§ 2.1.50 - R.R. 16 giugno 2003, n. 9. [1]

Regolamento per l’esecuzione delle procedure in economia e per il funzionamento della cassa economale.

(B.U. 26 giugno 2003, n. 55).

 

Art. 1. (Oggetto).

     1. Il presente regolamento disciplina l’acquisizione di beni e servizi da eseguirsi in economia da parte delle strutture organizzative della Giunta regionale, nonché il funzionamento della cassa economale.

     2. Ai fini del presente regolamento si intende per:

     a) economato: la struttura organizzativa della Giunta regionale competente in materia di provveditorato ed economato;

     b) procedura in economia: l’acquisizione dei beni e servizi effettuate ai sensi del capo I.

     3. Per l’esecuzione dei lavori in economia si applicano gli articoli 142 e seguenti del decreto del Presidente della Repubblica 21 dicembre 1999, n. 554.

 

CAPO I

Procedure in economia

 

     Art. 2. (Limiti di applicazione).

     1. Le procedure in economia sono consentite nell’ambito delle somme stanziate in bilancio per i capitoli assegnati in gestione alle strutture organizzative della Giunta regionale, fino al limite di importo di cinquantamila euro, oneri fiscali esclusi, in particolare per:

     a) acquisto, manutenzione e riparazione di mobili, arredi e suppellettili;

     b) affitto di locali;

     c) contratti e spese per utenze postali, elettriche, telefoniche, televisive e di telecomunicazione, gas, acqua e relativi consumi;

     d) acquisto di libri, acquisto e abbonamento a riviste, giornali e pubblicazioni, anche in via telematica;

     e) produzione di materiale promozionale e pubblicitario;

     f) acquisto di carta, stampati e modulistica per ufficio;

     g) acquisto e rilegatura di atti, acquisto di generi di cancelleria, materiale per disegno e valori bollati;

     h) esecuzione di lavori di traduzione, interpretariato e simili;

     i) acquisto, riparazione, manutenzione e noleggio di attrezzature e materiali per tipografia, litografia e riproduzione grafica e cianografica, legatoria, cinematografia, fotografia e apparecchiature tecniche, comprese quelle di videoproiezione e di registrazione audio-video;

     j) acquisto, riparazione, manutenzione e noleggio di macchine per scrivere, da calcolo e personal computer e spese per il relativo materiale di consumo;

     k) acquisto, riparazione, manutenzione e noleggio di personal computer, server, router, apparati di rete e quant’altro richiesto per il funzionamento della rete telematica regionale;

     l) acquisizione e manutenzione di servizi di sviluppo software, nonché acquisto, noleggio e manutenzione di prodotti software;

     m) acquisto, riparazione, manutenzione e noleggio di attrezzature e materiali per fotoriproduzione e relativo materiale di consumo;

     n) acquisto di materiali e servizi per la gestione dell’archivio storico e di deposito;

     o) acquisto di materiali e servizi per la gestione dell’archivio informatico;

     p) acquisto, manutenzione, riparazione e noleggio di automezzi ed autoveicoli in genere, natanti, aeromobili, ecc., acquisto di accessori e del relativo materiale di ricambio e di consumo;

     q) pulizia, derattizzazione, disinquinamento e disinfestazione delle infrastrutture e dei mezzi;

     r) trasporto, facchinaggio ed acquisto di attrezzature speciali per il carico e lo scarico dei materiali;

     s) acquisto, confezione e riparazione di capi di vestiario, tute, camici ed altri indumenti da lavoro;

     t) acquisizione di servizi assicurativi;

     u) acquisizione di servizi sistemistici e tecnici specializzati in materia di informatica, organizzazione, formazione, cultura, analisi finanziaria o altre materie di competenza regionale;

     v) organizzazione di attività formative;

     w) organizzazione di mostre, fiere, convegni ed altre iniziative analoghe;

     x) interventi di manutenzione su immobili di proprietà della Regione, nonché di manutenzione ordinaria su edifici privati destinati a sedi di uffici regionali;

     y) acquisto, manutenzione e riparazione di attrezzature antincendio e di apparati e sistemi di difesa passiva;

     z) riparazioni urgenti di guasti avvenuti a seguito di eventi straordinari o calamitosi ed altri interventi di protezione civile;

     aa) manutenzione delle strutture all’interno delle foreste demaniali regionali e dei vivai forestali regionali, nonché acquisto, riparazione, manutenzione e noleggio di mezzi e materiali atti al funzionamento di vivai forestali regionali.

