§ 81.1.8 - D.P.R. 3 maggio 1982, n. 378.

Approvazione del regolamento concernente le procedure di raccolta, accesso, comunicazione, correzione, cancellazione ed integrazione dei dati e delle informazioni, registrati negli archivi magnetici del centro elaborazione dati di cui all'art. 8 della legge 1 aprile 1981, n. 121.

(G.U. 23 giugno 1982, n. 170)

 

     E' approvato l'annesso regolamento concernente le procedure di raccolta, accesso, comunicazione, correzione, cancellazione ed integrazione dei dati e delle informazioni, registrati negli archivi magnetici del centro elaborazione dati di cui all'art. 8 della legge 1° aprile 1981, n. 121, vistato dal Ministro proponente.

 

 

     Regolamento sulle procedure di raccolta, accesso, comunicazione, correzione, cancellazione ed integrazione dei dati e delle informazioni, registrati negli archivi magnetici del centro elaborazione dati di cui all'art. 8 della legge 1 aprile 1981, n. 121

 

Principi generali

 

     Art. 1.

     La Polizia di Stato, l'Arma dei carabinieri, il Corpo della guardia di finanza e gli altri Corpi di polizia di cui all'art. 16, secondo comma, della legge 1° aprile 1981, n. 121, forniscono all'ufficio per il coordinamento e la pianificazione istituito presso il Dipartimento della pubblica sicurezza, a norma dell'art. 6, lettera a), della citata legge e nel rispetto dei limiti di cui all'art. 7 della legge stessa, tutte le informazioni ed i dati in loro possesso in materia di tutela dell'ordine e della sicurezza pubblica e di prevenzione e repressione della criminalità, ai fini della loro acquisizione, previa classificazione, analisi e valutazione, negli archivi elettronici del centro elaborazione dati operante nell'ambito dell'ufficio medesimo.

     La raccolta dei dati suddetti è finalizzata al soddisfacimento delle esigenze inerenti alle attività della polizia di sicurezza e della polizia giudiziaria.

     Le procedure relative alla raccolta, all'accesso, alla comunicazione, alla correzione, alla cancellazione ed all'integrazione delle informazioni e dei dati di cui al comma precedente devono in ogni caso svolgersi nel più rigoroso rispetto dei princìpi dettati dalla citata legge e della tutela del cittadino dall'uso illegittimo delle informazioni e dei dati di cui è consentita la raccolta.

 

          Art. 2.

     Tutte le operazioni tecniche relative alle procedure previste nel presente decreto vengono svolte dal centro elaborazione dati.

     Tutte le attività affidate dal presente decreto all'ufficio per il coordinamento e la pianificazione vengono effettuate sotto la responsabilità dei funzionari dirigenti, secondo la ripartizione delle relative competenze che sarà operata con il decreto ministeriale di cui al penultimo comma dell'art. 5 della legge 1° aprile 1981, n. 121.

     Nel decreto ministeriale di cui al comma precedente sarà indicato il componente della commissione tecnica di cui all'art. 8, terzo comma, della legge 1° aprile 1981, n. 121, che in caso di assenza o di impedimento può sostituire il direttore dell'ufficio per il coordinamento e la pianificazione nella presidenza della stessa commissione tecnica.

 

Titolo I

PROCEDURE PER LA RACCOLTA DELLE INFORMAZIONI E DEI DATI

 

          Art. 3.

     Le procedure per la raccolta delle informazioni e dei dati che devono essere acquisti negli archivi magnetici del centro elaborazione dati sono classificate in due diverse categorie inerenti, rispettivamente:

     a) gli ordinari dati d'ufficio la cui diramazione a tutti gli operatori di polizia sia indispensabile per soddisfare le normali esigenze operative assolte dagli ufficiali e dagli agenti delle forze di polizia;

     b) i dati, diversi da quelli di cui alla precedente lettera a), particolarmente riservati, che attengono alla lotta contro la criminalità comune ed organizzata nonchè alla lotta contro il terrorismo e l'eversione.

