§ 1.2.23 – Regolamento 7 luglio 1995, n. 1663. [1]

Regolamento (CE) n. 1663/95 della Commissione, del, che stabilisce modalità d'applicazione del regolamento (CEE) n. 729/70 per quanto riguarda la procedura di liquidazione dei conti del FEAOG, sezione "garanzia".

(G.U.C.E. 8 luglio 1995, n. L 158).

 

Art. 1.

     1. Il limite al numero di organismi pagatori riconosciuti da ciascun Stato membro ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 2 del regolamento (CEE) n. 729/70 dovrà essere determinato da ciascuno Stato membro dopo aver consultato la Commissione. La Commissione può far presente, in particolare, qualsiasi ostacolo che questo numero comporti per il rispetto del termine di cui all'articolo 5, paragrafo 2 di detto regolamento e per la trasparenza dei controlli sulle operazioni del Fondo. La Commissione informa il comitato del Fondo sugli organismi pagatori riconosciuti negli Stati membri.

     2. Per ciascun organismo pagatore, lo Stato membro informa la Commissione circa l'autorità o le autorità che rilasciano e revocano il riconoscimento, e che stabiliscono il termine entro cui debbono essere apportati gli adeguamenti necessari ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70 ("autorità competente").

     3. Prima di concedere il riconoscimento ad un organismo pagatore, l'autorità competente accerta che le disposizioni amministrative e contabili dello stesso offrano le garanzie di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a) del regolamento (CEE) n. 729/70. I criteri per il riconoscimento sono stabiliti da ogni Stato membro e applicati dall'autorità competente tenendo conto delle linee direttrici della Commissione contenute nell'allegato. Il mancato rispetto di criteri rilevanti per le operazioni dell'organismo pagatore comporta l'applicazione dell'articolo 4, paragrafo 4 dello stesso regolamento.

     La decisione di riconoscimento si basa su un esame delle modalità amministrative e contabili, in particolare di quelle adottate per tutelare gli interessi comunitari, per quanto riguarda gli anticipi versati, le garanzie ottenute, le scorte d'intervento e gli importi da percepire. L'esame comprende, per le operazioni finanziate dalla sezione "garanzia" del Feaog, le modalità secondo cui vengono eseguiti i pagamenti, custodita la tesoreria, garantita la sicurezza dei sistemi d’informazione, tenuti i registri contabili, suddivise le mansioni e operati gli opportuni controlli interni ed esterni [2].

     4. Se l'organismo pagatore esaminato soddisfa tutte le condizioni prescritte, l'autorità competente procede al suo riconoscimento. In caso contrario notifica all'organismo pagatore le istruzioni relative alle modalità amministrative e contabili e in particolare le condizioni che l'organismo pagatore dovrà soddisfare per poter essere riconosciuto. Il riconoscimento può essere accordato a titolo provvisorio e per un periodo da fissare in funzione della gravità del problema incontrato, in attesa che vengano attuate le necessarie modifiche delle modalità amministrative e contabili.

     5. In caso di revoca del riconoscimento, lo Stato membro designa un altro organismo pagatore, secondo le modalità stabilite dall'articolo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70 e dai paragrafi 3 e 4 del presente articolo e provvede affinché i pagamenti ai beneficiari non vengano interrotti.

     6. L'atto di riconoscimento consiste in una attestazione scritta della sussistenza delle condizioni prescritte per il riconoscimento, e se del caso contiene le istruzioni per le modifiche necessarie ed il periodo entro il quale queste devono essere attuate. Esso deve essere comunicato alla Commissione.

     7. La comunicazione di cui all'articolo 4, paragrafo 3 del regolamento (CEE) n. 729/70 deve essere inoltrata quando l'organismo pagatore viene riconosciuto insieme alle seguenti informazioni relative a ciascun organismo pagatore:

     - attribuzioni;

     - la suddivisione di tali attribuzioni tra i servizi interni;

     - rapporti con altri enti, pubblici o privati, ai quali sono state pure affidate alcune competenze per l'esecuzione delle misure in forza delle quali si effettua l'imputazione delle spese al Fondo;

     - le procedure di ricevimento, verifica e approvazione delle domande, di autorizzazione, pagamento e registrazione delle spese;

     - le disposizioni di revisione contabile interna.

