§ 2.1.68 - R.R. 26 giugno 1989, n. 21.

Ordinamento degli archivi della Giunta regionale. [1]

(B.U. n. 27 del 5 luglio 1989, S.O.).

 

Art. 1. Oggetto del regolamento. 1. In attuazione del comma 5 dell'art. 48 della legge regionale 17 agosto 1984, n. 41, il presente regolamento disciplina l'ordinamento degli archivi della Giunta regionale, anche in relazione agli obblighi e alle incombenze previsti dagli articoli 30 e seguenti del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, nonché le modalità di acquisizione e distribuzione della corrispondenza, degli atti e della documentazione.

     2. Il presente regolamento disciplina, altresì, il diritto di accesso dei cittadini alla informazione e alla consultazione degli atti e dei documenti amministrativi appartenenti all'archivio regionale.

 

Disposizione sugli archivi

SEZIONE I

Archivio corrente

 

     Art. 2. Articolazione dell'archivio corrente. 1. L'archivio corrente è articolato in una struttura centrale organizzata nell'ambito dell'Ufficio segreteria della Giunta e in strutture operative dislocate presso le sedi decentrate in relazione alle aree funzionali od operative singole o integrate, ovvero presso gli uffici o unità organizzative collocate in sede diversa da quella dell'area di appartenenza.

     2. L'archivio centrale opera da raccordo con le strutture decentrate al fine di garantire la gestione unitaria del protocollo e dell'archivio della Giunta regionale in ogni sua articolazione.

     3. La Giunta regionale disciplina con atto amministrativo la sede e le attribuzioni proprie di ciascuna struttura decentrata.

     4. La Giunta regionale individua altresì il responsabile di ciascuna struttura operativa e ne determina la collocazione funzionale ai sensi dell'art. 52 della legge regionale 17 agosto 1984, n. 41.

 

     Art. 3. Del registro di protocollo. 1. A ciascuno degli archivi, centrale e decentrato, di cui all'art. 2 è correlato, di norma, un unico protocollo, conforme al modello riprodotto nell'allegato n. 1.

     2. Il registro di protocollo si apre il 1° gennaio e si chiude il 31 dicembre di ogni anno.

     3. Il registro di protocollo è previamente vidimato in ogni sua pagina con le modalità di cui al comma 2, lett. a), dell'art. 6. All'atto della chiusura annuale il responsabile della segreteria di area o di sede apporrà in calce all'ultima registrazione una dichiarazione sottoscritta, recante il numero complessivo delle registrazioni effettuate nell'anno, indicando anche i numeri di protocollo eventualmente annullati.

     4. Può essere composto di uno o più volumi, secondo la quantità degli affari trattati, sul dorso dei quali vengono riportati l'anno e i numeri, primo ed ultimo, delle registrazioni contenute.

     5. Le annotazioni sul protocollo si eseguono registrando gli atti cronologicamente, con numero progressivo annuale, indipendentemente dalla materia trattata. Gli atti in partenza che rispondano a pari nota in arrivo debbono, di norma, riportare il medesimo numero di protocollo.

     6. Nella colonna relativa alle annotazioni debbono essere indicate le evidenze e i passaggi degli affari da un ufficio all'altro a fine di istruttoria o per ragioni di competenza.

     7. Sono esenti da registrazione del protocollo:

     a) gli allegati agli atti;

     b) le fatture, i mandati di pagamento, i certificati e le attestazioni non accompagnati dalle lettere di trasmissione, nonché le Gazzette e i Bollettini Ufficiali, i giornali, i libri e le riviste, per i quali è sufficiente l'apposizione del timbro a calendario di arrivo;

     c) le ricevute di circolari e i certificati di pubblicazione di manifesti o avvisi.

     8.Le circolari e le disposizioni identiche, anche in

forma di fonogramma, comunicate contemporaneamente a più uffici, si registrano sotto un unico numero di protocollo.

     9. Un affare che passa da un'area funzionale od operativa ad un'altra deve essere accompagnato con lettera e il movimento è registrato in partenza e in arrivo, nei rispettivi protocolli.

