§ 17.5.1 - Decisione 3 maggio 1999, n. 323. [1]

Decisione n. 1999/323/CE del Consiglio relativa ad un regolamento finanziario che disciplina gli aspetti di bilancio della gestione, da parte del segretario generale del Consiglio, dei contratti stipulati dallo stesso in qualità di rappresentante di taluni Stati membri, relativi all'installazione e al funzionamento del Help Desk Server dell'unità di gestione e della rete SIRENE fase II.

(G.U.C.E. 13 maggio 1999, n. L 123).

 

CAPITOLO I

Principi generali

 

Art. 1.

     Ai fini del presente regolamento finanziario, il "bilancio" è l'atto che prevede ed autorizza preventivamente, ogni anno, le entrate e le spese necessarie ad adempiere gli obblighi derivanti dai contratti di cui alla decisione del Consiglio del 3 maggio 1999.

 

     Art. 2.

     Il presente regolamento finanziario stabilisce le modalità relative alla fissazione e all'esecuzione del bilancio.

 

     Art. 3.

     1. Il bilancio è suddiviso in titoli a seconda dei contratti da gestire. Il titolo relativo al contratto di cui all'articolo 1, paragrafo 1, della decisione del Consiglio del 3 maggio 1999 è suddiviso in capitoli relativi, rispettivamente, al bilancio di installazione e al bilancio di funzionamento della rete SIRENE fase II. Ciascun capitolo è eventualmente suddiviso in articoli.

     2. Gli stanziamenti iscritti in ciascun titolo non possono essere destinati ad altri titoli di spesa.

 

     Art. 4.

     1. Tutte le entrate e tutte le spese sono iscritte nel bilancio e nei conti nel loro importo integrale e senza contrazione tra loro. Il totale delle entrate copre il totale delle spese.

     2. L'esercizio finanziario inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre.

     3. I contributi al bilancio da parte degli Stati di cui all'articolo 21, contributi che sono versati prima dell'inizio dell'esercizio finanziario cui si riferiscono, sono imputati al bilancio di detto esercizio.

     4. Le spese di un esercizio sono imputate all'esercizio stesso sulla base delle spese il cui mandato di pagamento sia pervenuto al controllore finanziario entro il 31 dicembre, sempre che tali spese siano state pagate dal contabile entro il 15 gennaio successivo.

 

CAPITOLO II

Fissazione del bilancio

 

     Art. 5.

     1. Il bilancio è stabilito in euro.

     2. Anteriormente al 30 settembre il segretario generale del Consiglio trasmette al gruppo "Sistema d'informazione Schengen", in seguito denominato gruppo SIS, il progetto preliminare di bilancio corredato della motivazione.

     3. Il gruppo SIS emette il proprio parere sul progetto preliminare.

     4. Il segretario generale elabora il progetto di bilancio e lo trasmette entro il 31 ottobre agli Stati di cui all'articolo 21.

     5. Gli Stati di cui all'articolo 21, riuniti in sede di Consiglio, adottano il bilancio entro la fine dell'anno.

     6. La decisione di adozione del bilancio, debitamente notificata dal segretario generale agli Stati di cui all'articolo 21, comporta l'esigibilità dei contributi di tali Stati.

 

     Art. 6.

     1. Se il bilancio non è stato adottato definitivamente all'inizio dell'esercizio:

     - possono essere effettuate operazioni di pagamento mensilmente entro i limiti di un dodicesimo del complesso degli stanziamenti iscritti in ciascun titolo del bilancio per l'esercizio precedente;

     - possono essere richiesti contributi degli Stati di cui all'articolo 21 mensilmente entro i limiti di un dodicesimo dei contributi previsti nell'ultimo bilancio regolarmente adottato.

     2. La decisione di ricorrere a ciascun dodicesimo di spese e di entrate entro i limiti di tre dodicesimi degli importi iscritti nell'ultimo bilancio regolarmente adottato, è adottata dal segretario generale che la comunica con una lettera agli Stati di cui all'articolo 21.

     3. Oltre il limite di tre dodicesimi degli importi iscritti nell'ultimo bilancio regolarmente adottato, la decisione di autorizzare pagamenti e richiedere contributi è adottata dagli Stati membri di cui all'articolo 21, riuniti in sede di Consiglio.

     4. L'adozione definitiva del bilancio fa cessare immediatamente l'applicazione delle disposizioni eventualmente adottate ai sensi dei paragrafi precedenti.