     - le disposizioni relative alla sicurezza dei sistemi d’informazione. [3]

Le informazioni da fornire in caso di applicazione dell'articolo 4, paragrafo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70 includono in particolare le istruzioni inerenti alle modalità amministrative e contabili e agli adeguamenti che l'organismo pagatore deve apportare per evitare la revoca del riconoscimento e il termine stabilito per attuarli.

 

     Art. 2.

     1. L'organismo di coordinamento di cui all'articolo 4, paragrafo 1 lettera b), del regolamento (CEE) n. 729/70 agisce come unico rappresentante dello Stato membro nei confronti della Commissione per tutte le questioni relative alla sezione "garanzia" del Feaog riguardanti:

     - la distribuzione dei testi e dei relativi orientamenti comunitari ai vari organismi pagatori e alle amministrazioni che devono provvedere alla loro situazione;

     - la promozione della loro applicazione armonizzata;

     - la comunicazione alla Commissione delle informazioni previste nel presente regolamento e nel regolamento (CEE) n. 729/70 [4].

     2. Lo Stato membro comunica alla Commissione la denominazione e lo statuto dell'organismo di coordinamento e fornisce ragguagli circa le modalità amministrative, contabili e di controllo interno cui ci si è attenuti per l'esecuzione delle operazioni considerate.

     3. La forma e il contenuto delle informazioni contabili di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera c), del presente regolamento sono stabiliti secondo la procedura prevista all'articolo 13 del regolamento (CEE) n. 729/70 [5].

 

     Art. 3.

     1. La certificazione cui si fa riferimento nell'articolo 5, paragrafo 1, lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70 è rilasciata da un servizio o da un organismo indipendente sotto il profilo funzionale dall'organismo pagatore e dell'organismo di coordinamento e che abbia le competenze tecniche necessarie (organo di certificazione).

La certificazione si basa su un esame delle procedure nonché sull'esame di un campione di operazioni. Essa riguarda la conformità dei pagamenti con le norme comunitarie solo per quanto concerne la capacità delle strutture amministrative degli organismi pagatori di verificare tale conformità prima che il pagamento sia eseguito.

L'organismo di certificazione effettua l'esame attenendosi a norme sulla revisione dei conti internazionalmente riconosciute. I controlli vengono effettuati nel corso alla fine di ogni esercizio finanziario. Anteriormente al 31 gennaio dell'esercizio successivo, l'organismo di certificazione redige la certificazione e una relazione sui propri accertamenti, precisando in particolare se abbia ottenuto garanzie in merito al fatto che i conti da presentare alla Commissione siano completi, esatti e veritieri, e che le procedure di controllo interno abbiano funzionato in modo soddisfacente.

     Al più tardi a decorrere dall’esercizio finanziario 2008, l’organo di certificazione è tenuto a fornire anche, entro la data prevista dal terzo comma, una dichiarazione sulle misure di sicurezza relative ai sistemi d’informazione poste in essere dall’organismo pagatore. La dichiarazione si basa su una versione applicabile, per l’esercizio finanziario di cui trattasi, delle norme di sicurezza internazionalmente riconosciute, figuranti al punto 6.vi), dell’allegato del presente regolamento, assunte come riferimento per le misure di sicurezza; essa deve inoltre indicare se, per l’esercizio finanziario di cui trattasi, erano state poste in essere misure di sicurezza efficaci [6].

     Riguardo agli esercizi finanziari anteriori a quello per il quale è redatta la prima dichiarazione sulla sicurezza dei sistemi d’informazione dell’organismo pagatore, l’organo di certificazione include, nella propria relazione, osservazioni e conclusioni provvisorie, avvalendosi di un meccanismo di punteggio, sulle misure di sicurezza dei sistemi d’informazione poste in essere dall’organismo pagatore. La relazione si basa su una versione applicabile, per l’esercizio finanziario di cui trattasi, delle norme di sicurezza internazionalmente riconosciute, di cui al punto 6.vi) dell’allegato del presente regolamento, assunte come riferimento per le misure di sicurezza; essa deve inoltre indicare in che misura, per l’esercizio finanziario di cui trattasi, erano state poste in essere misure di sicurezza efficaci [7].

     2. Qualora sia riconosciuto più di un organismo pagatore, lo Stato membro può basarsi sulla certificazione rilasciata da servizi o organismi che hanno certificato i conti dei rispettivi organismi pagatori, purché ottenga la garanzia che l'oggetto dei controlli e le norme seguite al riguardo sono conformi alle prescrizioni del paragrafo 1.