     10. La corrispondenza interna fra gli uffici della medesima area funzionale od operativa non va assunta al protocollo, ma annotata su apposito registro di posta interna, tenuto dalla stessa struttura archivistica.

     11. Per gli atti segreti a norma di legge e per quelli qualificati riservati ai sensi del terzo comma dell'art. 28 dello Statuto, è istituito un apposito registro di protocollo, cui provvede un funzionario designato dal competente amministratore. A tale registro affluiscono i documenti inerenti gli affari qualificati riservati dall'amministratore, in ragione della loro particolare natura.

 

     Art. 4. Della classificazione degli atti. 1. All'atto della registrazione sul protocollo gli atti debbono essere classificati per materia sulla base del titolario o classificatore unico, approvato - con proprio atto - dalla Giunta regionale.

     2. Entro l'ambito delle categorie tassativamente prescritte dal titolario, la classificazione può essere ampliata - in relazione alle esigenze funzionali o a variazioni alle competenze e alle attribuzioni degli uffici e su specifica autorizzazione del dirigente dell'ufficio segreteria della Giunta - nella parte riferentesi agli atti di competenza di ciascuna struttura archivistica.

     3. Per ogni classe possono essere aperti tanti fascicoli e relativi sottofascicoli, quanti ne siano ritenuti occorrenti, a seconda dei vari affari che rientrano nella classe medesima.

     4. Nel fascicolo si riuniscono, in ordine di data e di numero, tutti gli atti ricevuti, le minute di quelli spediti, le memorie, gli studi e le relazioni richiamati ai fini di istruttoria. Tali atti debbono essere disposti secondo l'ordine progressivo dei numeri di protocollo, in modo che un atto di numero inferiore venga sempre ricoperto da uno di numero superiore.

     5. Ogni fascicolo deve essere racchiuso in una copertina di carta consistente, sulla quale, oltre l'oggetto, deve essere riportato il numero del fascicolo.

     6. Più fascicoli attinenti alla stessa classe sono raccolti in cartelle di materiale consistente, che porteranno la indicazione della categoria e della classe, nonché i numeri estremi dei fascicoli conservati in ciascuna. Le predette norme si applicano anche ai sottofascicoli.

     7. Un atto riguardante contemporaneamente più affari o più persone, prima di essere inserito nel fascicolo che gli spetta, è riprodotto in tanti estratti quanti sono gli affari o le persone che li riguarda; ogni copia è collocata nel rispettivo fascicolo, con l'annotazione ove si conserva l'originale.

     8. Per gli affari del personale si formano, nelle rispettive categorie e classi, separati fascicoli personali per ogni nominativo.

     9. La tenuta degli originali delle deliberazioni della Giunta regionale, recanti il visto o le annotazioni delle decisioni dell'organo di controllo, è ordinata secondo la numerazione progressiva attribuita alle stesse. Gli atti, all'inizio dell'anno solare successivo, sono rilegati in volumi recanti sul dorso l'anno di riferimento e i numeri estremi delle deliberazioni in essi contenute.

     10. Gli ordini del giorno delle sedute della Giunta regionale, recanti le annotazioni del visto o delle altre determinazioni dell'organo di controllo, sono individuati e tenuti secondo la data della seduta e sono rilegati, all'inizio dell'anno solare successivo, in volumi recanti sul dorso l'anno di riferimento e le date delle sedute.

     11. I documenti contabili, riuniti in fascicoli e completi degli eventuali allegati, sono tenuti secondo le loro specifiche numerazioni e vengono depositati presso l'archivio corrente per un periodo non inferiore ad anni cinque.

 

     Art. 5. Degli schedari di protocollo, inventari e scadenzari. 1. A corredo del protocollo sono istituite una rubrica alfabetica e un rubrica per materia su scheda, conformi agli allegati n. 2 e 3.

     2. Per ogni affare deve essere registrato nelle rubriche il numero di protocollo e con esso la classificazione e le indicazioni necessarie per accertare la collocazione del relativo fascicolo in archivio.

