§ 54.3.6 - D.P.C.M. 6 ottobre 1994, n. 769. [1]

Regolamento per la gestione delle spese occorrenti per il funzionamento dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.

(G.U. 3 aprile 1994, n. 78).

 

     Art. 1. Ambito di applicazione.

     1. Il presente regolamento, emanato ai sensi dell'art. 5 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, disciplina la gestione delle spese occorrenti per il funzionamento dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione - di seguito denominata Autorità - istituita con l'art. 4, comma 1, del predetto decreto, nonchè per la realizzazione dei progetti innovativi dalla stessa direttamente gestiti.

 

          Art. 2. Gestione dei fondi.

     1. Alle spese di funzionamento dell'Autorità e a quelle occorrenti per la realizzazione dei progetti innovativi di cui all'art. 1 si provvede mediante apertura di distinte contabilità speciali presso la sezione di tesoreria provinciale dello Stato di Roma, intestate all'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.

     2. Le contabilità speciali sono alimentate mediante mandati, commutabili in quietanze di entrata delle stesse contabilità speciali, tratti sui rispettivi fondi iscritti negli appositi capitoli istituiti ai sensi dell'art. 5, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, nello stato di previsione della spesa della Presidenza del Consiglio dei Ministri.

 

          Art. 3. Limiti di spesa e programmazione finanziaria.

     1. Le spese da effettuarsi nei limiti degli stanziamenti iscritti nei rispettivi capitoli, sono disposte sulla base di un documento programmatico che fissa, prima dell'inizio di ogni esercizio, gli obiettivi da raggiungere e i criteri di massima da seguire nello svolgimento dell'attività istituzionale.

 

          Art. 4. Attribuzioni.

     1. I pagamenti da imputarsi alle contabilità speciali sono disposti dal presidente dell'Autorità o, per sua delega, dal direttore generale.

     2. Sugli ordini di pagamento emessi sia dal presidente che dal direttore generale dovrà essere apposto, prima dell'esecuzione, il visto del responsabile del servizio amministrazione e contabilità.

 

          Art. 5. Conservazione delle somme impegnate.

     1. Le somme versate sulle contabilità speciali, che non siano state erogate alla chiusura dell'esercizio finanziario, possono essere conservate per effettuare i pagamenti delle somme già impegnate fino al termine dell'esercizio successivo.

 

          Art. 6. Ordinazione di spese per beni e servizi.

     1. Salvo quanto disposto nei successivi articoli in materia di procedure contrattuali, le spese per la fornitura di beni e servizi sono ordinate dal presidente dell'Autorità o da un suo delegato sulla base dei criteri deliberati dall'Autorità medesima.

 

          Art. 7. Spese per i servizi in economia.

     1. Per le spese occorrenti all'affitto e alla manutenzione dei locali, all'acquisto e alla manutenzione dei mobili, arredi e impianti tecnici e per ogni altra spesa necessaria ai servizi dell'economato, il presidente dell'Autorità può autorizzare l'economo-cassiere, di cui al successivo art. 8, ad effettuare spese di importo non superiore a lire cinque milioni, ai migliori prezzi correnti.

     2. Gli assuntori e i fornitori debbono prestare, se richiesti, idonea cauzione.

     3. Per quanto non disposto dal presente regolamento, alle spese di cui al comma 1 si applicano, in quanto compatibili, le disposizioni del regolamento per i servizi in economia della Presidenza del Consiglio dei Ministri, approvato con decreto del Presidente della Repubblica 5 giugno 1985, n. 359.

 

          Art. 8. Servizio di cassa interno.

     1. Il presidente può autorizzare, previa determinazione dell'Autorità, l'istituzione di un servizio di cassa interno. L'incarico di economo-cassiere è conferito, su proposta del direttore generale, ad un dipendente in servizio presso l'Autorità per un periodo non superiore a due anni ed è rinnovabile.

     2. L'economo-cassiere, funzionalmente posto alle dipendenze del direttore generale, può essere dotato all'inizio di ciascun anno finanziario, con determinazione del presidente, di un fondo non superiore a lire dieci milioni, reintegrabile durante l'esercizio, previa presentazione del rendiconto delle somme già spese. Con tale fondo si può provvedere, di norma, al pagamento delle minute spese di ufficio, delle spese per piccole riparazioni e manutenzione di mobili e locali, delle spese postali, di vettura e per l'acquisto di giornali e di pubblicazioni periodiche.