     3. La relazione di cui al paragrafo 1 indica:

     - se le procedure applicate dai servizi pagatori con particolare riguardo alle condizioni richieste per il riconoscimento offrono adeguate garanzie per quanto riguarda la conformità delle operazioni imputate al Fondo alle norme comunitarie, e quali raccomandazioni sono state fatte per migliorare i sistemi;

     - se i conti annui di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a) concordano con i libri e registri contabili degli organismi pagatori;

     - se le dichiarazioni di spesa e delle operazioni d'intervento di cui all'articolo 5, possono essere considerate come registrazioni sostanzialmente veritiere, esatte e complete di operazioni imputate al Fondo;

     - se gli interessi finanziari della Comunità sono debitamente tutelati per quanto riguarda gli anticipi pagati, le garanzie ottenute, le scorte d'intervento, nonché gli importi da percepire;

     - se le raccomandazioni formulate agli organismi pagatori per migliorare i sistemi sono state seguite.

La relazione è accompagnata da informazioni sul numero e le qualificazioni del personale che ha operato la verifica, sul lavoro svolto, sul numero delle operazioni esaminate, sui livelli di rappresentatività e attendibilità ottenuti, sulle debolezze riscontrate e le raccomandazioni fatte per eventuali miglioramenti, nonché sulle operazioni svolte dall'organismo di certificazione e da altri organismi di revisione contabile, sia esterni che interni agli organismi pagatori, da cui l'organismo di certificazione abbia integralmente o parzialmente ricavato elementi di verifica in materia.

 

     Art. 4.

     1. Ai fini della liquidazione dei conti di cui all'articolo 5, paragrafo 2, lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70, gli Stati membri trasmettono alla Commissione:

     a) i conti annui delle spese imputate alla sezione "garanzia" del Fondo, unitamente alle relazioni redatte da ciascun servizio od organismo ai sensi dell'articolo 5, paragrafo 1 di detto regolamento;

     b) le certificazioni e le relazioni dell'organismo o degli organismi di certificazione.

     c) una registrazione completa di tutte le informazioni contabili necessarie a fini statistici e di controllo, la cui forma e il cui contenuto sono stabiliti sulla base dell'articolo 2, paragrafo 3, del presente regolamento [8].

     2. I documenti e le informazioni contabili di cui al paragrafo 1 sono trasmessi alla Commissione entro il 10 febbraio dell’anno successivo alla fine dell’esercizio finanziario in questione. I documenti di cui al paragrafo 1, lettere a) e b), sono trasmessi in esemplare unico, accompagnato da una copia elettronica [9].

     3. Su richiesta della Commissione o su iniziativa dello Stato membro, altre informazioni relative alla liquidazione dei conti di cui trattasi possono essere trasmesse alla Commissione entro un termine che quest'ultima stabilisce tenendo conto della quantità di lavoro occorrente per raccogliere le informazioni. In mancanza di tali informazioni, la Commissione può effettuare la liquidazione dei conti sulla base delle informazioni in suo possesso alla scadenza del termine indicato.

     4. La Commissione può accogliere le richieste di prorogare del termine di trasmissione delle informazioni, in casi giustificati e sempre che siano notificate prima della scadenza del termine stesso.

 

     Art. 5.

     1. I dati contabili di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), comprendono:

     a) un riepilogo delle spese, ripartite in base alle pertinenti voci e sottovoci del bilancio comunitario;

     b) un riassunto delle operazioni di intervento, con l'indicazione dell'entità e dell'ubicazione delle scorte alla fine dell'esercizio finanziario;

     c) i dati relativi alle spese, oppure la dichiarazione che i dati relativi a ciascuna operazione sono tenuti a disposizione della Commissione, su supporto informatico;

     d) la dichiarazione che i dati relativi ad ogni singolo movimento nei magazzini di intervento sono disponibili presso l'organismo pagatore;

     e) chiarimenti sui divari tra le spese dichiarate nei conti annuali e quelle dichiarate, per il medesimo periodo, nei documenti di cui all'articolo 3, paragrafo 5 del regolamento (CEE) n. 2776/88, previa rettifica ai sensi dell'articolo 9, paragrafo 7 del medesimo regolamento;

     f) la tabella, relativa alla fine dell'esercizio finanziario, di cui all'articolo 3, paragrafo 6 a, lettera b), del regolamento (CE) n. 296/96 [10].