     3. Le rubriche devono seguire il fascicolo nel suo successivo sviluppo: debbono da esse risultare tutti i numeri di protocollo che a ciascun fascicolo si riferiscono in modo da facilitare sia eventuali ricerche di atti sia da permettere, all'occorrenza, anche la ricomposizione dei fascicoli che fossero andati dispersi o smarriti.

     4. Le rubriche di cui ai commi precedenti sono di durata triennale.

     5. Per la migliore conservazione del materiale di archivio e una più celere consultazione degli atti va compilato un inventario, conforme al modello di cui all'allegato n. 4, nel quale viene schedato ed elencato ogni singolo gruppo ordinato di documenti.

     6. Sono tenuti altresì schedari, conformi al modello riprodotto nell'allegato n. 5, per la memorizzazione delle scadenze degli atti in evidenza, nonché dei mandati degli organi, delle commissioni e dei comitati, degli incarichi e simili, di competenza delle singole aree.

 

     Art. 6. Attribuzioni dell'archivio corrente. 1. L'archivio corrente provvede alla conservazione degli atti occorrenti alla pratica ordinaria dell'Amministrazione.

     2. Ciascuna struttura archivistica:

     a) cura la tenuta del registro di protocollo, che viene numerato, timbrato e vistato preventivamente in ogni sua pagina a cura del responsabile della Segreteria di area o di sede;

     b) provvede alla classificazione e registrazione della corrispondenza sul protocollo e alla annotazione degli affari nelle rubriche di cui all'art. 5;

     c) unisce la corrispondenza stessa ai fascicoli preesistenti e, nel caso non esistano, apre nuovi fascicoli;

     d) cura che, compiute le operazioni di cui alle lettere precedenti, gli atti siano passati agli uffici nella stessa giornata, fatta eccezione per quelli su cui sia segnalata l'urgenza di protocollare e trasmettere subito;

     e) provvede al discarico, annotando sul registro di protocollo i provvedimenti emessi dall'ufficio per ciascuno degli affari;

     f) esegue giornalmente il ricollocamento dei fascicoli estratti dai contenitori di archivio, previo accertamento dell'evasione della pratica e verifica della integrità del fascicolo;

     g) cura che i fascicoli degli atti in evidenza siano conservati in caselle separate e che, alla scadenza, i fascicoli stessi vengano rimessi agli uffici competenti;

     h) segnala per iscritto al coordinatore e al dirigente di ufficio i fascicoli estratti e non restituiti all'archivio da più di un mese;

     i) cura la conservazione dei registri e delle rubriche prescritti dalle leggi e dal presente regolamento.

 

SEZIONE II

Archivio di deposito

 

     Art. 7. Trasferimento degli atti esauriti all'archivio di deposito. 1. A principio d'ogni anno gli atti relativi ad affari che siano esauriti sono trasferiti e conservati all'archivio di deposito di cui all'art. 8.

     2. Il trasferimento avviene a cura del responsabile di ciascuna struttura archivistica, sentito il dirigente dell'ufficio o degli uffici cui gli affari si riferiscono.

     3. Del trasferimento viene presa nota nel registro di protocollo dell'archivio corrente.

     4. Il responsabile di ciascuna struttura archivistica redige un elenco in triplice copia, debitamente sottoscritto, degli affari che vengono di volta in volta trasferiti. Una di tali copie, sottoscritta dal responsabile dell'ufficio competente e, per ricevuta, anche dal responsabile dell'archivio di deposito, viene posta agli atti dell'archivio corrente, la seconda rimane all'archivio di deposito e la terza, sottoscritta anche dal responsabile dell'archivio di deposito, viene trasmessa all'Ufficio segreteria della Giunta.

 

     Art. 8. Archivio di deposito. 1. L'archivio di deposito è unico e in esso vengono concentrati e conservati gli atti non più occorrenti alla pratica ordinaria dell'amministrazione.

