione;

     f) oggetto del documento;

     g) mittente;

     h) destinatario o destinatari.

     3. Nel caso di documenti informatici in partenza, si possono specificare opzionalmente anche le seguenti informazioni:

     a) persona o ufficio destinatario;

     b) identificazione degli allegati;

     c) informazioni sul procedimento e sul trattamento.

     4. La struttura ed i contenuti del file di segnatura di protocollo di un documento informatico sono conformi alle disposizioni tecniche di cui alla circolare AIPA 28/2001.

 

     Art. 20. (Annullamento delle registrazioni di protocollo).

     1. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate dal Responsabile del procedimento di registrazione e protocollo a livello decentrato.

     2. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema con un simbolo o una dicitura.

     3. L’operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguita con le modalità di cui all’articolo 8 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000, e precisamente:

     a) fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma non modificabile, l’annullamento anche di una sola di esse determina l’automatico e contestuale annullamento dell’intera registrazione di protocollo;

     b) per le informazioni non ricomprese nella lettera a) registrate in forma non modificabile, l’annullamento anche di un solo campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l’ora e all’autore della modifica; così analogamente per lo stesso campo, od ogni altro, che dovesse poi risultare errato.

     4. Le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate secondo le modalità specificate nell’articolo 54 del testo unico.

 

     Art. 21. (Registro giornaliero informatico di protocollo).

     1. Al termine della giornata lavorativa l’archivio generale della Presidenza della Giunta regionale, al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, svolge le seguenti operazioni:

     a) stampa il contenuto del registro giornaliero informatico di protocollo su supporto cartaceo. Il registro cartaceo viene conservato a cura del Responsabile del Servizio, o persona da questi delegata, in luogo diverso dal posto di registrazione;

     b) riversa, il contenuto del registro giornaliero informatico di protocollo, su supporti di memorizzazione non riscrivibili. I supporti vengono conservati a cura del Responsabile del Servizio, o persona da questi delegata, in luogo diverso dal posto di registrazione.

 

     Art. 22. (Registro di emergenza).

     1. Il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema.

     2. L’elenco delle unità di personale abilitate alla registrazione dei documenti su registri di emergenza è riportato nell’atto n. 2 dell’Allegato A.

     3. In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e di recupero dei dati descritte nell’articolo 63 del testo unico.

     4. Nel registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema.

     5. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.

     6. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate.

     7. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea.

     8. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

 

     Art. 23. (Differimento dei termini di registrazione).

     1. Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata e comunque non oltre le quarantotto ore dal ricevimento degli atti.

     2. Eccezionalmente, il Dirigente del Servizio o il Responsabile del procedimento di registrazione e protocollo a livello decentrato possono, secondo le rispettive competenze, differire con apposito provvedimento la registrazione di protocollo dei documenti ricevuti, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d’arrivo.

 

     Art. 24. (Documenti inerenti gare d’appalto).

     1. La corrispondenza riportante l’indicazione “offerta” - “gara d’appalto” o simili, non viene aperta, ma viene protocollata in arrivo con l’apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili, e inviata all’ufficio utente interessato.

     2. Dopo l’apertura delle buste l’ufficio utente che gestisce la gara d’appalto riporta gli estremi di protocollo su tutti i documenti in esse contenuti.

 

     Art. 25. (Corrispondenza personale o riservata).

     1. La corrispondenza nominativamente intestata, ad eccezione di quella indirizzata al Presidente della Giunta regionale ed agli Assessori, è regolarmente aperta dagli archivi di competenza.

     2. La corrispondenza con la dicitura “riservata” o “personale” non è aperta e viene consegnata in busta chiusa al destinatario, il quale, dopo averne presa visione, se valuta che i documenti ricevuti non sono personali, è tenuto a trasmetterli all’archivio competente.

 

     Art. 26. (Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo).

     1. I documenti ricevuti via fax sono registrati al protocollo. Qualora pervengano all’Amministrazione per posta gli stessi documenti in originale, ad essi sono attribuiti lo stesso numero e la stessa data di protocollo assegnati ai relativi fax.

 

     Art. 27. (Modalità di trattamento di determinate tipologie di documenti).

     1. Le modalità di trattamento delle deliberazioni di Giunta, delle determinazioni dirigenziali, delle leggi, dei regolamenti, dei decreti, delle ordinanze, dei contratti, di documenti anonimi, di documenti non firmati, di fatture senza lettera di trasmissione, di documenti di competenza di altre Amministrazioni e di altri documenti sono descritte nell'atto n. 7 dell'Allegato A.