     2. Le relazioni di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a) del presente regolamento, contengono le seguenti informazioni, riguardanti ciascun organismo pagatore o di coordinamento:

     - operazioni di carattere eccezionale o ad eventuali difficoltà tecniche riguardanti l'esercizio finanziario considerato;

     - modifiche sostanziali delle informazioni di cui all'articolo 1, paragrafo 7, intervenute successivamente all'elaborazione della relazione precedente.

 

     Art. 6.

     I documenti giustificativi relativi alle spese finanziate e agli importi da recuperare dal Feaog, sezione "garanzia", sono tenuti a disposizione della Commissione quanto meno sino alla fine del terzo anno successivo a quello in cui la Commissione liquida le spese per il relativo esercizio finanziario, e qualora la decisione sulla liquidazione dei conti formi oggetto di un procedimento davanti alla Corte di giustizia delle Comunità europee sino alla fine dell'anno successivo all'emissione della sentenza.

 

     Art. 7.

     1. La decisione di liquidazione dei conti, di cui all'articolo 5, paragrafo 2, lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70, determina fatte salve decisioni successive eventualmente adottate a norma del paragrafo 2, lettera c) dello stesso articolo, l'importo delle spese effettuate in ciascuno Stato membro durante l'esercizio finanziario in esame, che devono essere riconosciute imputabili al FEAOG in base ai conti di cui all'articolo 5, paragrafo 1, lettera b) del regolamento succitato e delle riduzioni o sospensioni degli anticipi per lo stesso esercizio, comprese le riduzioni di cui all'articolo 4, paragrafo 3, secondo comma del regolamento (CE) n. 296/96.

     Gli importi che in virtù della decisione della liquidazione dei conti di cui al primo comma devono essere recuperati dallo Stato membro o che gli devono essere pagati, sono determinati deducendo gli anticipi pagati nel corso dell'esercizio finanziario in esame dalle spese riconosciute per lo stesso esercizio a norma del primo comma. Tali importi sono dedotti dagli, o aggiunti agli anticipi pagabili dal secondo mese successivo al mese in cui la decisione di liquidazione dei conti acquista efficacia [11].

     2. Entro il 31 marzo successivo alla chiusura dell'esercizio finanziario la Commissione comunica allo Stato membro interessato i risultati delle proprie verifiche, nonché le eventuali modifiche proposte.

     3. Qualora, per cause imputabili allo Stato membro, non possa liquidare i conti di uno Stato membro prima del 30 aprile dell'anno successivo, la Commissione indica allo Stato membro stesso le inchieste supplementari da effettuare a norma dell'articolo 9 del regolamento (CEE) n. 729/70.

 

     Art. 8.

     1. Qualora ritenga, a seguito di un'indagine, che le spese non sono effettuate nel rispetto delle norme comunitarie, la Commissione comunica allo Stato membro interessato le proprie risultanze e indica i provvedimenti da adottare per garantire, in futuro, l'osservanza delle norme stesse.

     La comunicazione fa riferimento al presente regolamento. Lo Stato membro risponde entro due mesi e la Commissione può conseguentemente modificare la sua posizione. In casi giustificati la Commissione può accordare una proroga del termine per la risposta.

     Alla scadenza del termine stabilito per la risposta, i servizi della Commissione convocano una discussione bilaterale ed entrambe le parti si adoperano per raggiungere un accordo sulle misure da adottare, nonché sulla valutazione della gravità dell'infrazione e del danno finanziario arrecato alla Comunità europea. In esito a tale discussione e dopo un'eventuale data fissata dalla Commissione, di concerto con lo Stato membro, dopo la discussione bilaterale per la comunicazione d'informazioni supplementari o, qualora lo Stato membro non accetti la convocazione nel termine fissato dalla Commissione, dopo la scadenza di tale termine, quest'ultima comunica ufficialmente le sue conclusioni allo Stato membro facendo riferimento alla decisione 94/442/CE della Commissione. Fatte salve le disposizioni del quarto comma del presente paragrafo, tale comunicazione valuta le spese di cui sarà proposta l'esclusione in virtù dell'articolo 5, paragrafo 2, lettera c), del regolamento (CEE) n. 729/70.