     3. Possono gravare sul fondo di cui al comma 2 gli acconti per le spese di viaggio e di indennità di missione e delle spese di rappresentanza, ove non sia possibile provvedervi tempestivamente con ordinativi di pagamento tratti sulla contabilità speciale di pertinenza.

     4. Nessun pagamento può essere effettuato con il fondo a disposizione senza l'autorizzazione del funzionario preposto al servizio di amministrazione e contabilità.

 

          Art. 9. Responsabilità dell'economo-cassiere.

     1. L'economo-cassiere è responsabile delle operazioni di cassa e deve accertare la regolarità delle relative determinazioni di pagamento. Egli è altresì responsabile del numerario e di ogni altro valore affidatogli.

 

          Art. 10. Scritture contabili.

     1. L'economo-cassiere tiene:

     a) un registro di cassa per tutte le operazioni di entrata e di uscita dal quale risultino, giornalmente, il fondo di cassa iniziale, i pagamenti effettuati nella giornata ed il fondo di cassa esistente alla chiusura della cassa;

     b) un registro dei valori e dei titoli in deposito.

     2. Il denaro ed i valori debbono essere custoditi in cassaforte. Non possono essere depositati in cassaforte denaro, titoli ed oggetti di valore che non siano di pertinenza degli uffici.

 

          Art. 11. Situazione di cassa.

     1. L'economo-cassiere compila mensilmente la situazione di cassa su apposito modulo e ne rimette copia al servizio di amministrazione e contabilità.

 

          Art. 12. Inventari.

     1. Dei beni acquistati o dati in uso all'Autorità sono redatti appositi inventari, nei quali i beni stessi sono classificati in conformità alle disposizioni vigenti per le amministrazioni dello Stato.

 

          Art. 13. Manutenzione dei beni.

     1. L'economo-cassiere svolge le funzioni di consegnatario. Provvede direttamente alla manutenzione dei beni, arredamenti e materiali in dotazione agli uffici e vigila sulla regolare esecuzione dei servizi appaltati.

     2. Ai fini di cui al comma 1 l'economo-cassiere tiene:

     a) un registro d'inventario per i mobili e le attrezzature in dotazione agli uffici;

     b) un registro di carico e scarico per il materiale di facile consumo.

 

          Art. 14. Elenco indicativo delle spese di funzionamento.

     1. Sul fondo per le spese di funzionamento dell'Autorità gravano le seguenti spese:

     a) le indennità spettanti al presidente e ai membri dell'Autorità, nonchè al direttore generale, ai sensi dell'art. 4, comma 5, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39;

     b) le indennità da corrispondere ai componenti della commissione di cui all'art. 8 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39;

     c) gli stipendi e gli altri assegni fissi spettanti al personale in servizio presso l'Autorità;

     d) i compensi per il lavoro straordinario e quelli incentivanti la produttività;

     e) i compensi ai consulenti e alle società di consulenza, nonchè quelli concernenti convenzioni di ricerca e collaborazioni con studiosi ed esperti, istituti universitari ed organismi specializzati per l'acquisizione di dati ed elementi utili ai fini del migliore esercizio dei compiti istituzionali;

     f) le indennità e i rimborsi-spese di trasporto per missioni svolte nel territorio nazionale ed all'estero;

     g) le spese postali, telegrafiche e telefoniche e le altre inerenti al servizio di corrispondenza;

     h) le spese di locazione, manutenzione, adattamento dei locali e dei relativi impianti, nonchè per l'acquisto, il noleggio e la manutenzione di autoveicoli, carburante e lubrificante;

     i) le spese per l'acquisto e la manutenzione di mobili e arredi, per l'acquisto, il noleggio e la manutenzione di macchine da scrivere e da calcolo, di apparecchi televisori, di registrazione del suono e delle immagini, di fotoriproduzione e di apparati di elaborazione elettronica;

     l) le spese per l'acquisto di libri, giornali, riviste ed altre pubblicazioni;

     m) le spese relative alla partecipazione a incontri di studio, convegni e seminari di aggiornamento professionale, congressi, mostre ed altre manifestazioni;

     n) le spese di trasporto, imballaggio e facchinaggio;

     o) le spese casuali;

     p) le spese di rappresentanza, da effettuarsi sulla base dei criteri e delle istruzioni impartite dall'Autorità;

     q) le spese per interventi assistenziali nei confronti del personale;

     r) ogni altra spesa necessaria al funzionamento degli uffici dell'Autorità.