     2. Non è consentito procedere a frazionamenti artificiosi allo scopo di eludere il limite di importo di cui al comma 1.

 

     Art. 3. (Strutture competenti).

     1. Le procedure per gli interventi di cui all’articolo 2, comma 1, lettere a), b), c), d), f), g), i), j), m), n), p), q), r), s), t) e x), sono eseguite esclusivamente dall’economato.

     2. Le procedure di cui all’articolo 2, comma 1, lettere e), h), k), l), o), u), v), w), y), z) e aa), sono di competenza della struttura organizzativa di volta in volta interessata.

     3. L’economato attiva le procedure di cui al comma 1, anche su richiesta della struttura interessata, previa verifica della compatibilità con le disponibilità di bilancio.

     4. Le strutture organizzative interessate possono affidare all’economato la gestione delle procedure di cui al comma 2, rendendo disponibili al medesimo le somme necessarie. Le eventuali economie di spesa restano a disposizione della struttura interessata richiedente.

     5. È di competenza esclusiva dell’economato il ricorso alle convenzioni quadro definite dalla CONSIP S.p.a. ai sensi dell’articolo 26, comma 3, della legge 23 dicembre 1999, n. 488, o alle convenzioni di cui all’articolo 59, comma 5 della legge 23 dicembre 2000, n. 388, nonché l’attivazione delle procedure semplificate di cui all’articolo 5, comma 5, lettera a), del presente regolamento.

 

     Art. 4. (Modi di esecuzione delle procedure in economia).

     1. Le procedure in economia possono essere eseguite:

     a) in amministrazione diretta;

     b) a cottimo fiduciario;

     c) con sistema misto, cioè parte in amministrazione diretta e parte a cottimo fiduciario.

     2. Sono in amministrazione diretta le procedure eseguite da personale dipendente dall’amministrazione con l’impiego di materiali e mezzi di proprietà o in uso alla medesima.

     3. Sono eseguite a cottimo fiduciario le procedure per le quali si renda necessario ovvero opportuno l’affidamento a terzi. L’esecuzione è effettuata con l’osservanza di quanto stabilito agli articoli 5, 6 e 7.

 

     Art. 5. (Scelta del contraente).

     1. La stipulazione dei contratti relativi alle procedure di cui al presente regolamento avviene mediante ricorso a non meno di cinque soggetti, iscritti nell’elenco dei fornitori di cui all’articolo 8, in base a quanto stabilito con apposito decreto del dirigente della struttura competente, contenente la lettera di invito e il capitolato relativo alla fornitura richiesta.

     2. Il dirigente della struttura competente può invitare anche soggetti non iscritti nell’elenco dei fornitori, purché qualificati.

     3. La scelta del contraente è effettuata di norma al prezzo più basso. Per particolari forniture e servizi individuati con idonea motivazione, l’aggiudicazione può avvenire sulla base dell’offerta economicamente più vantaggiosa, ai sensi dell’articolo 19, comma 1, del decreto legislativo 24 luglio 1992, n. 358, o dell’articolo 23 del decreto legislativo 17 marzo 1995, n. 157, nella quale il prezzo va comunque considerato come elemento di valutazione.

     4. Nei casi di aggiudicazione in base all’offerta più vantaggiosa, la stessa è valutata da una commissione nominata con il decreto di cui al comma 1, che ne determina la composizione. La commissione fissa altresì i criteri per la valutazione dell’offerta.

     5. Non è consentita l’aggiudicazione in caso di risposta all’invito da parte di un solo fornitore.

     6. È consentito il ricorso ad un solo fornitore nel caso di:

     a) importo non superiore, al netto degli oneri fiscali, a cinquemila euro;

     b) risoluzione di un precedente rapporto contrattuale, ai fini di assicurare la prestazione nel termine previsto dal contratto;

     c) completamento delle prestazioni non previste dal contratto in corso, qualora non sia possibile imporne l’esecuzione nell’ambito dell’oggetto principale del contratto medesimo;

     d) acquisizione di beni o servizi nella misura strettamente necessaria, nel caso di contratti scaduti, nelle more di svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente;

     e) eventi oggettivamente imprevedibili ed urgenti, al fine di scongiurare situazioni di pericolo a persone, animali o cose, nonché a danno dell’igiene e salute pubblica o del patrimonio storico, artistico e culturale.

     7. Nei dodici mesi successivi alla stipulazione del contratto, non è consentito l’affidamento allo stesso contraente, con le procedure previste dal presente regolamento, di forniture di beni e servizi identiche, analoghe o complementari, eccettuati i casi di cui al comma 6, lettere d) ed e).