     Lo Stato membro informa la Commissione quanto prima possibile dei provvedimenti adottati per assicurare il rispetto delle norme comunitarie e della data effettiva della loro attuazione. La Commissione adotta, se del caso, una o più decisioni in applicazione dell'articolo 5, paragrafo 2, lettera c), del regolamento (CEE) n. 729/70 per escludere fino alla data effettiva di attuazione dei provvedimenti le spese per le quali non sono state rispettate le norme comunitarie [12].

     2. Le decisioni di cui all'articolo 5, paragrafo 2, lettera c) del regolamento (CEE) n. 729/70 sono adottate in seguito all'esame delle relazioni predisposte dall'organo di conciliazione a norma della decisione n. 94/442/CE.

     3. La riduzione del finanziamento comunitario di cui all'articolo 5, paragrafo 2, lettera c) del regolamento (CEE) n. 729/70 è applicata sugli anticipi relativi alle spese del secondo mese successivo a quello della decisione adottata a norma di tale articolo. Su richiesta dello Stato membro e per motivi riguardanti l'entità della riduzione, la Commissione può, dopo aver consultato il comitato del Fondo, decidere date diverse.

 

     Art. 9.

     Il regolamento (CEE) n. 1723/72 è abrogato a decorrere dal 16 ottobre 1995.

Esso resta tuttavia applicabile alla liquidazione dei conti del Feaog, sezione "garanzia" fino all'esercizio finanziario 1995.

 

     Art. 10

     Il presente regolamento entra in vigore il settimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee. Esso è applicabile a decorrere dall'esercizio che inizia il 16 ottobre 1995.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.

 

 

ALLEGATO [13]

Linee direttrici per i criteri per il riconoscimento degli organismi pagatori.

 

     I criteri per il riconoscimento sono tali che l'organismo pagatore offra garanzie sufficienti per il corretto funzionamento della sua organizzazione amministrativa, del suo sistema di controllo interno, e per la conservazione dei documenti di cui all'articolo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70. Unicamente operazioni di scala ridotta dell'organismo pagatore possono giustificare l'applicazione di criteri semplificati. Il mancato rispetto di criteri di importanza rilevante per le operazioni dell'organismo pagatore comporterà l'applicazione dell'articolo 4, paragrafo 4 di detto regolamento

     1. L'istituzione di un organismo pagatore ("organismo") dovrà basarsi su un atto formale che stabilisca i poteri, gli obblighi e le responsabilità dell'organismo, segnatamente in relazione alla spesa della sezione "garanzia" del Feaog, tali quali definiti agli articoli 2 e 3 del regolamento n. 729/70 e che definisca inoltre la struttura amministrativa dell'organismo.

     2. In relazione alla spesa del Feaog "garanzia", l'organismo deve svolgere sostanzialmente tre funzioni:

     i) Autorizzazione dei pagamenti: obiettivo della funzione è di fissare l'importo che deve essere pagato a un richiedente conformemente alla normativa comunitaria.

     ii) Esecuzione dei pagamenti: obiettivo di questa funzione è di impartire istruzioni agli istituti bancari dell'organismo o, se del caso, a un servizio pagatore governativo, di pagare gli importi autorizzati al richiedente (o al suo delegato).

     iii) contabilizzazione dei pagamenti: obiettivo di questa funzione è di registrare il pagamento nei libri contabili dell’organismo, che di norma sono costituiti da un sistema d’informazione, e la preparazione di sintesi periodiche di spesa, ivi incluse le dichiarazioni mensili e annuali destinate alla Commissione europea. Nei libri contabili vanno altresì registrati gli attivi finanziati dal Fondo, segnatamente per quanto riguarda le scorte d’intervento, gli anticipi non liquidati e i debitori.

     3. Senza pregiudizio delle deleghe di cui al paragrafo 4 l'organismo pagatore dovrà di norma disporre di due servizi:

     i) Il servizio di controllo interno: obiettivo del servizio o di procedure equivalenti è di garantire che il sistema di controllo interno dell'organismo pagatore funzioni efficacemente; il servizio di controllo interno deve essere indipendente dagli altri servizi dell'organismo stesso e deve riferire direttamente alla direzione dell'organismo.

     ii) Il servizio tecnico: obiettivo del servizio è di verificare gli elementi che giustificano i pagamenti ai richiedenti, ad esempio gli elementi relativi ad aspetti quali la qualità e le caratteristiche del prodotto, il bestiame, i terreni ecc., la data di consegna, le trasformazioni in un altro prodotto e altri controlli di natura tecnica. La verifica di questi elementi è garantita da un'operazione di controllo e d'ispezione del sistema. Uno dei compiti principali del servizio tecnico è il seguito da dare al sistema di controllo.