 

TITOLO VI

 

     Art. 28. (Piano di conservazione dell’archivio).

     1. Il piano di conservazione dell’archivio, comprendente il titolario di classificazione ed il massimario di selezione è adottato, sentite le Direzioni regionali, con l'atto n. 4 dell'Allegato A. Osservando quanto disposto dalla normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi degli enti pubblici.

     2. Il piano è aggiornato e modificato con determinazione dirigenziale.

     3. Dopo ogni modifica del titolario di classificazione, il Responsabile del Servizio provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.

 

     Art. 29. (Classificazione dei documenti).

     1. La classificazione è l’operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle competenze, alle funzioni e alle attività dell’Amministrazione. Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione facente parte del piano di conservazione dell’archivio.

     2. Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere classificati.

 

TITOLO VII

 

     Art. 30. (Assegnazione dei documenti).

     1. Per assegnazione di un documento si intende l’operazione di individuazione della struttura cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo.

     2. Il processo di assegnazione dei documenti può coinvolgere più unità di smistamento, una di seguito all’altra, fino ad arrivare alla struttura competente.

     3. Nell’atto n. 2 dell'Allegato A sono indicate le unità di personale abilitate all’operazione di assegnazione dei documenti.

 

     Art. 31. (Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceo).

     1. I documenti ricevuti dall’Amministrazione su supporto cartaceo, anche se acquisiti in formato immagine con l’ausilio di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo ed assegnazione, sono fatti pervenire in originale alle strutture competenti.

     2. Le strutture al momento della ricezione dei documenti cartacei, con una funzione del sistema informatico, eseguono l’operazione di “presa in carico”.

 

     Art. 32. (Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto informatico).

     1. I documenti ricevuti dall’Amministrazione per via telematica, o comunque su supporto informatico, sono trasmessi alle strutture attraverso la rete interna dell’Amministrazione, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo, memorizzazione su supporti informatici in modo non modificabile, e di assegnazione.

     2. La “presa in carico” dei documenti informatici viene registrata dal sistema in modo automatico e la data di ingresso dei documenti nelle strutture di competenza coincide con la data di assegnazione degli stessi.

 

     Art. 33. (Modifica delle assegnazioni).

     1. Nel caso di un’assegnazione errata, la struttura che riceve il documento lo rinvia all’archivio competente che provvede a modificare i dati nel sistema informatico e a trasmettere l’atto all’ufficio utente di competenza.

     2. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti questi passaggi, memorizzando, per ciascuno di essi, l’identificativo di chi effettua l’operazione con la data e l’ora di esecuzione.

 

TITOLO VIII

 

     Art. 34. (Documenti soggetti a scansione ed uffici abilitati).

     1. I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, possono essere acquisiti in formato immagine mediante il processo di scansione.

 

     Art. 35. (Modalità di svolgimento del processo di scansione).

     1. Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:

     a) acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche composto da più pagine, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione;

     b) verifica della leggibilità, accessibilità e qualità delle immagini acquisite;

     c) collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo, in modo non modificabile;

     d) memorizzazione delle immagini su supporti informatici, in modo non modificabile.

 

FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI

 

     Art. 36. (Formazione ed identificazione dei fascicoli).

     1. Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli.

     2. La formazione di un nuovo fascicolo avviene con l’operazione di “apertura” che comporta, al minimo, la registrazione delle seguenti informazioni:

     a) indice di classificazione;

     b) numero del fascicolo;

     c) oggetto del fascicolo;

     d) data di apertura.

     3. Le strutture abilitate all’operazione di fascicolazione dei documenti sono elencate nell’atto n. 2 dell’Allegato A.

 

TITOLO X

 

     Art. 37. (Spedizione dei documenti su supporto cartaceo).

     1. I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi agli uffici abilitati all’operazione di spedizione dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione.

     2. Nel caso di spedizioni per raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere, corriere, o altro mezzo che richieda una qualche documentazione da allegare alla busta, la modulistica viene compilata a cura delle strutture.

 

     Art. 38. (Spedizione dei documenti informatici).

     1. Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045-2049 e successive modificazioni ed integrazioni.

     2. Le modalità di composizione e scambio dei messaggi, il formato della codifica, le misure di sicurezza, sono conformi alle disposizioni contenute nella circolare AIPA 28/2001.