     8. È vietata la cessione del contratto. È consentita l’esecuzione parziale da parte di terzi nei limiti del 30 per cento dell’importo della fornitura aggiudicata, secondo quanto previsto dal d.lgs. 358/1992 e dal d.lgs.

     157/1995.

 

     Art. 6. (Certificato di regolare esecuzione).

     1. Le forniture di beni e servizi di cui al presente regolamento sono soggette a rilascio di certificazione di regolare esecuzione, a cura del responsabile del procedimento, anche mediante attestazione sul decreto di liquidazione.

     2. È consentito il rilascio del certificato di regolare esecuzione parziale delle forniture. In tal caso i pagamenti in conto sono disposti in misura corrispondente.

 

     Art. 7. (Pagamento).

     1. Le fatture e le note non possono essere pagate se non sono munite del visto di liquidazione del responsabile del procedimento.

     2. L’originale dei documenti di cui al comma 1 è allegato al titolo di spesa, mentre una copia è conservata agli atti.

     3. Per tutti gli acquisti, alla fattura è allegata la dichiarazione del consegnatario dalla quale risulti, quando ciò è necessario, l’avvenuta annotazione del materiale in carico inventariale ovvero l’avvenuta annotazione nei registri degli oggetti non inventariabili.

 

     Art. 8. (Elenco dei fornitori).

     1. L’elenco dei fornitori è istituito presso l’economato e contiene l’indicazione dei soggetti ritenuti idonei, per specializzazione, potenzialità economica, capacità produttiva o commerciale, serietà, correttezza e puntualità, a concorrere alle forniture di cui al presente regolamento, sulla base dei requisiti stabiliti dalla Giunta regionale.

     2. L’elenco dei fornitori è ripartito in categorie in relazione ai settori merceologici e alle caratteristiche delle prestazioni, nonché per classi d’importo.

     3. L’elenco dei fornitori viene aggiornato mensilmente sull’apposito sito informatico della Regione con decreto del dirigente dell’economato, sulla base delle domande e delle comunicazioni presentate ai sensi dei commi 4 e 5.

     4. Le domande di iscrizione all’elenco sono presentate all’economato su apposito modulo, predisposto dal medesimo e disponibile sul sito informatico, contenente tra l’altro la dichiarazione relativa all’insussistenza di condanne che comportino l’incapacità a contrattare con la pubblica amministrazione, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.

     5. I soggetti iscritti devono comunicare entro trenta giorni dal suo verificarsi ogni variazione dei dati dichiarati ai fini dell’iscrizione.

 

     Art. 9. (Procedure telematiche).

     1. Le strutture organizzative della Giunta possono, per gli approvvigionamenti di beni e servizi di cui al presente capo, effettuare gli stessi attraverso le procedure telematiche di acquisto.

     2. Con apposito regolamento sono disciplinati i criteri e le modalità per l’espletamento delle procedure di acquisto di cui al comma 1.

 

CAPO II

CASSA ECONOMALE

 

     Art. 10. (Compiti).

     1. La cassa economale provvede al pagamento delle spese per le procedure in economia, secondo le modalità di cui al presente regolamento, quando l’importo non supera i cinquemila euro.

     2. È consentito derogare al limite di cui al comma 1, per le seguenti tipologie di spesa:

     a) pagamenti con scadenza fissa, al fine di non incorrere in interessi di mora e ritardato pagamento;

     b) spese postali per accredito dei conti correnti riferiti alle affrancatrici in uso presso le strutture regionali;

     c) altri pagamenti, assimilabili per tipologia o urgenti ed improrogabili, autorizzati dal dirigente dell’economato e debitamente motivati.

     3. La cassa economale opera a livello centrale presso l’economato, sotto la responsabilità del dirigente che, con proprio decreto, nomina il cassiere cui è affidata la gestione.

     4. Per l’attività della cassa economale viene acceso presso l’istituto di credito incaricato del servizio di tesoreria un apposito conto corrente bancario, intestato “Regione Marche - fondo cassa economale”, sul quale è depositato il fondo di cui all’articolo 11.

     5. Il dirigente dell’economato può delegare il potere di firma al cassiere e, ove necessario, agli eventuali collaboratori di quest’ultimo.

     6. Il dirigente dell’economato assicura contro i rischi del furto e connessi le somme depositate presso la cassa economale ed i valori custoditi.

 

     Art. 11. (Fondo cassa economale).