     4. La funzione di autorizzare, servizio tecnico e/o gestione dei sistemi d’informazione possono essere delegati in tutto o in parte ad altri organismi sempreché soddisfino le seguenti condizioni:

     i) I compiti e gli obblighi di questi altri organismi, segnatamente per il controllo e la verifica del rispetto della normativa comunitaria, vanno chiaramente definiti.

     ii) Gli organismi dispongono di sistemi efficaci per garantire di poter espletare i compiti loro affidati in maniera soddisfacente.

     iii) Gli organismi confermano esplicitamente all'organismo pagatore che sono in grado di espletare i compiti suddetti e illustrano i mezzi utilizzati.

     iv) L'organismo pagatore viene informato regolarmente e tempestivamente dei risultati dei controlli effettuati di modo che sia sempre possibile tener conto dell'adeguatezza dei controlli stessi prima di trattare una domanda. Il lavoro svolto deve essere descritto dettagliatamente in una relazione che accompagna ogni domanda o, se del caso, gruppo o serie di domande, e che copre un'intera campagna. La relazione deve essere accompagnata da un attestato di ammissibilità delle domande accolte e della natura, dell'obiettivo e dei limiti del lavoro svolto. Nel caso di controlli materiali o amministrativi riguardanti un campione di domande, le domande selezionate devono essere identificate, deve essere descritto il metodo di campionamento nonché i risultati di tutte le ispezioni e le misure adottate rispetto a discordanze e irregolarità riscontrate. I documenti giustificativi presentati all'organismo pagatore devono essere sufficienti per garantire che sono stati effettuati tutti i controlli necessari sull'ammissibilità delle domande autorizzate.

     v) Qualora i documenti relativi alle domande autorizzate e ai controlli effettuati vengano conservate da altri organismi, questi ultimi e l'organismo pagatore devono mettere a punto procedure che consentano di registrare l'ubicazione di tutti i documenti pertinenti a pagamenti specifici e di metterli a disposizione ai fini di controllo presso gli uffici dell'organismo pagatore a richiesta delle persone e degli organismi che di norma hanno il diritto d'ispezione tali documenti ovvero:

     - il personale dell'organismo che si occupa della domanda;

     - il servizio di controllo interno dell'organismo;

     - l'organismo che certifica la dichiarazione annuale dell'organismo pagatore;

     - funzionari designati dall'Unione Europea.

     4 bis. Per le sole misure cofinanziate, con l'accordo preventivo della Commissione e qualora debba essere effettuato un numero elevato di pagamenti di importo modesto, la funzione di pagamento dell'aiuto ai richiedenti può essere delegata ad altri organismi. Un accordo scritto tra l'organismo pagatore e tale organismo deve specificare la natura delle informazioni e dei documenti giustificativi da presentare all'organismo pagatore, nonché i termini entro i quali devono essere forniti; essi devono almeno consentire all'organismo pagatore di conformarsi ai criteri di riconoscimento e di rispettare i termini specificati per la presentazione dei conti mensili ed annuali. L'organismo pagatore rimane responsabile della buona gestione dei fondi in questione e dell'aggiornamento dei documenti contabili. Gli agenti delegati dall'organismo pagatore, dall'organo di certificazione e dalla Comunità europea hanno facoltà di esaminare tutte le prove tenute dall'organismo suddetto e possono effettuare verifiche presso i richiedenti dell'aiuto.

     5. La struttura amministrativa dell'organismo pagatore deve prevedere una separazione delle tre funzioni di autorizzazione, esecuzione e contabilizzazione dei pagamenti, ciascuna delle quali sarà affidata ad un'unità amministrativa distinta le cui responsabilità saranno definite in un organigramma. La struttura amministrativa può prevedere che, in casi determinati, la funzione del servizio tecnico sia affidata al servizio responsabile delle autorizzazioni. La sottounità amministrativa incaricata dell'esecuzione dei pagamenti, oppure l'unità incaricata della sua supervisione, deve disporre dei documenti che attestano l'ordinazione delle domande di aiuto e l'esecuzione dei controlli amministrativi e fisici prescritti. Le informazioni e attestazioni possono essere redatte in forma sintetica equivalente a quella descritta al punto 4 iv) del presente allegato e possono essere presentate su supporto informatico.