     La classificazione delle procedure e l'individuazione delle correlative categorie di dati e di informazioni acquisibili viene preventivamente effettuata dall'ufficio per il coordinamento e la pianificazione, sentita la commissione tecnica di cui all'art. 8, terzo comma, della legge 1° aprile 1981, n. 121.

     Il medesimo ufficio provvede altresì a classificare le procedure stesse in diversi livelli, ai fini dell'accesso disciplinato nel titolo secondo del presente decreto.

     Nell'attività di classificazione di cui ai precedenti commi secondo e terzo, l'ufficio deve, tra l'altro, tener conto delle diverte finalità specificate nell'art. 1, secondo comma, del presente decreto.

 

          Art. 4.

     I documenti acquisiti dagli uffici o comandi delle forze di polizia che immettono le informazioni ed i dati negli archivi magnetici del centro elaborazione dati devono essere conservati fino alle scadenze determinate dalla commissione tecnica di cui all'art. 8, terzo comma, della legge 1° aprile 1981, n. 121, fatte salve le disposizioni di legge relative alla conservazione degli atti originali.

     I capi degli uffici di cui al comma precedente sono responsabili della conservazione dei documenti.

     La conservazione dei documenti inerenti a procedure di cui all'art. 3, lettera a), del presente decreto può essere effettuata anche mediante microfilmatura sostitutiva, a norma dell'art. 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, eseguita con le modalità stabilite dalla commissione di cui al primo comma ed approvate nei modi di cui al terzo comma dello stesso art. 25.

 

          Art. 5.

     I capi degli uffici e i comandanti dei reparti delle forze di polizia che provvedono alla comunicazione dei dati e delle informazioni al centro elaborazione dati sono tenuti a vigilare sull'attività di raccolta e di comunicazione delle informazioni e dei dati stessi e sono pertanto responsabili dell'immissione diretta a mezzo di terminale, nei programmi individuati a norma del precedente art. 3, di dati la cui acquisizione sia vietata dall'art. 7 della legge 1° aprile 1981, n. 121.

     I capi degli uffici e i comandanti dei reparti delle forze di polizia sono, altresì, responsabili dell'esatta rispondenza delle informazioni e dei dati ai documenti originali, che vanno comunque indicati secondo le modalità stabilite dalla commissione tecnica di cui all'art. 8, terzo comma, della citata legge.

     Gli addetti tecnico-operativi del centro elaborazione dati che provvedono alla immissione delle informazioni e dei dati negli archivi elettronici sono responsabili dell'esatta rispondenza dei dati immessi a quelli loro comunicati.

     La stessa responsabilità incombe agli operatori tecnici che immettono direttamente le notizie negli archivi elettronici attraverso terminali periferici o tramite il sistema integrato di elaboratori gestiti dalle stesse forze di polizia, operanti nell'ambito delle strutture e delle finalità del centro medesimo.

 

          Art. 6.

     La comunicazione dei dati e delle informazioni da parte degli uffici periferici delle forze di polizia ai fini della loro acquisizione agli archivi magnetici del centro elaborazione dati può avvenire o mediante comunicazione scritta, o direttamente attraverso terminali, nell'ambito delle procedure individuate a norma del precedente art. 3.

     Le informazioni ed i dati non rientranti in procedure già automatizzate devono essere inviati all'ufficio per il coordinamento e la pianificazione che provvederà alla loro preventiva classificazione, analisi e valutazione ai fini della eventuale immissione degli archivi magnetici del centro suddetto.

     Le informazioni ed i dati immessi negli archivi magnetici sono esaminati con la periodicità da stabilirsi da parte della commissione tecnica di cui all'art. 8, terzo comma, della legge 1° aprile 1981, n. 121, presso il centro elaborazione dati dai competenti funzionari ed ufficiali addetti all'ufficio di cui al comma precedente.

     Ove nel corso dell'esame emergano dubbi circa la veridicità e l'attendibilità dei dati, l'ufficio dispone le opportune verifiche in merito per le conseguenti correzioni, integrazioni o cancellazioni, nei modi disciplinati nel titolo terzo del presente decreto.