 

     Art. 7.

     1. Gli eventuali progetti di bilancio suppletivo o rettificativo sono presentati, esaminati ed approvati nella stessa forma e secondo la stessa procedura del bilancio di cui modificano le previsioni.

     2. Un bilancio rettificativo è presentato annualmente nel mese successivo alla chiusura dei conti di cui all'articolo 25, paragrafo 1, con l'obiettivo di iscrivere il saldo dell'esecuzione dell'esercizio precedente tra le entrate se è positivo, tra le spese se è negativo.

 

     Art. 8.

     Il bilancio è accessibile al pubblico.

 

CAPITOLO III

Esecuzione del bilancio e contabilità

 

     Art. 9.

     Il bilancio è eseguito secondo il principio della separazione dell'ordinatore e del contabile. Le funzioni di ordinatore, di contabile e di controllore finanziario sono incompatibili tra loro.

 

     Art. 10.

     1. La funzione di ordinatore delle entrate e delle spese è esercitata da un direttore generale del segretariato generale del Consiglio. L'ordinatore cura l'esecuzione del bilancio a nome del segretario generale e nei limiti degli stanziamenti assegnati. Può delegare i propri poteri ad un direttore.

     2. L'ordinatore può decidere gli storni da articolo ad articolo all'interno di ciascun capitolo. D'accordo con il gruppo SIS può decidere gli storni da capitolo a capitolo all'interno dello stesso titolo. Il gruppo SIS dà il suo accordo alle stesse condizioni alle quali adotta il suo parere sul bilancio.

 

     Art. 11.

     La funzione di controllore finanziario è esercitata dal controllore finanziario del Consiglio ai sensi delle norme applicabili alla funzione di quest'ultimo.

 

     Art. 12.

     La riscossione delle entrate ed il pagamento delle spese sono effettuati da un contabile assegnato alla direzione generale A del segretariato generale del Consiglio.

 

     Art. 13.

     1. Per la riscossione dei crediti dovuti ai sensi dell'articolo 21 è necessario un ordine di riscossione dell'ordinatore. Gli ordini di riscossione sono trasmessi al contabile, che li sottopone al controllore finanziario per il visto.

     2. Il visto ha lo scopo di constatare:

     - l'esattezza dell'imputazione al bilancio;

     - la regolarità e la conformità dell'ordine rispetto alle disposizioni applicabili;

     - la regolarità dei documenti giustificativi;

     - l'esattezza della designazione dell'autorità competente dello Stato debitore;

     - la data di scadenza;

     - l'esattezza dell'importo e della valuta.

     3. Il contabile prende a carico gli ordini di riscossione debitamente compilati.

 

     Art. 14.

     1. Ogni provvedimento di natura tale da comportare una spesa a carico del bilancio deve essere preventivamente oggetto di una proposta di impegno da parte dell'ordinatore al contabile, in cui figuri la destinazione della spesa, l'importo, l'imputazione della spesa al bilancio e la designazione del creditore. La proposta è sottoposta dal contabile al controllore finanziario per il visto.

     2. Il visto ha lo scopo di constatare:

     - la presentazione della proposta d'impegno in conformità del paragrafo 1;

     - l'esattezza dell'imputazione al bilancio;

     - la disponibilità degli stanziamenti nel bilancio;

     - la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle disposizioni applicabili.

 

     Art. 15.

     1. La liquidazione di una spesa da parte dell'ordinatore ha lo scopo di:

     - verificare l'esistenza dei diritti del creditore;

     - determinare o verificare l'esistenza e l'importo del credito;

     - verificare le condizioni di esigibilità del credito;

     - verificare che i beni siano stati acquistati o i servizi forniti come prescritto.

     2. L'ordinatore può far effettuare le verifiche sotto la propria responsabilità.

 

     Art. 16.

     1. L'ordinatore dà al contabile, mediante l'emissione di un ordine di pagamento ("l'ordinazione"), l'ordine di pagare una spesa di cui ha effettuato la liquidazione.

     2. L'ordine di pagamento deve menzionare:

     - l'esercizio d'imputazione;

     - il titolo, il capitolo e l'articolo del bilancio;

     - l'importo della somma da pagare espresso in cifre e per esteso in lettere, con indicazione della valuta;

     - il nome e l'indirizzo del creditore;

     - l'oggetto della spesa;

     - il modo di pagamento;

     - i numeri e le date dei visti d'impegno corrispondenti.