     3. I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica.

     4. Per la spedizione dei documenti informatici, l’Amministrazione si avvale di un servizio di “posta elettronica certificata” offerto da un soggetto in grado di assicurare la riservatezza e la sicurezza del canale di comunicazione; di dare certezza sulla data di spedizione e di consegna dei documenti, facendo ricorso al “time stamping” e prevedendo il rilascio di ricevute di ritorno elettroniche.

     5. L’operazione di spedizione di un documento informatico è eseguita dopo che sono state completate le operazioni di verifica della validità amministrativa della firma, registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione.

     6. Le strutture che effettuano la spedizione dei documenti informatici curano anche l’archiviazione delle ricevute elettroniche di ritorno.

 

TITOLO XI

 

     Art. 39. (Fasi di lavorazione dei documenti ricevuti).

     1. La gestione dei documenti ricevuti dall’Amministrazione si svolge secondo le seguenti fasi:

     a) ricezione;

     b) registrazione e segnatura di protocollo;

     c) scansione - opzionale;

     d) classificazione;

     e) assegnazione, recapito e presa in carico;

     f) fascicolazione.

 

     Art. 40. (Fasi di lavorazione dei documenti spediti).

     1. La gestione dei documenti spediti dall’area organizzativa omogenea si svolge secondo le seguenti fasi:

     a) produzione;

     b) registrazione e segnatura di protocollo;

     c) classificazione;

     d) fascicolazione;

     e) spedizione.

 

     Art. 41. (Fasi di lavorazione dei documenti interni).

     1. Le fasi della gestione dei documenti prodotti dalle strutture dell’area organizzativa omogenea e ammessi alla registrazione di protocollo si svolge secondo le seguenti fasi:

     a) produzione;

     b) registrazione e segnatura di protocollo;

     c) classificazione;

     d) fascicolazione.

 

TITOLO XII

GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

 

     Art. 42. (Comunicazioni ufficiali tra strutture dell’Amministrazione).

     1. Per comunicazione ufficiale tra strutture s’intende una comunicazione, con o senza documenti allegati, di natura giuridica probatoria, o comunque di rilevanza amministrativa.

 

TITOLO XIII

 

     Art. 43. (Avvio dei procedimenti amministrativi e registrazione dei loro stati di avanzamento).

     1. Il sistema di gestione informatica dei documenti, al minimo, deve consentire di registrare per ogni procedimento amministrativo avviato i seguenti dati:

     a) il responsabile del procedimento;

     b) il termine di scadenza;

     c) l’istruttore incaricato.

     2. L’aggiornamento dello stato di avanzamento dei procedimenti amministrativi è eseguito a cura dei rispettivi responsabili.

 

TITOLO XIV

 

     Art. 44. (Tenuta e conservazione dei fascicoli dell’archivio corrente).

     1. Nella prima fase di implementazione del sistema di cui al comma 1, dell'articolo 57 i fascicoli cartacei sono formati a cura degli archivi correnti ovvero delle strutture titolari del procedimento; nella seconda fase di implementazione del sistema di gestione documentale in via informatica sono formati dalle strutture titolari del procedimento e conservati negli archivi di competenza.

 

     Art. 45. (Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito).

     1. All’inizio di ogni anno, i servizi o uffici individuano i fascicoli relativi ad affari o procedimenti conclusi, o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti.

     2. I fascicoli di cui al comma 1 sono trasmessi dalle strutture all’archivio di deposito con un’apposita funzione del sistema di protocollo informatico. Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie hanno nell’archivio corrente.

 

     Art. 46. (Gestione dell’archivio di deposito, selezione periodica dei documenti e formazione dell’archivio storico dell’Amministrazione).

     1. La gestione dell’archivio di deposito, la selezione periodica dei documenti (scarto archivistico), la formazione e gestione dell’archivio storico dell’Amministrazione avvengono con le modalità descritte nel piano di conservazione dell’archivio riportato nell'atto n. 5 dell'Allegato A.

     2. Dei documenti prelevati dall’archivio di deposito deve essere tenuta traccia sia del movimento effettuato sia della richiesta di prelevamento.

     3. Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.

 

TITOLO XV

 

     Art. 47. (Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei).

     1. I documenti informatici sono memorizzati e archiviati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.

     2. Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei, acquisite con l’ausilio di scanner, sono memorizzate nel sistema, in modo non modificabile, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo e al termine del processo di scansione.