     Qualora l'ufficio predetto accerti che i dati sono stati raccolti in violazione dell'art. 7 della legge 1° aprile, 1981, n. 121, inibisce la loro conservazione negli archivi magnetici ed ordina l'eliminazione del relativo documento di riferimento all'ufficio che conserva il documento stesso.

 

          Art. 7.

     Le informazioni ed i dati sono acquisiti agli archivi magnetici del centro elaborazione dati, oltrechè dalle forze di polizia, dall'autorità giudiziaria, dalla pubblica amministrazione e da ogni altro soggetto presso il quale siano formati o conservati i documenti di cui all'art. 7 della legge 1° aprile 1981, n. 121. L'acquisizione presso pubbliche amministrazioni avviene secondo le modalità individuate dalla commissione tecnica di cui all'art. 8, terzo comma, della citata legge e concordate con le amministrazioni stesse.

     I dati forniti al centro predetto dall'autorità giudiziaria ai sensi dell'art. 165-ter del codice di procedura penale sono inseriti nelle procedure predisposte a norma dell'art. 3, lettera b), del presente decreto.

     L'autorità giudiziaria che comunica al centro elaborazione dati, a norma dell'art. 165-ter del codice di procedura penale, atti o documenti coperti da segreto istruttorio, può chiedere che gli stessi siano inseriti in speciali procedure alle quali possono accedere, a norma dell'art. 165-bis del codice di procedura penale, gli altri magistrati, indicati nello stesso articolo, con le modalità stabilite nell'art. 9 del presente decreto.

     Le modalità tecniche relative alle operazioni di cui ai commi precedenti sono determinate dalla commissione prevista dall'art. 8, terzo comma, della legge 1° aprile 1981, n. 121.

     Le informazioni relative ad operazioni o posizioni bancarie possono essere acquisite, oltrechè nei casi e nei modi previsti dall'art. 13 del decreto-legge 15 dicembre 1979, n. 625, convertito nella legge 6 febbraio 1980, n. 15, anche secondo le norme stabilite dall'art. 7, terzo comma, della legge 1° aprile 1981, n. 121.

 

          Art. 8.

     I dati e le informazioni, comunicati dalle polizie straniere nell'ambito delle collaborazioni internazionali tra le forze di polizia, attraverso gli ordinari canali previsti dalle relative intese, vengono acquisiti negli archivi elettronici del centro elaborazione dati, ai sensi dell'art. 7, quarto comma, della legge 1° aprile 1981, n. 121. L'ufficio per il coordinamento e la pianificazione verifica nei modi di cui all'art. 6 del presente decreto, che i dati da acquisire non contrastino con il secondo comma del citato art. 7 della predetta legge.

     Le modalità tecniche relative all'acquisizione dei dati sono fissate dalla commissione di cui all'art. 8, terzo comma, della legge stessa.

 

Titolo II

PROCEDURE PER L'ACCESSO E LA COMUNICAZIONE

DEI DATI E RELATIVO REGIME DI AUTORIZZAZIONE

 

          Art. 9.

     I soggetti che possono accedere ai dati ed alle informazioni contenuti negli archivi magnetici del centro elaborazione dati, ai sensi dell'art. 9, primo comma, della legge 1° aprile 1981, n. 121, oltrechè i funzionari dell'ufficio per il coordinamento e la pianificazione addetti al settore, muniti di apposita autorizzazione rilasciata dal direttore del predetto ufficio, sono:

     a) i funzionari preposti alla direzione degli uffici centrali e provinciali di pubblica sicurezza; gli ufficiali preposti ai comandi che svolgono servizio di istituto dell'Arma dei carabinieri e della guardia di finanza;

     b) i funzionari appartenenti ai ruoli della Polizia di Stato preposti alla direzione degli uffici periferici di cui all'art. 31, n. 6, della legge sopracitata;

     c) i dirigenti dei servizi di sicurezza;

     d) gli ufficiali di polizia giudiziaria, gli ufficiali di pubblica sicurezza ed i funzionari e i responsabili delle strutture operative dei servizi di sicurezza autorizzati dal direttore dell'ufficio per il coordinamento e la pianificazione o dai capi dei rispettivi uffici, comandi o servizi di cui alle precedenti lettere a), b) e c), a norma dell'art. 11, ultimo comma, della ripetuta legge, secondo le modalità stabilite dall'art. 11 del presente decreto.