     2. La conservazione degli atti nell'archivio di deposito avviene secondo l'ordine originario attribuito ai documenti nell'archivio corrente.

     3. I fascicoli sono collocati in scompartimenti, a scaffali, ripartiti secondo l'ordine della classificazione stabilita nel titolario, che è identico a quello in vigore nell'archivio corrente.

     4. L'archivio di deposito è dotato di un registro di protocollo, conforme al modello riprodotto nell'allegato n. 6, nel quale viene immediatamente annotato il passaggio di ciascun fascicolo.

     5. Per ogni fascicolo viene redatta una scheda nella quale debbono essere riportati, oltre al numero di protocollo dell'archivio di deposito e alla collocazione, anche i dati relativi alla situazione della pratica antecedente al trasferimento all'archivio di deposito.

     6. L'inventario dell'archivio di deposito è formato nei modi e con le finalità di cui al comma 5 dell'art. 5.

 

SEZIONE III

Disposizioni comuni

 

     Art. 9. Richiesta e deposito dei fascicoli di archivio. 1. E' vietato il deposito, anche temporaneo, dei fascicoli presso gli uffici. Gli atti, non appena espletati, debbono essere restituiti all'archivio.

     2. Occorrendo estrarre un fascicolo dell'archivio sia corrente che di deposito deve essere collocata al suo posto apposita scheda dalla quale risulti l'oggetto e gli estremi archivistici del fascicolo stesso, la indicazione dell'ufficio o del funzionario richiedente nonché la data dell'estrazione.

     3. La richiesta di fascicoli è effettuata per iscritto.

     4. I fascicoli estratti a norma del comma 2 debbono essere restituiti al competente archivio entro un mese, salvo ulteriori esigenze che vanno motivate e segnalate tempestivamente.

 

CAPO II

Ricevimento e spedizione degli atti

 

     Art. 10. (Corrispondenza in arrivo). [2]

     1. La corrispondenza indirizzata alla Regione, suoi organi e strutture, ad essi recapitata con qualsiasi mezzo e su qualunque supporto, deve essere consegnata all'unità archivistica della sede competente alla trattazione.

     2. L'unità archivistica dispone lo smistamento immediato della corrispondenza nominativa pervenuta tramite fax o e-mail e di quella pervenuta anche con altri mezzi ed indirizzata nominativamente al Presidente della Giunta regionale od ai singoli Assessori, nonché di tutta la corrispondenza recante la dicitura "riservata", e/o "personale", o equivalente. La medesima è in ogni caso assoggettata a protocollazione dopo la visione da parte degli interessati.

     3. Gli addetti all'archivio effettuano l'apertura della corrispondenza, ad eccezione di quella di cui al comma 2 ed appongono sulla stessa il timbro a calendario di posta in arrivo. Il Direttore regionale o persona da questi delegata provvede all'assegnazione della corrispondenza. La corrispondenza, siglata dal Direttore o da persona delegata, è restituita all'archivio, che provvede alla immediata protocollazione e classificazione oltre che alla registrazione in protocollo ed infine allo smistamento della stessa.

     4. In sede di assegnazione della corrispondenza sono evidenziati i documenti urgenti, i quali sono trattati con precedenza su tutta la corrispondenza ordinaria.

     5. La documentazione erroneamente assegnata deve essere immediatamente restituita all'archivio per le necessarie rettifiche.

     6. Gli addetti all'archivio, qualora accertino il cattivo stato dei mezzi di chiusura di plichi, lettere o pacchi, tali da far temere danni o manomissioni, provvedono all'apertura degli stessi in presenza di due testimoni, redigendo apposito verbale dell'operazione ed assumendo il verbale stesso al protocollo.

     7. Con apposita disposizione del Segretario generale della Presidenza della Giunta regionale è regolamentato il ricevimento della corrispondenza consegnata presso la sede della Presidenza della Giunta regionale dopo le ore quattordici del venerdì.

     8. Gli addetti all'archivio sono tenuti a rilasciare ricevuta su apposito modello di plichi raccomandati o assimilati, o che in ogni caso comportino una dichiarazione di ricevimento.