     3. L'ordine di pagamento è datato e firmato dall'ordinatore.

     4. Il contabile sottopone l'ordine di pagamento corredato dei documenti giustificativi originali al visto del controllore finanziario.

     5. Il visto ha lo scopo di constatare:

     - la regolarità dell'emissione dell'ordine di pagamento;

     - la concordanza dell'ordine di pagamento con l'impegno di spesa e l'esattezza del suo importo;

     - l'esattezza dell'imputazione a bilancio;

     - la disponibilità degli stanziamenti nel titolo e nell'articolo interessato del bilancio;

     - la regolarità dei documenti giustificativi;

     - l'esattezza della designazione del creditore.

     6. Ogni spesa deve essere coperta preventivamente dai contributi degli Stati di cui all'articolo 21 o, in loro mancanza, da un credito bancario. In caso di mancato pagamento i costi del prefinanziamento bancario sono suddivisi tra gli Stati inadempienti proporzionalmente ai contributi non versati e tenuto conto dell'entità del ritardo.

 

     Art. 17.

     I pagamenti vengono effettuati tramite un conto bancario aperto specificamente a tal fine a nome del segretariato generale del Consiglio. Per i trasferimenti bancari è necessaria la firma congiunta di due funzionari designati dal segretario generale, fra cui quella del contabile.

 

     Art. 18.

     In caso di rifiuto di un visto previsto agli articoli 13, 14 o 16 da parte del controllore finanziario e se l'ordinatore insiste nella sua proposta, si interpella il segretario generale. Salvo il caso in cui sia messa in discussione la disponibilità degli stanziamenti, quest'ultimo può, con decisione debitamente motivata, non tener conto del rifiuto del visto e confermare l'ordine di riscossione, l'impegno di spesa o l'ordine di pagamento. Il segretario generale informa entro un mese la Corte dei conti della decisione. Tale decisione ha effetto esecutivo a decorrere dalla data del rifiuto di visto.

 

     Art. 19.

     In caso di mancato rispetto delle disposizioni del presente regolamento finanziario la responsabilità disciplinare dell'ordinatore, del controllore finanziario e del contabile è definita dallo statuto dei funzionari delle Comunità europee.

 

     Art. 20.

     La contabilità è tenuta per anno civile col metodo della "partita doppia". Essa riproduce la totalità delle entrate e delle spese effettuate nel corso dell'esercizio finanziario.

 

CAPITOLO IV

Contributi degli Stati

 

     Art. 21.

     1. I contributi finanziari dovuti dagli Stati membri seguenti costituiscono le entrate del bilancio: Austria, Belgio, Germania, Danimarca, Spagna, Finlandia, Francia, Grecia, Italia, Lussemburgo, Paesi Bassi, Portogallo e Svezia, nonché Islanda e Norvegia.

     2. I contributi finanziari di detti Stati stabiliti nel bilancio sono espressi in euro.

 

     Art. 22.

     Gli Stati di cui all'articolo 21 mettono a disposizione del segretario generale i loro contributi finanziari secondo il criterio di ripartizione seguente.

La ripartizione dei contributi tra gli Stati membri di cui all'articolo 21, da un lato, e l'Islanda e la Norvegia, ("gli altri Stati") dall'altro, è stabilita annualmente in base alla quota che ciascuno Stato membro interessato e gli altri Stati detengono nel totale dei prodotti interni lordi (PIL) dell'anno precedente di tutti gli Stati di cui all'articolo 21. La ripartizione dei contributi tra gli Stati membri interessati è stabilita annualmente, previa detrazione dei contributi degli altri Stati, a seconda della parte di risorsa IVA di ciascuno di detti Stati membri sul totale delle risorse IVA delle Comunità europee, fissata nell'ultima rettifica del bilancio delle Comunità avvenuta nell'esercizio precedente.

 

     Art. 23.

     1. Il segretario generale invia con una lettera le richieste di contributi a ciascuno Stato di cui all'articolo 21 tramite le amministrazioni nazionali i cui estremi gli sono stati forniti.

     2. Nella lettera si fanno presenti:

     - la decisione di adozione del bilancio o in caso di ricorso all'articolo 6, la decisione di richiedere contributi tramite dodicesimi provvisori;

     - l'importo che ciascuno Stato deve versare calcolato in euro a seconda del criterio di ripartizione di cui all'articolo 22;

     - i dati necessari al versamento del contributo.