     Nell'ambito delle procedure di cui all'art. 3, lettera b), del decreto, l'accesso alle informazioni ed ai dati registrati in procedure individuate dall'ufficio per il coordinamento e la pianificazione a norma dell'ultimo comma dello stesso art. 3 potrà essere limitato ai soli capi degli uffici o ai responsabili di servizi o reparti operativi, all'uopo delegati, muniti di particolare chiave d'accesso con le modalità stabilite dalla commissione di cui all'art. 8, terzo comma, della citata legge.

     Alle informazioni ed ai dati contenuti negli archivi magnetici del centro elaborazione dati può accedere altresì, nei limiti previsti dall'art. 9, secondo comma, della legge sopracitata e dall'art. 7, terzo comma, del presente regolamento, l'autorità giudiziaria avanti la quale è pendente un procedimento mediante esibizione di apposita attestazione, da inoltrare o presentare agli uffici competenti, circa l'attinenza della richiesta al procedimento stesso e le generalità del giudice al quale è affidato l'affare.

     Le norme tecniche relative all'accesso alle speciali procedure di cui all'art. 7, terzo comma, del presente decreto sono stabilite dalla commissione di cui all'art. 8, terzo comma, della legge 1° aprile 1981, n. 121.

 

          Art. 10.

     L'accesso ai dati ed alle informazioni conservati negli archivi magnetici del centro elaborazione dati, da parte dei soggetti di cui all'articolo precedente, avviene di norma attraverso la rete periferica dei terminali collegati al sistema integrato di elaboratori facente capo al suddetto centro, ovvero attraverso richiesta scritta motivata, rivolta all'ufficio per il coordinamento e la pianificazione, di particolari elaborazioni da sviluppare su tabulati, che verranno trasmessi ove possibile per via terminale.

     Lo stesso ufficio potrà, a proprio giudizio, ammettere che i soggetti di cui al precedente art. 9 rivolgano personalmente la richiesta all'ufficio medesimo.

     A tali fini l'ufficio predetto, verifica l'identità della persona che richiede l'accesso, la sussistenza dell'eventuale autorizzazione conferita in via permanente o in via provvisoria a norma del successivo art. 11 ovvero, per gli appartenenti all'autorità giudiziaria, acquisita l'attestazione di cui al penultimo comma dell'articolo precedente e compiuta una sommaria deliberazione delle esigenze che giustificano lo stesso, formula la richiesta al centro elaborazione dati e consegna i dati ottenuti al richiedente.

     Delle richieste rivolte direttamente all'ufficio predetto deve essere fatta annotazione in appositi registri conservati a cura dell'ufficio medesimo.

 

          Art. 10 bis. [1]

     Oltre a quanto previsto dagli articoli 9 e 10, il personale della polizia municipale addetto ai servizi di polizia stradale in possesso della qualifica di agente di pubblica sicurezza, autorizzato dal comando, ufficio o servizio di appartenenza può accedere ai dati e alle informazioni contenute nello "schedario veicoli rubati operante presso il centro elaborazione dati di cui al presente regolamento, limitatamente alle categorie di dati individuate a norma dell'articolo 3, secondo comma, per le finalità relative allo svolgimento dei servizi di polizia stradale ed alla prevenzione e repressione dei reati concernenti i veicoli ed i relativi contrassegni di identificazione. [2]

     Le autorizzazioni all'accesso possono essere conferite in via permanente o per un periodo di tempo determinato, e sono comunicate all'Ufficio per il coordinamento e la pianificazione a norma dell'articolo 10, terzo comma. La sospensione dal servizio e la sospensione o revoca della qualifica di agente di pubblica sicurezza comportano l'immediata decadenza dell'autorizzazione.