 

     Art. 11. (Corrispondenza in partenza). [3]

     1. Tutta la corrispondenza indirizzata a soggetti esterni all'amministrazione regionale deve essere consegnata all'unità di archivio competente entro le ore undici di ogni giorno lavorativo; la corrispondenza consegnata oltre tale orario viene spedita il giorno successivo.

     2. L'esemplare della corrispondenza che viene prodotto per essere protocollato è trasmesso in archivio, unitamente al fascicolo, ove esistente, e deve recare l'annotazione relativa alla sua collocazione agli atti o alla restituzione alla struttura competente.

     3. La minuta deve recare in originale la firma del soggetto che sottoscrive e la sigla dattiloscritta delle persone che hanno curato la redazione e la stampa del testo.

     4. La corrispondenza va presentata in archivio, per la spedizione in busta aperta recante l'indirizzo/i dei destinatari e l'indicazione del modo con cui deve essere spedita.

     5. La corrispondenza raccomandata è raccolta separatamente ed elencata nell'apposita distinta, redatta in duplice copia a cura dell'ufficio scrivente.

 

     Art. 12. Ricezione e trasmissione di fonogrammi e posta elettronica. [4]

 

CAPO III

Contabilità e pubblicità degli atti

 

     Art. 13. Documenti conservati negli archivi. 1. I documenti conservati nell'archivio corrente (centrale e sezioni decentrate) e nell'archivio di deposito sono liberamente consultabili, per il combinato disposto dagli artt. 21 e 22 del d.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, fatte salve le norme vigenti sul segreto d'ufficio.

     2. Il diritto di accesso si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, nei modi e con i limiti indicati dal presente regolamento. L'esame del documento è gratuito. Il rilascio di copia è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione.

     3. La richiesta di accesso ai documenti, redatta su apposito modello fornito dall'ufficio, deve riportare gli estremi degli atti di cui si richiede la visione o la copia, le generalità del richiedente, l'indirizzo e il motivo legittimo su cui si fonda la richiesta di visione o rilascio.

     4. La consultazione dei documenti deve avvenire esclusivamente all'interno dei locali riservati all'archivio. Il responsabile dell'archivio deve inserire al posto del documento dato in visione, copia della domanda per tutto il tempo in cui il documento resta al di fuori della sua normale collocazione.

     5. Non sono ammessi alla consultazione gli atti preparatori dei provvedimenti che non costituiscano parte integrante dei provvedimenti medesimi.

     6. La richiesta, per motivi di studio, di copia di documenti conservati all'archivio corrente e in quello di deposito deve essere inoltrata in carta semplice, ai sensi degli artt. 28 e 29 del d.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, al responsabile della struttura archivistica. Negli altri casi la richiesta è redatta in carta bollata.

     7. L'esame o il rilascio di copia dei documenti è preceduto dall'accertamento, da parte del dirigente cui spetta la vigilanza sull'archivio centrale, decentrato o di deposito, dell'interesse diretto e immediato del richiedente, quale risulta dalla domanda.

     8. Contro il diniego di accesso agli atti, il differimento e la limitazione di esso, che debbono essere motivati per iscritto entro il termine di cinque giorni, il richiedente potrà rivolgersi al Presidente della Giunta o all'assessore competente per materia che, in caso di accoglimento, autorizzerà, con ordine scritto, il richiesto rilascio. Oltre il trentesimo giorno successivo alla data della richiesta, l'autorizzazione predetta si ha per concessa e la copia verrà rilasciata, salvo che questa sia vietata dalla legge.

 

     Art. 14. Atti deliberativi - Rinvio. 1. Per quanto attiene alla consultazione e al rilascio di copie conformi degli atti deliberativi si applicano le norme previste dagli artt. 32 e 33 del regolamento interno della Giunta regionale, approvato con deliberazione 26 febbraio 1985, n. 1002.

     2. La copia del provvedimento e certificata conforme all'originale dal dirigente dell'ufficio segreteria della Giunta o da altro dirigente o funzionario addetto all'ufficio, all'uopo delegato, e deve recare la data del rilascio e il bollo di ufficio.