     6. L'organismo pagatore dovrà adottare le seguenti procedure o quelle che offrono equivalenti garanzie:

     i) L'organismo stabilisce per iscritto delle procedure particolareggiate relative al ricevimento, alla registrazione ed al trattamento delle domande, ivi compreso una descrizione di tutti i documenti da utilizzare.

     ii) La ripartizione dei compiti deve garantire che nessun funzionario abbia contemporaneamente più incarichi in materia di autorizzazione, pagamento o contabilizzazione per le somme imputate al Feoag e che nessun funzionario svolga uno dei compiti predetti senza che il suo lavoro sia controllato da un secondo funzionario. Le responsabilità dei singoli funzionari vanno definite per iscritto inclusa la fissazione di limiti finanziari alle loro competenze. Deve essere prevista una formazione adeguata e deve esserci una politica per la rotazione del personale addetto a funzioni delicate o in alternativa per aumentata supervisione. Misure opportune devono evitare il rischio di un conflitto d'interessi quando persone che occupano una posizione di responsabilità o svolgono un incarico delicato in materia di verifica, ordinazione e pagamento di domande imputate al Fondo, assumono altre funzioni al di fuori dell'organismo pagatore.

     iii) Ogni funzionario responsabile dell'autorizzazione deve poter disporre di un elenco esauriente delle verifiche che è tenuto ad effettuare: detto elenco deve includere, fra i documenti giustificativi della domanda, l'attestato che tali controlli sono stati effettuati. Il rilascio dell'attestato può essere informatizzato alle condizioni di cui al comma vi). Il lavoro svolto da ogni funzionario va rivisto e documentato da un dirigente.

     iv) Il pagamento può essere autorizzato solo quando sono stati effettuati controlli sufficienti per verificare che la domanda è conforme alla normativa comunitaria. i controlli includono tutte le verifiche previste dalla normativa che disciplina le misure specifiche in base alle quali viene richiesto l'aiuto, nonché le disposizioni dell'articolo 8 del regolamento (CE) n. 729/70 per prevenire ed individuare frodi ed irregolarità, con particolare riferimento ai rischi connessi. I controlli da effettuare vanno indicati in un apposito elenco e, una volta effettuati, vanno certificati per ciascuna domanda o gruppo di domande.

     v) Le procedure debbono garantire che il pagamento verrà erogato solo al richiedente, versato sul suo conto bancario o al suo delegato. Il pagamento sarà effettuato dall'istituto bancario (organismo di credito) dell'organismo pagatore o, se del caso, da un ufficio pagatore governativo ovvero l'assegno sarà spedito entro cinque giorni lavorativi dalla data di imputazione a carico del Feaog. Saranno adottate procedure intese a garantire che tutti i pagamenti per i quali non vengono effettuati trasferimenti o per i quali gli assegni non vengono incassati, sono nuovamente accreditati al Fondo. Non sono ammessi pagamenti in contanti. L'approvazione del funzionario abilitato ad autorizzare il pagamento e/o del suo controllore può essere informatizzata a condizione che sia garantito un appropriato livello di sicurezza dei mezzi utilizzati e che l'identità del firmatario sia registrata su rapporto informativo.

     vi) la sicurezza dei sistemi d’informazione si basa su criteri definiti in una versione applicabile, nell’esercizio finanziario di cui trattasi, di una delle seguenti norme internazionalmente riconosciute:

     — norma ISO 17799 dell’Organizzazione internazionale per la standardizzazione/norma britannica 7799: Code of Practice for Information Security Management (BS ISO/IEC 17799),

     — Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (Ufficio federale per la sicurezza delle tecniche dell’informazione):

     IT Grundschutzhandbuch/IT manuale di sicurezza informatica di base (BSI),

     — Information Systems Audit and Control Foundation: Control Objectives for Information and related Technology

     – COBIT (obiettivi di controllo nel campo dell’informazione e delle tecnologie correlate).

     L’organismo pagatore sceglie una delle norme internazionali di cui al primo comma quale base della sicurezza dei propri sistemi d’informazione.