 

     Art. 48. (Archiviazione ottica).

     1. Il personale preposto alla gestione dell’archivio di deposito, a seguito del versamento dei fascicoli da parte degli uffici utenti, effettua l’operazione di archiviazione su supporti ottici in conformità alle disposizioni di cui all’articolo 7 della deliberazione AIPA 51/2000.

     2. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione ed organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.

 

ACCESSIBILITA’ AL SISTEMA DI

GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

 

     Art. 49. (Accesso da parte delle strutture regionali).

     1. La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l’uso di profili utente e password.

     2. L’operatore che effettua la registrazione di protocollo di un documento inserisce preventivamente il livello di riservatezza ritenuto necessario, se diverso da quello standard applicato automaticamente dal sistema.

     3. In modo analogo, l’ufficio che effettua l’operazione di apertura di un nuovo fascicolo ne fissa anche il livello di riservatezza. Nella prima fase di implementazione del sistema prevista dal comma 1, dell’articolo 57, il livello di riservatezza, ove diverso da quello standard, viene fissato dall’archivio su richiesta delle strutture competenti alla trattazione del procedimento.

     4. I livelli di riservatezza gestiti dal sistema, il livello standard applicato automaticamente e le relative abilitazioni all’accesso alle informazioni documentali sono riportati nell’atto n. 6 dell’Allegato A.

 

     Art. 50. (Accesso da parte di utenti esterni all’Amministrazione).

     1. L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di utenti esterni all'Amministrazione è realizzato mediante l’impiego di sistemi di riconoscimento ed autenticazione basati sulla carta d’identità elettronica (C.I.E.), la carta nazionale dei servizi (C.S.N.) o la firma digitale.

     2. Agli utenti riconosciuti ed abilitati alla consultazione sono rese disponibili tutte le informazioni necessarie e sufficienti all’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi.

 

     Art. 51. (Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni).

     1. L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di altre pubbliche amministrazioni, è realizzato applicando le norme ed i criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni.

     2. In questi casi, sono rese disponibili le seguenti informazioni:

     a) il numero e la data di protocollo, ottenuti attraverso l’indicazione alternativa o congiunta dell’oggetto, della data di spedizione, del mittente, del destinatario;

     b) il numero e la data di protocollo del documento ricevuto, ottenuti attraverso il numero e la data di protocollo attribuiti dall’Amministrazione al documento spedito.

 

TITOLO XVII

PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA RELATIVO

ALLA GESTIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

 

     Art. 52. (Piano di sicurezza informatica relativo alla gestione dei documenti informatici).

     1. Al fine della tutela dei dati personali di cui alla legge 31 dicembre 1996 n. 675 e successive modificazioni ed integrazioni, il presente regolamento tiene conto del Piano di sicurezza informatica elaborato nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste dal regolamento di attuazione emanato con decreto del Presidente della Repubblica 318/99.

     2. Il Piano è sottoposto a verifica ed aggiornamento con cadenza biennale e deve considerare almeno i seguenti aspetti: analisi dei rischi, politiche di sicurezza ed interventi operativi.

 

TITOLO XVIII

 

     Art. 53. (Funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti).

     1. Con apposito atto da emanarsi dal Dirigente del Servizio informativo e statistico, non appena il fornitore del software ha provveduto ad indicare le specifiche funzionalità dello stesso, è effettuata la descrizione funzionale e tecnica del sistema di gestione informatica dei documenti utilizzata dall’Amministrazione.

     2. Al minimo, sono richieste specificazioni inerenti:

     a) la generalità delle funzioni del sistema;

     b) le misure di sicurezza di cui all’articolo 7, commi 2, 3 e 4 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000;

     c) il sistema operativo utilizzato per la gestione informatica dei documenti di cui all’articolo 7, commi 1 e 6 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000;

     d) le misure tecniche atte a garantire la non modificabilità delle registrazioni di protocollo e del registro giornaliero informatico di protocollo;

     e) le misure tecniche atte ad assicurare la contemporaneità delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo;

     f) le modalità di trattamento delle informazioni annullate o modificate;

     g) le funzioni per la gestione del registro di emergenza ed il conseguente recupero automatico dei dati;

     h) le modalità di trasmissione, ricezione, verifica, registrazione ed archiviazione dei documenti informatici;

     i) il calcolo dell’impronta dei documenti informatici;

     j) la segnatura di protocollo dei documenti di cui agli articoli 9, 18 e 19 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000;

     k) le funzionalità per lo scambio di documenti informatici tra uffici utente e tra aree organizzative omogenee.