     2. Per spese di rappresentanza, di cui alla lettera p) del comma 1, si intendono quelle finalizzate a soddisfare le esigenze dell'amministrazione di manifestarsi all'esterno e di intrattenere pubbliche relazioni con altri soggetti nell'ambito dei propri fini istituzionali. Sono comunque da considerarsi tali:

     a) piccoli doni, quali targhe, medaglie, libri, coppe, oggetti simbolici a personalità italiane e straniere o a membri di delegazioni straniere in visita all'Autorità, oppure in occasione di visite all'estero compiute da rappresentanti o delegazioni ufficiali dell'Autorità stessa;

     b) omaggi floreali, necrologi in occasione della morte di personalità rilevanti in campo informatico o di componenti degli organi collegiali dell'Autorità;

     c) consumazioni in occasioni di incontri di lavoro del presidente con personalità estranee all'Autorità o in occasione di visite ufficiali presso l'Autorità di componenti di missioni di studio italiani e stranieri.

     3. Per le spese di cui al comma 1, relative all'acquisto di beni e servizi, non è richiesta l'autorizzazione del Provveditorato generale dello Stato.

 

          Art. 15. Rendiconto e controllo della gestione.

     1. Entro trenta giorni dal termine dell'esercizio, il servizio amministrazione e contabilità predispone il rendiconto delle spese impegnate e di quelle pagate, distinte per categorie, da sottoporre all'approvazione dell'Autorità.

     2. Il rendiconto è strutturato in due sezioni, ciascuna comprendente i dati contabili pertinenti ad una contabilità speciale. A loro volta, le sezioni sono articolate funzionalmente sulla base dei programmi e degli obiettivi indicati all'art. 3, in modo da consentire un adeguato controllo di gestione ed una corretta programmazione finanziaria dell'azione dell'Autorità, occorrendo, anche in corso di esercizio.

     3. Nei successivi trenta giorni, il rendiconto approvato, accompagnato da una relazione illustrativa del Presidente è trasmesso, per il tramite della Ragioneria centrale della Presidenza del Consiglio dei Ministri, alla Corte dei conti per il controllo previsto dall'art. 5, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39.

     4. La relazione illustrativa di cui al comma 2 contiene, in particolare, valutazioni in ordine alla regolarità, economicità, efficienza ed efficacia della gestione, agli obiettivi perseguiti, ai risultati raggiunti e agli eventuali scostamenti, anche con riferimento ai costi sostenuti e ai benefici previsti in relazione ai progetti innovativi realizzati o in corso di realizzazione.

 

          Art. 16. Norme contrattuali di carattere generale.

     1. Le disposizioni del presente regolamento in materia contrattuale si applicano limitatamente ai casi non disciplinati dalla normativa comunitaria e da quella nazionale di recepimento.

     2. Ai lavori, agli acquisti, alle alienazioni, alle permute, alle forniture, alle locazioni, comprese quelle finanziarie, ed ai servizi in genere si provvede con contratti da stipularsi secondo le procedure e le norme contenute nel presente regolamento.

     3. I contratti sono stipulati nelle forme del diritto privato, anche mediante scambio di corrispondenza secondo l'uso del commercio. La forma dei contratti deve essere sempre quella scritta.

     4. L'Autorità delibera ed approva i contratti. Tali poteri possono essere delegati al presidente dell'Autorità e al direttore generale, rispettivamente nei limiti di valore di lire 1 miliardo per il presidente e di lire 500 milioni per il direttore generale.