     1. Il dirigente dell’economato determina annualmente, con proprio decreto, l’ammontare del fondo di cassa economale da trarsi su apposito capitolo di bilancio.

     2. Il fondo di cui al comma 1 viene quantificato tenuto conto:

     a) delle normali esigenze previste per il funzionamento delle strutture regionali;

     b) dei fondi cassa da istituire presso le strutture decentrate e presso quelle con particolari esigenze, nonché del fondo cassa per gli autisti, secondo quanto previsto all’articolo 12.

     3. Con il medesimo atto con cui si dispone l’erogazione delle somme, sono assunti gli impegni a carico dei capitoli per i quali si intende effettuare la spesa per l’importo annuo stimato.

     4. La cassa economale può effettuare pagamenti, diversi da quelli indicati all’articolo 10, quali erogazione di acconti, spese di rappresentanza, spese legali, spese per organizzazione di convegni, spese per notifica di atti amministrativi, anche per conto di altre strutture interessate, previa autorizzazione del dirigente dell’economato.

     5. Per le finalità di cui al comma 4 le strutture interessate dispongono la necessaria anticipazione ed impegnano la somma a carico dei capitoli di spesa loro affidati in gestione.

     6. Su motivata richiesta dei dirigenti delle strutture interessate, nei casi di urgenza o di prestazioni specifiche per le quali siano previste condizioni particolari di pagamento o pagamento per contanti, la cassa economale, compatibilmente con la disponibilità finanziaria, può anticipare gli importi richiesti dalle strutture stesse.

     7. Gli importi anticipati ai sensi del comma 6 sono rimborsati alla cassa economale entro trenta giorni.

     8. La cassa economale può effettuare pagamenti anche per spese non urgenti o impreviste a fronte di decreti del dirigente dell’economato per le forniture di beni o servizi che prevedano espressamente il pagamento tramite cassa economale nei casi in cui l’importo dei singoli pagamenti non superi il limite di cinquemila euro.

 

     Art. 12. (Fondo cassa per le strutture decentrate e per gli autisti).

     1. Il dirigente dell’economato, avvalendosi del fondo di cui all’articolo 11, può disporre la costituzione di fondi cassa presso le strutture che, per particolari esigenze operative, presentino la frequente necessità di pagamenti in contanti di modesta entità.

     2. Il fondo di cui comma 1 è assegnato al dirigente della struttura interessata, al quale è imputata la responsabilità della gestione.

     3. Con le modalità di cui al comma 1, è costituito il fondo di dotazione degli autisti.

     4. Le strutture che dispongono dei fondi cassa sono tenute a presentare almeno semestralmente alla cassa economale il rendiconto delle spese sostenute, corredato da fatture, ricevute o altra documentazione fiscalmente valida.

     5. Entro il 31 dicembre di ogni anno il fondo cassa deve essere restituito alla cassa economale.

 

     Art. 13. (Liquidazione e pagamento delle spese).

     1. Il dirigente che ha richiesto l’effettuazione della spesa ne attesta la regolarità del titolo indicando l’identità del creditore, la prestazione effettuata, l’ammontare dell’importo da pagare, nonché l’imputazione del capitolo di spesa. Il dirigente dell’economato ne dispone la liquidazione.

     2. La cassa economale effettua i pagamenti dopo aver verifìcato la conformità dell’ordine, la regolarità della liquidazione e, ove necessario, l’avvenuta annotazione del materiale in carico inventariale ovvero l’avvenuta annotazione nei registri degli oggetti non inventariabili.

     3. La cassa economale può effettuare anche rimborsi di spese di modesta entità già sostenute, previa autorizzazione del dirigente dell’economato, sulla base di documentazione fiscalmente valida.

 

     Art. 14. (Acconti per missioni).

     1. L’acconto ai dipendenti aventi diritto al trattamento di missione a carico della Regione viene erogato dalla cassa economale dietro presentazione del provvedimento di autorizzazione alla missione, accompagnato da apposito modulo riepilogativo delle spese per la quantificazione dell’anticipo.

     2. All’atto dell’erogazione dell’acconto viene redatta ricevuta in duplice copia, di cui una per la consegna al dipendente che la allega alla richiesta di pagamento della missione e l’altra per la conservazione agli atti della cassa economale ai fini del successivo rendiconto.

     3. Su richiesta del dipendente l’acconto può essere erogato anche tramite bonifico bancario.

     4. Il cassiere trasmette mensilmente, anche con mezzi informatici, l’elenco degli acconti corrisposti alla struttura competente in materia di personale, la quale opera il recupero di tali somme.