     Per le finalità di cui ai comma 1, il Dipartimento della pubblica sicurezza e le amministrazioni interessate adottano, per quanto di competenza, tutte le misure necessarie per garantire la sicurezza dei dati personali oggetto di trattamento da parte del personale di cui al comma 1, ai sensi dell'articolo 15 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, e nell'osservanza delle norme regolamentari previste dal medesimo articolo e delle eventuali disposizioni impartite dal Garante per la protezione dei dati personali.

 

          Art. 10 ter. [3]

     Il Dipartimento della pubblica sicurezza, compatibilmente con le esigenze dei servizi d'istituto, fornisce agli organismi interessati la collaborazione occorrente per la migliore attuazione, da parte della polizia municipale, delle disposizioni del presente regolamento.

 

          Art. 11.

     L'autorizzazione di cui al precedente art. 9, lettera d), è conferita dal direttore dell'ufficio per il coordinamento e la pianificazione o dai capi degli uffici, comandi o servizi in via permanente, ovvero di volta in volta per l'acquisizione di singole informazioni e dati nei modi previsti dal terzo comma del precedente art. 10.

     L'autorizzazione permanente deve essere conferita di preferenza ai responsabili dei servizi o reparti operativi e deve essere comunicata preventivamente all'ufficio per il coordinamento e la pianificazione, al quale vanno altresì comunicate immediatamente tutte le variazioni intervenute.

     L'autorizzazione per l'acquisizione di singole notizie deve essere conferita in forma scritta dai capi degli uffici, comandi e servizi e deve contenere l'indicazione delle complete generalità, della qualifica e delle funzioni svolte dal soggetto autorizzato nonchè la specificazione delle notizie che si vogliono acquisire e dei relativi motivi.

 

          Art. 12.

     Le modalità tecniche per l'accesso, attraverso la rete di terminali, alle diverse categorie di procedure, dati ed informazioni contenuti negli archivi magnetici del centro elaborazione dati, se4condo i livelli differenziati d'accesso di cui all'art. 3 del presente decreto, sono stabilite dalla commissione di cui all'art. 8, terzo comma, della legge 1° aprile 1981, n. 121.

     Gli accessi via terminale devono essere registrati su appositi supporti magnetici da conservarsi a cura del predetto centro.

 

          Art. 13.

     Gli operatori tecnici addetti al centro elaborazione dati dovranno essere muniti di apposito nulla osta di segretezza e dovranno osservare le norme di sicurezza da stabilirsi dalla commissione tecnica di cui all'art. 8, terzo comma, della legge 1° aprile 1981, n. 121.

     Lo stesso nulla osta è richiesto per gli operatori tecnici addetti ai terminali periferici abilitati all'accesso alle procedure di cui all'art. 3, lettera b), del presente decreto.

 

          Art. 14.

     Le informazioni ed i dati contenuti negli archivi magnetici del centro elaborazione dati operante nell'ambito dell'ufficio per il coordinamento e la pianificazione vengono forniti alle polizie straniere, a condizione di reciprocità, nell'ambito delle collaborazioni internazionali tra le forze di polizia, curate dal predetto ufficio, attraverso gli ordinari canali previsti dalle relative intese. L'ufficio medesimo verifica le procedure ed esamina i dati nei modi previsti dagli articoli 3 e 6 del presente decreto.

     In nessun caso potranno essere forniti i dati coperti da segreto istruttorio.

 

Titolo III

PROCEDURE PER LA CORREZIONE O CANCELLAZIONE DEI

DATI ERRONEI E PER LA INTEGRAZIONE DI QUELLI INCOMPLETI

 

          Art. 15.

     Alle verifiche previste dall'art. 10, primo comma, della legge 1° aprile 1981, n. 121, presenziano il direttore dell'ufficio per il coordinamento e la pianificazione ed il direttore del centro elaborazione dati ai fini della necessaria assistenza di carattere amministrativo e tecnico.

     I predetti dirigenti possono all'uopo delegare altri funzionari addetti agli specifici settori nell'ambito dei rispettivi uffici.

 

          Art. 16.

     I nominativi dei dipendenti delle Camere, eventualmente scelti a norma del terzo comma dell'art. 10 della legge 1° aprile 1981, n. 121, dal comitato parlamentare per assisterlo nelle verifiche di cui al precedente art. 15, sono previamente comunicati al Ministero dell'interno ai fini del rilascio del contrassegno prescritto per accedere ai locali del centro elaborazione dati.