     3. Nel caso di rilascio di copia di deliberazione non ancora divenuta efficace, la stessa deve riportare la dizione: «Atto non efficace inviato alla Commissione di controllo, in data ....... e tuttora sottoposto a controllo».

     4. Nel caso di rilascio di copia di provvedimento dichiarato immediatamente eseguibile, ma ancora soggetto a controllo, la copia stessa deve riportare la dizione: «Atto efficace ma suscettibile di annullamento da parte della Commissione di controllo a cui è stato inviato in data ».

 

CAPO IV

dipendenti

 

     Art. 15. Vigilanza sugli archivi. 1. Il dirigente dell'Ufficio segreteria della Giunta è responsabile dell'applicazione della normativa recata dall'articolo 30 del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, in coerenza con i programmi e le disposizioni impartite in materia dalla Giunta regionale.

     2. Assicura a tale fine il raccordo con la Sovrintendenza archivistica per l'Umbria e con i dirigenti responsabili degli archivi degli altri organi regionali e degli enti dipendenti.

 

     Art. 16. Coordinamento degli archivi della Giunta regionale. 1. Il dirigente dell'Ufficio segreteria della Giunta, nell'ambito delle competenze di cui al comma 3 dell'art. 48 e all'allegato A/3, n. 1 della legge regionale 17 agosto 1984, n. 41, coordina l'attività delle strutture archivistiche della Giunta regionale in coerenza con le norme del presente regolamento, mediante l'emanazione di ordini di servizio e di prescrizioni, relativamente:

     a) alla tenuta dei registri di protocollo;

     b) alla tenuta del titolario o classificatore unico e alle sue eventuali modificazioni;

     c) alla salvaguardia e conservazione del materiale d'archivio dagli agenti distruttivi;

     d) all'osservanza delle modalità della distribuzione della corrispondenza, degli atti e della documentazione, recate dal presente regolamento o da successive determinazioni della Giunta regionale.

     2. A tale scopo attiva la collaborazione dei responsabili de li archivi decentrati, nonché dei coordinatori e dei dirigenti degli uffici interessati.

 

CAPO V

Disposizioni finali e transitorie

 

     Art. 17. Sezione separata di archivio. 1. Con successivo provvedimento sarà costituita, ai sensi degli articoli 30 e 31 del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, la sezione separata di archivio.

     2. Con il medesimo atto si provvederà all'attivazione delle procedure e degli strumenti per lo scarto dei documenti, ai sensi dell'art. 35 del predetto D.P.R. n. 1409/63.

 

     Art. 18. Ricomposizione degli archivi decentrati. 1. Entro 60 giorni dall'entrata in vigore del presente regolamento, chiunque, per qualsiasi titolo o causa, si trovi in possesso di documenti di spettanza dell'ente Regione, è tenuto alla restituzione degli stessi.

     2. Entro lo stesso termine dovranno essere restituiti agli archivi di competenza i fascicoli e ogni singolo documento depositati presso gli uffici.

     3. L'ente Regione tutelerà i suoi diritti a norma di legge.

 

     Art. 19. Materiale degli archivi degli Enti estinti e di altre amministrazioni. 1. Il materiale di archivio versato alla Regione da enti pubblici estinti o soppressi o da altre amministrazioni a seguito di trasferimento o delega di funzioni, non più occorrente alla pratica ordinaria dell'amministrazione regionale, viene collocato nell'archivio di deposito secondo l'ordine precedentemente attribuito.

     2. L'individuazione dei fascicoli, atti e documenti costituenti il materiale d'archivio di cui al comma 1 avviene sulla base dei registri di protocollo, delle schede e dei titolari trasferiti da ciascun ente o amministrazione.

     3. Il predetto materiale di archivio costituisce, fino alla istituzione della sezione separata d'archivio di cui all'art. 17, una sezione autonoma dell'archivio di deposito.

 

     Allegati (Omissis).