     5. Nel caso di erogazione di acconti a soggetti comunque autorizzati ad espletare missioni per conto della Regione, i cui costi sono imputati a capitoli diversi da quelli utilizzati a tale scopo per il personale regionale, la struttura che autorizza tali missioni deve rendere disponibili all’economato le somme necessarie per gli acconti.

     6. Decorsi sei mesi dall’erogazione, gli acconti non ancora recuperati ai sensi del comma 4 sono recuperati mediante trattenuta sullo stipendio effettuata con decreto del dirigente dell’economato, comunicato al dirigente della struttura competente in materia di personale e al dipendente interessato.

 

     Art. 15. (Scritture contabili).

     1. Il cassiere redige giornalmente la situazione di cassa su cui vanno registrati le entrate, le uscite, la quadratura giornaliera di cassa, le anticipazioni riscosse e versate distinte per anno, i rendiconti presentati, rimborsati e da rimborsare, i titoli pagati da rendicontare, il totale degli anticipi, il saldo del conto corrente bancario e i contanti in cassa.

     2. La situazione di cui al comma 1 accerta la corrispondenza tra il totale delle anticipazioni in carico alla cassa economale e l’effettivo stato di utilizzo.

 

     Art. 16. (Rendiconto).

     1. Il cassiere redige mensilmente il rendiconto dei pagamenti effettuati, distintamente per ogni capitolo di bilancio cui le spese si riferiscono.

     2. Il dirigente dell’economato, verificata la regolarità del rendiconto, ne chiede il rimborso alla ragioneria. La documentazione relativa viene conservata agli atti presso la cassa economale.

     3. A chiusura di ogni esercizio e comunque quando tutti i rendiconti delle spese effettuate sono stati rimborsati, il cassiere provvede al versamento alla tesoreria regionale dell’integrale importo del fondo di cui all’articolo 11.

     4. Il cassiere effettua il versamento degli interessi attivi maturati sul conto corrente di cui all’articolo 10, comma 4, a seguito di apposita comunicazione dell’istituto di credito.

 

     Art. 17. (Responsabilità e vigilanza).

     1. Il cassiere ed i suoi collaboratori sono personalmente responsabili delle somme ricevute, sino a che non ne abbiano ottenuto il totale discarico.

     2. In caso di cessazione dall’incarico viene effettuata la consegna della cassa al dipendente subentrante previa verifica svolta alla presenza del dirigente della struttura competente. Una copia del verbale redatto è consegnata al cassiere uscente.

     3. La vigilanza sul funzionamento della cassa economale viene svolta dalla ragioneria, ai sensi dell’articolo 70 della legge regionale 11 dicembre 2001, n. 31.

 

     Art. 18. (Riscossioni).

     1. La cassa economale effettua riscossioni, rilasciando regolare ricevuta di pagamento, per:

     a) cessione di materiale per il quale è previsto il rimborso delle spese sostenute dall’amministrazione regionale;

     b) restituzione di somme già erogate dalla cassa economale.

     2. Le somme di cui al comma 1, lettera a), vengono versate almeno trimestralmente alla tesoreria regionale, quelle di cui alla lettera b) vengono rendicontate unitamente alle spese sostenute dalla cassa economale.

     3. Le riscossioni possono essere effettuate anche dagli sportelli informativi o direttamente da altre strutture regionali interessate, utilizzando, per il rilascio delle ricevute, appositi bollettari consegnati dalla cassa economale e da questa registrati.

     4. Le somme introitate vengono versate alla cassa economale, la quale provvede al riversamento alla tesoreria.

     5. Gli sportelli informativi e le altre strutture autorizzate non aventi sede nel capoluogo della Regione provvedono direttamente al versamento delle somme introitate alla tesoreria.

 

CAPO III

Norme transitorie e finali

 

     Art. 19. (Norma transitoria).

     1. In fase di prima applicazione, i soggetti già iscritti all’albo di cui all’articolo 11 del regolamento regionale 15 ottobre 1996, n. 44, sono inseriti di diritto nell’elenco dei fornitori di cui all’articolo 8.

 

          Art. 20. (Norma finale e abrogazioni).

     1. Le norme del presente regolamento non si applicano ai contratti di importo pari o inferiore a cinquantamila euro stipulati secondo le procedure di evidenza pubblica ai sensi del d.lgs. 358/1992 e del d.lgs. 157/1995.

     2. Sono o restano abrogati i regolamenti regionali 20 luglio 1972, n. 1, e 15 ottobre 1996, n. 44.