     3. I contributi sono versati sul conto bancario di cui all'articolo 17.

     4. Essi sono pagabili in euro.

 

     Art. 24.

     1. Agli Stati di cui all'articolo 21 è ingiunto di versare il 25% del loro contributo entro il 15 febbraio, il 1° aprile, il 1° luglio e il 1° ottobre.

     2. Se uno Stato non ha adempiuto gli obblighi finanziari, ad esso si applicano per analogia le norme comunitarie vigenti sugli interessi di mora nel versamento delle partecipazioni al bilancio comunitario.

 

CAPITOLO V

Rendimento e verifica dei conti

 

     Art. 25.

     1. Il segretario generale stabilisce un conto di gestione ed un bilancio finanziario entro due mesi a decorrere dalla fine del periodo di esecuzione del bilancio e lo trasmette al gruppo "SIS".

     2. Il conto di gestione comprende tutte le operazioni di entrata e di spesa concernenti l'esercizio trascorso. Esso è presentato nella stessa forma e secondo le stesse suddivisioni del bilancio.

     3. Vi sono allegati:

     - un prospetto che illustra la situazione degli Stati di cui all'articolo 21, relativamente al contributo finanziario di ciascuno, e

     - un prospetto degli storni di stanziamenti.

     4. Il bilancio finanziario descrive l'attivo e il passivo nel bilancio al 31 dicembre dell'esercizio trascorso.

 

     Art. 26.

     1. La Corte dei conti è invitata ad effettuare la verifica dei conti.

     2. Il segretario generale trasmette alla Corte dei conti il conto di gestione ed il bilancio nei 15 giorni successivi al termine di cui all'articolo 25, paragrafo 1.

     3. Scopo del controllo che deve effettuare la Corte dei conti è constatare la legittimità e la regolarità delle entrate e delle spese rispetto ai contratti da gestire, al bilancio e al presente regolamento finanziario.

     4. Il segretario generale concede alla Corte dei conti tutte le agevolazioni che quest'ultima ritenga necessarie nell'esercizio della sua funzione.

 

     Art. 27.

     Il conto di gestione, il bilancio finanziario e la relazione alla Corte dei conti, corredati delle eventuali osservazioni del segretario generale, sono sottoposti agli Stati di cui all'articolo 21 anteriormente al 1° luglio. Gli Stati membri di cui all'articolo 21, riuniti in sede di Consiglio, danno scarico al segretario generale sull'esecuzione del bilancio.

 

CAPITOLO VI

Disposizioni finali

 

     Art. 28.

     L'applicazione delle disposizioni dell'acquis di Schengen relative al sistema di informazione Schengen ad uno Stato diverso da quelli di cui all'articolo 21, in seguito denominato "altro Stato", comporterà:

     - una ridefinizione delle quote degli Stati di cui all'articolo 21 alle condizioni previste all'articolo 22;

     - un aggiustamento dei contributi degli Stati di cui all'articolo 21 per imputare all'altro Stato il suo contributo al funzionamento della rete SIRENE fase II per la totalità dell'esercizio in atto;

     - un aggiustamento dei contributi degli Stati di cui all'articolo 21 per imputare all'altro Stato una frazione dei costi precedentemente sostenuti per l'installazione della rete SIRENE fase II. La frazione viene calcolata tenendo conto della parte delle risorse IVA dell'altro Stato sul totale delle risorse IVA delle Comunità europee per gli esercizi finanziari precedenti che abbiano comportato spese necessarie all'installazione della rete SIRENE fase II. Il contributo della frazione è oggetto di un "avviso di credito" a favore degli Stati di cui all'articolo 21 proporzionalmente alla loro quota calcolata in base all'articolo 22. Questi possono scegliere di assegnare l'importo alla loro quota nel bilancio di funzionamento o di chiedere il rimborso.

 

     Art. 29.

     Il presente regolamento finanziario si applica mutatis mutandis all'esecuzione delle entrate e delle spese necessarie ad adempiere gli obblighi derivanti dai contratti di cui all'articolo 1 della decisione del Consiglio del 3 maggio 1999 per il restante periodo dell'esercizio durante il quale entra in vigore.

 

     Art. 30.

     1. La presente decisione è pubblicata nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

     2. Essa prende effetto il giorno dell'adozione.