     Occorre che le misure di sicurezza siano adeguate alla struttura amministrativa, al personale e all’ambiente tecnologico di ciascun organismo pagatore. Lo sforzo finanziario e tecnologico deve inoltre essere proporzionale ai rischi effettivi.

     Ogni sistema informatico utilizzato deve disporre di procedure adeguate per:

     a) l'organizzazione, la gestione e la sorveglianza generali;

     b) la sicurezza fisica;

     c) la sicurezza logica;

     d) lo sviluppo, la programmazione e la manutenzione dei sistemi;

     e) le operazioni correnti;

     f) le telecomunicazioni;

     g) i microcomputer;

     h) i piani di emergenza;

     i) i controlli applicativi.

     7. I pagamenti di anticipi devono poter essere identificati nella registrazione contabile; vanno poi adottate procedure opportune per garantire che:

     i) Le garanzie vengano fornite esclusivamente da istituti finanziari che soddisfano le condizioni di cui al regolamento (CEE) n. 2220/85 della Commissione e siano stati approvati da appropriate autorità, e che rilasciano garanzie che rimangano valide sino a liquidazione o incameramento avvenuti, e siano incassabili su semplice richiesta dell'organismo.

     ii) Gli anticipi vengano liquidati nei termini stabiliti: gli anticipi in ritardo per la liquidazione vengano identificati e le cauzioni vengano prontamente incamerate.

     iii) La liquidazione di anticipi, così come i pagamenti, è sottoposta ai medesimi controlli da parte dei funzionari abilitati.

     8. La contabilità relativa alle scorte d'intervento deve garantire che i quantitativi e le spese ad essi relative siano registrati in modo corretto e in tempi brevi, per partita identificata e nella voce corretta in ogni fase, dall'accettazione dell'offerta fino allo smaltimento materiale del prodotto e che i quantitativi e la natura delle scorte nei vari luoghi possano essere determinate in qualsiasi momento. Le scorte devono poter essere verificate materialmente e in modo regolare da persone, organi o servizi, indipendenti dagli assuntori.

     9. Le procedure contabili devono garantire che le dichiarazioni mensili o annuali sono complete e tempestive e che qualsiasi errore od omissione sono individuati e corretti in particolare mediante controlli e verifiche effettuate ad intervalli non superiori a tre mesi.

     10. Il servizio di controllo interno verifica che le procedure adottate dall'organismo pagatore siano adeguate per garantire la conformità con la normativa comunitaria e inoltre che la contabilità sia accurata, completa e tempestiva. Le verifiche possono essere limitate a determinare misure o a campioni di transazioni, a condizione che il programma di lavoro garantisca la copertura di tutti i settori importanti ivi comprese le unità incaricate dell'autorizzazione in un periodo non superiore a cinque anni. L'attività del servizio va espletata in base a criteri accettati a livello internazionale, va registrata in documenti di lavoro e deve figurare nelle relazioni e nelle raccomandazioni destinate alla direzione dell'organismo pagatore. I programmi di controllo e i rapporti di controllo vanno tenuti a disposizione dell'organismo di certificazione e dei funzionari dell'Unione europea con mandato di intraprendere verifiche finanziarie e con il solo scopo di valutare l'efficacia della funzione di controllo contabile interno.

     11. Tutti i paragrafi summenzionati si applicano, mutatis mutandis, alle "spese negative" (prelievi, cauzioni incamerate, pagamenti rimborsati, ecc.) che l'organismo pagatore è tenuto a recuperare per conto della sezione "garanzia" del Feaog. In particolare l'organismo deve istituire un sistema per individuare tutti gli importi dovuti al Feoag e per registrare in un registro dei debitori tutti i debiti prima che vengano riscossi. Il registro dei debitori deve essere ispezionato a intervalli regolari nell'intento di intervenire qualora vi siano dei ritardi nel recupero degli importi dovuti.

L'organismo pagatore può delegare ad altri organismi il compito di recuperare determinate categorie di spese negative alle condizioni di cui al paragrafo 4, adattate se del caso, e alla condizione aggiuntiva che l'altro organismo riferisca regolarmente e tempestivamente, almeno su base mensile, circa tutte le entrate individuate e gli importi ricevuti.

     12. L'organismo pagatore stabilisce procedure atte a garantire che tutte le domande ricevute vengano trattate celermente.