 

TITOLO XIX

CONFERENZA PERMANENTE SUGLI ARCHIVI

 

     Art. 54. (Istituzione Conferenza permanente sugli archivi).

     1. E’ istituita la Conferenza permanente sugli archivi, di cui fanno parte:

     a) il Dirigente del Servizio Segretaria della Giunta regionale o suo delegato con funzioni di coordinatore;

     b) il Responsabile del procedimento di registrazione e protocollo a livello decentrato;

     c) il Dirigente del Servizio informativo e statistico o suo delegato;

     d) il Soprintendente archivistico per l’Umbria o suo delegato;

     e) il Direttore dell’Archivio di Stato o suo delegato.

     2. La Conferenza è costituita con decreto del Presidente della Giunta regionale.

     3. La Conferenza:

     a) propone iniziative di ricerca e di studio sugli archivi;

     b) esprime al Responsabile del Servizio osservazioni e valutazioni per eventuali modifiche o integrazioni del Regolamento, del titolario, e del massimario di scarto;

     c) propone o redige rapporti speciali tendenti alla valorizzazione della documentazione regionale, alla conservazione, alla sicurezza dei locali di deposito e a quant’altro possa migliorare l’attività istituzionale inerenti agli archivi;

     d) realizza sinergie con le altre Regioni al fine di una gestione unitaria degli archivi;

     e) propone corsi di aggiornamento e formazione per il personale operante all’interno delle strutture archivistiche.

     4. La Conferenza si riunisce, di norma, due volte all’anno su convocazione del Dirigente del Servizio della Segreteria della Giunta regionale.

 

TITOLO XX

 

     Art. 55. (Eliminazione dei protocolli interni).

     1. Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti sono eliminati tutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico.

 

     Art. 56. (Entrata in vigore).

     1. Il presente regolamento entra in vigore il 1° gennaio 2004 [1].

 

     Art. 57. (Norme finali e transitorie).

     1. Il sistema di gestione dei documenti in via informatica è attuato in due fasi:

     a) prima fase: implementazione in tutte le Direzioni dell’Ente dei moduli software che realizzano la protocollazione, classificazione e fascicolazione dei documenti cartacei; gestione dei flussi documentali cartacei e versamento dei fascicoli non più occorrenti alla pratica amministrativa all’archivio di deposito;

     b) seconda fase: implementazione in tutte le Direzioni dei moduli hardware e software che realizzano la scansione dei documenti cartacei, la produzione, trasmissione, ricerca e archiviazione dei documenti informatici, la interoperabilità con i sistemi di protocollo informatico di altre pubbliche amministrazioni.

     2. L'applicazione degli articoli 8, 10, 12, 16, 19, 32, 38, 43, 47, 48, 50, 51, 52 e 53 relativi alla seconda fase di attuazione del sistema di gestione dei documenti in via informatica di cui alla lettera b), comma 1 è condizionata alla emanazione da parte della Giunta regionale di disposizione regolamentare.

 

ABROGAZIONE

 

     Art. 58. (Abrogazione).

     1. A far data dall’entrata in vigore del presente regolamento è abrogato il regolamento regionale 26 giugno 1989, n. 21 e successive modificazioni ed integrazioni.

 

 

ALLEGATO A

ATTI DA APPROVARE PER LO SVOLGIMENTO DELLE ATTIVITA’ DISCIPLINATE DAL REGOLAMENTO (ARTICOLO 1, COMMA 2)

 

N. 1 AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE

     In questo atto si devono elencare le aree organizzative omogenee istituite dall’Amministrazione per la gestione dei documenti. Per ognuna di esse si devono specificare le seguenti informazioni:

     - la denominazione dell’area;

     - il codice identificativo dell’area [cfr. art. 12, comma 2, lettera b), del D.P.C.M. 31 ottobre 2000];

     - la data di istituzione;

     - l’indirizzo di posta elettronica istituzionale dell’area [cfr. articolo 15, comma 3, del D.P.C.M. 31 ottobre 2000];

     - l’insieme degli uffici utenti che compongono l’area, con la loro articolazione gerarchica [cfr. articolo 3, comma 1, lettera a), del D.P.C.M. 31 ottobre 2000];

     - la denominazione del Servizio istituito nell’ambito dell’area;

     - il nominativo del Responsabile del Servizio [cfr. art. 61, comma 2, del testo unico];

     - il nominativo del vicario del Responsabile del Servizio nei casi di vacanza, assenza o impedimento di questi [cfr. art. 3, comma 1, lettera b), D.P.C.M. 31 ottobre 2000];

     - i nominativi dei responsabili del procedimento di registrazione e protocollo a livello decentrato.