     5. I contratti devono avere termine e durata certi e non possono comunque superare, anche con successive proroghe, i nove anni, salvi casi di assoluta necessità o convenienza da indicare nella relativa delibera di autorizzazione della spesa.

     6. Sempre che non sia diversamente disposto dalla legge, la valutazione della congruità dei prezzi è compiuta dall'Autorità previa acquisizione del parere di una commissione appositamente costituita con provvedimento dell'Autorità stessa. Per lavori di particolare complessità tecnica potrà essere altresì acquisito il parere di organi tecnici di altre amministrazioni dello Stato. Per i contratti di importo compresi tra 5 e 100 milioni di lire l'Autorità potrà previamente acquisire un parere sulla congruità dei prezzi da parte di una commissione permanente composta prevalentemente da funzionari interni. Ai soli membri esterni delle anzidette commissioni, se presenti, potranno essere corrisposti compensi determinati di volta in volta dal presidente dell'Autorità in rapporto alla durata e alla rilevanza delle prestazioni. Il parere di congruità non è richiesto per l'affidamento di studi, ricerche e consulenze di cui al successivo art. 26.

     7. Nei contratti devono essere previste adeguate penalità per inadempienze e ritardi nell'esecuzione dei lavori e delle prestazioni convenute. Nei contratti a durata pluriennale o ad esecuzione continuata o periodica, e salvo che nei casi espressamente disciplinati dalla legge, l'Autorità può riservarsi la facoltà di rinegoziare i costi a proprio favore, al verificarsi di condizioni od eventi contrattualmente predeterminati. Tale clausola è comunque prevista per l'ipotesi in cui l'originaria congruità dei prezzi, per qualsiasi motivo, venga meno.

     8. Fermo restando quanto previsto dalla legge, l'aggiudicazione o l'affidamento di lavori di particolare complessità sono effettuati dall'Autorità sulla base di un progetto esecutivo, che contenga la precisa indicazione del costo complessivo dei lavori. Il costo così definito potrà essere aumentato solo per causa di forza maggiore o per motivate ragioni tecniche, sempre che detti eventi fossero imprevedibili all'atto della progettazione. In tal caso, non potranno essere effettuati nuovi o diversi lavori senza il preventivo assenso scritto da parte dell'Autorità o, previa delega nel rispetto dei limiti di cui al comma 4, da parte del presidente o del direttore generale. In ogni caso l'eventuale incremento dei costi, compresa l'eventuale revisione dei prezzi, sarà disciplinato dalle norme vigenti in materia per le amministrazioni dello Stato.

     9. Oltre alle anticipazioni consentite per legge, sono ammessi pagamenti in acconto in ragione delle parti di opere realizzate, dei beni forniti e delle prestazioni eseguite. E' vietata la corresponsione di interessi e provvigioni a favore dell'appaltatore o dei fornitori sulle somme eventualmente anticipate per l'esecuzione del contratto.

     10. Deve essere osservato il principio della non discriminazione in base alla nazionalità nei confronti dei fornitori appartenenti agli Stati membri dell'Unione europea.

 

          Art. 17. Procedure contrattuali.

     1. Ai lavori, alle forniture e ai servizi si provvede, di norma, mediante gare da svolgersi secondo le procedure disciplinate dalle disposizioni che seguono.

     2. Le procedure contrattuali possono essere "aperte" (pubblico incanto), "ristrette" (licitazione privata e appalto concorso) e "negoziate" (trattativa privata).

     3. Tranne che per i contratti attivi, da cui derivano entrate per l'Autorità e per i quali è prescritta la procedura "aperta", le gare si svolgono, di norma, seguendo la procedura "ristretta".

     4. Nei casi previsti dall'art. 26 è ammesso il ricorso al sistema delle spese in economia.

 

          Art. 18. Procedura aperta.

     1. Nella procedura "aperta" (pubblico incanto) tutti i soggetti interessati possono presentare offerta. Se si tratta di contratti passivi, i concorrenti dovranno contestualmente documentare i requisiti di partecipazione richiesti dal bando di gara.

 

          Art. 19. Procedura ristretta.