     I predetti dipendenti devono, altresì, essere muniti del nulla osta di segretezza.

 

          Art. 17.

     I dipendenti del Ministero dell'interno che possono essere chiamati ad assistere il comitato parlamentare nelle verifiche di cui all'art. 15 devono essere muniti del nulla osta di segretezza e possono accedere ai locali del centro elaborazione dati con le modalità di cui al precedente art. 16.

 

          Art. 18.

     Le modalità tecniche relative alla estrazione casuale di dati e informazioni da fornire senza riferimenti nominativi al comitato parlamentare, nel corso delle verifiche di cui al precedente art. 15, sono stabilite dalla commissione tecnica di cui all'art. 8, terzo comma, della legge 1° aprile 1981, n. 121, ed approvate dal comitato parlamentare stesso.

     Le informazioni ed i dati che, a seguito di tali verifiche, risultino raccolti in violazione dell'art. 7 della legge sopracitata sono rettificati, integrati o cancellati a cura del direttore del centro elaborazione dati, nei tempi e nei modi che verranno stabiliti dalla commissione citata al comma precedente.

     La medesima procedura si applica in ordine ai dati ed alle informazioni la cui erroneità, incompletezza o illegittima raccolta sia stata segnalata al comitato stesso dall'autorità procedente di cui all'art. 10, quarto comma, della ripetuta legge 1° aprile 1981, n. 121. Al comitato, peraltro, potranno essere esibiti dal centro elaborazione dati i soli dati oggetto di segnalazione da parte della predetta autorità [4] .

 

          Art. 19.

     L'istanza presentata al tribunale penale competente, ai sensi dell'art. 10, quinto comma, della legge 1° aprile 1981, n. 121, da parte di chi viene a conoscenza, nei modi previsti dallo stesso comma, della raccolta sul proprio conto di dati che egli ritenga erronei, incompleti od illegittimamente raccolti, deve essere comunicata in copia integrale, a cura della cancelleria del tribunale medesimo, al Ministero dell'interno, in persona del direttore dell'ufficio per il coordinamento e la pianificazione, per posta in piego chiuso raccomandato con ricevuta di ritorno da spedire entro tre giorni dalla presentazione dell'istanza stessa.

 

          Art. 20.

     L'ufficio per il coordinamento e la pianificazione, ricevuta la comunicazione di cui all'articolo precedente, dispone l'immediata verifica dei dati e delle informazioni di cui si assume l'erroneità, l'incompletezza e l'illegittimità raccolta ai fini della eventuale integrazione, correzione o cancellazione dei dati e delle informazioni medesime che risultassero erronei, incompleti o illegittimamente raccolti [5] .

 

          Art. 21.

     L'audizione dell'Amministrazione della pubblica sicurezza nel procedimento previsto dall'art. 10, sesto comma, della legge 1° aprile 1981, n. 121, avviene per il tramite di funzionari dell'ufficio per il coordinamento e la pianificazione ovvero attraverso funzionari dipendenti dalle autorità provinciali di pubblica sicurezza, indicati dal direttore dell'ufficio di coordinamento medesimo tra quelli abilitati all'accesso alle informazioni ed ai dati registrati negli archivi magnetici del centro elaborazione dati.

 

          Art. 22.

     Qualora avverso l'ordinanza prevista dal penultimo comma dell'art. 10 della legge 1° aprile 1981, n. 121, sia proposto ricorso per Cassazione, il cancelliere della Corte di cassazione, nei termini e con le modalità previste nell'art. 19, comunica al Ministero dell'interno, in persona del direttore dell'ufficio per il coordinamento e la pianificazione, copia integrale dei motivi del ricorso e degli eventuali motivi successivamente aggiunti.

 

          Art. 23.

     Nei procedimenti avanti l'autorità giudiziaria, di cui all'art. 10 della legge 1° aprile 1981, n. 121, l'Amministrazione della pubblica sicurezza può farsi assistere dall'Avvocatura dello Stato.