 

N. 2 ABILITAZIONI ALL’UTILIZZO DELLE FUNZIONALITA’ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

     In questo atto, per ciascun utente del sistema di gestione informatica dei documenti si devono riportare le abilitazioni allo svolgimento delle operazioni di gestione dei documenti che, al minimo, comprendono:

     – la registrazione di protocollo dei documenti in arrivo;

     – la registrazione di protocollo dei documenti in partenza;

     – la classificazione dei documenti;

     – l’assegnazione e presa in carico dei documenti;

     – la fascicolazione dei documenti;

     – la protocollazione dei documenti nel registro di emergenza;

     – la consultazione della banca dati documentale.

 

N. 3 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE DELL’AMMINISTRAZIONE ED ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO

     In questo atto si devono elencare i documenti che sono soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione ed esclusi dalla registrazione di protocollo [cfr. art. 53, comma 5, del testo unico]. Per ciascuno di essi, inoltre, si devono descrivere le relative modalità di trattamento.

 

N. 4 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO

     In questo atto si deve riportare il piano di conservazione dell’archivio [cfr. art. 68, comma 1, del testo unico] che comprende il titolario di classificazione ed il massimario di selezione.

     Nel piano di conservazione dell’archivio si devono descrivere anche le modalità di gestione dell’archivio di deposito, di selezione periodica dei documenti (scarto archivistico), di formazione e gestione dell’archivio storico dell’Amministrazione.

     La redazione di questo importante atto deve avvenire nel rispetto delle disposizioni contenute nel D.Lgs. 490/1999 e chiedendo assistenza alle Soprintendenze ai Beni Archivistici e agli Archivi di Stato [cfr. art. 14, comma 6 e art. 15, comma 2, del D.P.R. 29 dicembre 2000, n. 441].

 

N. 5 CRITERI DI ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI

     In questo atto, per ogni unità di personale abilitata all’operazione di assegnazione dei documenti, si devono specificare le principali tipologie di documenti trattati e i relativi criteri di assegnazione [cfr. art. 5, comma 2, lettera e), D.P.C.M. 31 ottobre 2000].

 

N. 6 LIVELLI DI RISERVATEZZA E LOGICHE DI PROTEZIONE DEI DATI E DEI DOCUMENTI

     In questo atto si devono descrivere i livelli di riservatezza applicabili con il sistema di protocollo informatico ai documenti e ai fascicoli, con le relative logiche di abilitazione all’accesso. Inoltre, si deve evidenziare il livello di riservatezza standard applicato automaticamente dal sistema informatico all’atto della registrazione di protocollo, o dell’apertura di un fascicolo.

 

N. 7 MODALITA’ DI TRATTAMENTO DI DETERMINATE TIPOLOGIE DI DOCUMENTI

     In questo atto si devono riportare le scelte del Responsabile del Servizio in merito alla registrazione delle deliberazioni di Giunta e di Consiglio; determinazioni dirigenziali; decreti; ordinanze; contratti; documenti anonimi; documenti non firmati; fatture senza lettera di trasmissione; documenti di competenza di altre Amministrazioni; altri documenti per i quali è opportuno fissare in modo esplicito le modalità di trattamento.

 

N. 8 TIPOLOGIE DI DOCUMENTI DA DIGITALIZZARE

     In questo atto si devono elencare le tipologie di documenti da digitalizzare con lo scanner, le modalità ed i tempi di esecuzione del processo di scansione, gli uffici utente abilitati a questa operazione.

 

N. 9 MODALITA’ DI COMUNICAZIONE UFFICIALE TRA UFFICI UTENTE

     In questo atto si devono descrivere le modalità con cui gli uffici utente comunicano ufficialmente tra loro. Tale descrizione deve riguardare sia le comunicazioni basate su documenti cartacei e sia le comunicazioni basate su documenti informatici. Per ogni tipo di comunicazione, si deve riportare l’esatta sequenza delle operazioni che l’ufficio utente mittente e l’ufficio utente destinatario debbono eseguire.