     1. Nella procedura "ristretta" (licitazione privata e appalto concorso) sono invitati a presentare la propria offerta solo i concorrenti che, avendo presentato domanda di partecipazione alla gara, abbiano dimostrato la propria capacità tecnico-economico-finanziaria ad effettuare la prestazione richiesta.

     2. La selezione dei concorrenti da invitare alla gara, fra tutti coloro che hanno presentato domanda di partecipazione, è effettuata da una commissione all'uopo nominata dal presidente dell'Autorità. All'esito della selezione deve comunque essere assicurata una partecipazione che consenta un'adeguata concorrenza.

     3. Ai concorrenti selezionati sarà inviata la lettera di invito a presentare, entro termini specificati, la propria offerta tecnico-economica, con allegati il capitolato tecnico e lo schema di contratto che regolerà il rapporto tra l'Autorità e l'aggiudicatario.

     4. Per lo svolgimento della procedura ristretta è necessaria la presenza di almeno due offerte valide.

 

          Art. 20. Criteri di aggiudicazione.

     1. Nel bando di gara sono specificati i criteri di aggiudicazione che saranno seguiti dall'Autorità e che sono, alternativamente, i seguenti:

     a) al prezzo più alto (pubblico incanto) se si tratta di contratti attivi; al prezzo più basso, se si tratta di contratti passivi;

     b) al prezzo più basso (licitazione privata), qualora il capitolato tecnico sia molto particolareggiato e, comunque, tale da identificare inequivocabilmente la prestazione che l'Autorità intende ricevere;

     c) all'offerta più vantaggiosa sotto il profilo tecnico-economico (appalto concorso), qualora nel capitolato tecnico siano contenute solo prescrizioni di massima e si ritenga, quindi, conveniente avvalersi della collaborazione e dell'apporto di competenza tecnica ed esperienza specifica da parte dell'offerente per l'elaborazione del progetto definitivo. In tale caso nel bando di gara vanno indicati, in ordine decrescente di importanza, gli elementi che saranno presi in considerazione per la valutazione comparativa delle offerte.

 

          Art. 21. Procedura negoziata.

     1. E' ammessa la procedura negoziata (trattativa privata) nei seguenti casi:

     a) quando, a seguito di esperimento di gara, per qualsiasi motivo, l'aggiudicazione non abbia avuto luogo;

     b) per la fornitura di beni, la prestazione di servizi, ivi compresi quelli del settore informatico, e l'esecuzione di lavori che una sola impresa può fornire od eseguire con i requisiti tecnici ed il grado di perfezione richiesti, nonchè quando l'acquisto riguardi beni la cui produzione è garantita da privativa industriale;

     c) per la locazione d'immobili;

     d) quando l'urgenza, adeguatamente motivata, dei lavori, degli acquisti e delle forniture di beni e servizi dovuta a circostanze imprevedibili, o quando la particolare natura e le caratteristiche dell'oggetto e delle prestazioni, ovvero quando la necessità di far eseguire le prestazioni a spese ed a rischio degli imprenditori inadempienti, non consentano l'indugio della gara;

     e) per lavori complementari non considerati nel contratto originario o che siano resi necessari da circostanze imprevedibili all'atto dell'affidamento del contratto, a condizione che siano affidati allo stesso contraente, non siano tecnicamente o economicamente separabili dalla prestazione principale, ovvero, benchè separabili, siano strettamente necessari per il completamento dei lavori o della fornitura originaria e il loro ammontare non superi il 50% dell'importo originario;

     f) per l'affidamento al medesimo contraente di forniture destinate al completamento, al rinnovo parziale, o all'ampliamento di quelle esistenti, qualora il ricorso ad altri fornitori costringa ad acquistare materiale di tecnica differente, il cui impiego o la cui manutenzione comporti notevoli difficoltà o incompatibilità tecniche. La durata di tali contratti non può, come norma generale, superare i tre anni;

     g) per l'acquisizione di beni o prodotti soggetti a prezzi amministrati o sorvegliati;

     h) quando trattasi di contratti di importo non superiore a 200 milioni di lire, con esclusione dei casi in cui detti contratti costituiscano ripetizione, frazionamento o completamento di precedenti lavori o forniture;

     i) quando trattasi di contratti di assicurazione.

     2. Nei casi indicati alle lettere a), d), h) ed i) del comma 1 devono essere interpellate più imprese o ditte, persone od enti e, comunque, non inferiori a tre.

 

          Art. 22. Transazioni.

     1. Per la definizione delle transazioni di importo superiore a lire 100 milioni il direttore generale è tenuto a richiedere il preventivo parere dell'Avvocatura generale dello Stato.

 

          Art. 23. Collaudi e verifiche.

     1. Tutti i lavori e le forniture sono soggetti a collaudo secondo le norme stabilite dalle vigenti disposizioni e dal contratto, il quale potrà prevedere collaudi parziali ed in corso d'opera.

     2. Il collaudo è effettuato in forma individuale o collegiale, dal personale dell'Autorità in possesso della competenza tecnica necessaria, ovvero, qualora se ne ravvisi la necessità, da esperti esterni appositamente incaricati. La nomina dei collaudatori è effettuata dal presidente dell'Autorità.

     3. Il collaudo non potrà comunque essere effettuato da chi abbia progettato, diretto o sorvegliato i lavori, ovvero da chi abbia partecipato all'aggiudicazione del contratto o alle relative forniture.

     4. Nel caso in cui l'importo dei lavori o delle forniture non superi i 150.000.000 di lire l'atto formale di collaudo può essere sostituito da un certificato di regolare esecuzione rilasciato dal responsabile del servizio o da altro dipendente appositamente incaricato.

     5. Per l'acquisizione di beni e servizi diversi dai lavori e dalle forniture di cui ai commi precedenti, semprechè non sia possibile o conveniente procedere al collaudo secondo le modalità e i criteri ivi previsti, il funzionario cui viene effettuata la consegna dovrà procedere ad una verifica della regolarità e della corrispondenza dei beni e dei servizi acquistati con quelli ordinati. Di tale corrispondenza e regolarità è redatta apposita attestazione.

 

          Art. 24. Controllo interno.

     1. La corretta ed economica gestione dei beni e dei servizi acquistati viene verificata a cura del servizio di controllo interno istituito ai sensi dell'art. 6 del decreto legislativo 10 novembre 1993, n. 470, che effettua anche, a tal fine, valutazioni comparative dei costi e dei rendimenti dei beni e servizi stessi nonchè dei lavori e delle forniture, in relazione agli obiettivi perseguiti.

 

          Art. 25. Adeguamento limiti di somma.

     1. I limiti di spesa e di somma indicati nei precedenti articoli sono aggiornati annualmente, con delibera dell'Autorità, in base alle variazioni dell'indice ISTAT dei prezzi al consumo.

 

          Art. 26. Studi, ricerche, consulenze e prestazioni professionali.

     1. L'Autorità può avvalersi di personale estraneo per l'effettuazione di compiti:

     a) di studio e consulenza che richiedano specifiche competenze non riscontrabili nelle figure professionali esistenti in organico o al momento non disponibili all'interno dell'Autorità;

     b) di supporto strumentale all'attività di ricerca;

     c) di partecipazione alle commissioni di cui agli articoli 16 e 19.

     2. Per l'affidamento di tali compiti possono essere stipulati contratti con liberi professionisti, con dipendenti pubblici, nei limiti e nelle condizioni previste dalle rispettive norme di stato giuridico, con persone giuridiche pubbliche e private, ditte, associazioni. Tali contratti, della durata massima di un anno, possono essere rinnovati.

     3. I compensi per gli esperti iscritti ad albi professionali saranno corrisposti sulla base delle tariffe minime stabilite per le relative categorie professionali, mentre per gli altri professionisti o per i dipendenti pubblici, i compensi sono stabiliti di volta in volta dal direttore generale, in rapporto alla durata e alla rilevanza delle prestazioni, secondo i criteri stabiliti nell'apposito tariffario preventivamente approvato dall'Autorità, da richiamarsi nel relativo disciplinare di incarico.

 

          Art. 27. Norme di rinvio.

     1. Per quanto non disciplinato dal presente regolamento si fa rinvio alle norme della legge e del regolamento per l'amministrazione del patrimonio e per la contabilità generale dello Stato, in quanto compatibili.