§ 2.1.14 - Regolamento regionale 14 luglio 2000, n. 3. [1]

Disciplina delle modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi. Abrogazione del regolamento regionale 17 giugno 1996, n. 3.

(B.U. 25 luglio 2000, n. 32).

 

CAPO I

DISPOSIZIONI PRELIMINARI

 

Art. 1. (Finalità).

     1. Il presente regolamento disciplina le modalità di esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, inclusi quelli contenuti in strumenti informatici, e i casi di esclusione del medesimo, al fine di attuare i principi di pubblicità e di trasparenza dell'attività amministrativa di cui agli articoli 2 e 31 della legge regionale 2 luglio 1999, n. 18 (Nuove disposizioni in materia di procedimento amministrativo, di diritto di accesso ai documenti amministrativi e di dichiarazioni sostitutive. Abrogazione della legge regionale 6 settembre 1991, n. 59).

 

     Art. 2. (Ambito di applicazione).

     1. Il presente regolamento si applica esclusivamente nei confronti dell'Amministrazione regionale, degli enti dipendenti dalla Regione e dei concessionari di pubblici servizi.

 

     Art. 3. (Titolarità del diritto di accesso).

     1. Il diritto di accesso può essere esercitato da soggetti privati, da associazioni o comitati portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse, personale e concreto, per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti.

     2. L'accesso è consentito alle pubbliche amministrazioni per gli atti la cui conoscenza sia funzionale allo svolgimento delle loro competenze; in tal caso la richiesta può essere presentata dagli amministratori, dal titolare dell'ufficio interessato o dal responsabile del procedimento amministrativo.

     3. Coloro che presentano richiesta di accesso per conto di enti, persone giuridiche, associazioni, istituzioni od altri organismi devono dichiarare la carica ricoperta o la funzione svolta che legittima l'esercizio del diritto per conto dei soggetti rappresentati.

     4. I tutori e curatori di soggetti interessati all'accesso devono dichiarare la loro condizione ed il titolo legale dal quale la stessa è comprovata.

 

CAPO II

PROCEDIMENTO DI ACCESSO

 

     Art. 4. (Accesso informale).

     1. Il diritto di accesso si esercita in via informale mediante richiesta, anche verbale, all'ufficio competente a formare l'atto o a detenerlo stabilmente.

     2. L'interessato deve:

     a) indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta o gli elementi che ne consentono l'individuazione;

     b) specificare l'interesse connesso all'oggetto della richiesta;

     c) far constare la propria identità e, quando è necessario, i propri poteri rappresentativi.

     3. La richiesta, esaminata immediatamente e senza formalità, è accolta, in relazione a quanto in essa indicato, mediante l'indicazione della pubblicazione contenente il documento, l'esibizione del documento al fine del suo esame o l'estrazione di copia del medesimo.

 

     Art. 5. (Accesso formale).

     1. Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della richiesta in via informale per oggettiva difficoltà di reperimento del documento, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite, sull'accessibilità del documento o sull'esigenza di tutela della riservatezza di terzi, il richiedente è invitato a presentare richiesta formale, di cui l'ufficio è tenuto a rilasciare ricevuta, se richiesta.

     2. Anche fuori dai casi indicati al comma 1, il richiedente può sempre presentare richiesta formale.

     3. Ove la richiesta formale sia presentata ad un ufficio diverso rispetto a quello nei cui confronti deve essere esercitato il diritto di accesso, questo la trasmette immediatamente a quello competente; di tale trasmissione è data comunicazione all'interessato.

     4. Ove la richiesta sia irregolare o incompleta l'ufficio, entro dieci giorni, deve darne tempestiva comunicazione al richiedente, con raccomandata con avviso di ricevimento od altro mezzo idoneo ad accertare la ricezione. Il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta perfezionata. Trascorso il termine di sessanta giorni senza che siano pervenute le precisazioni richieste, il responsabile dispone la chiusura e l'archiviazione del procedimento.

 

     Art. 6. (Compilazione e presentazione della richiesta di accesso formale).

     1. La richiesta di accesso formale è redatta dall'interessato ed indirizzata al responsabile del procedimento o al dirigente dell'ufficio competente a formare l'atto conclusivo o a detenerlo stabilmente.

     2. Nell'ipotesi in cui i soggetti di cui al comma 1 non siano identificabili dal richiedente, la richiesta è indirizzata al dirigente della struttura per le relazioni con il pubblico di cui all'articolo 9 della legge regionale 23 ottobre 1995, n. 45 (Riforma dell'organizzazione dell'Amministrazione regionale della Valle d'Aosta e revisione della disciplina del personale). In attesa dell'attivazione di tale struttura, la richiesta è indirizzata al Presidente della Giunta regionale.

     3. Nella richiesta devono essere riportate:

     a) le generalità del richiedente, complete, ove occorra, di indirizzo e numero di telefono e/o di telefax;

     b) l'indicazione degli elementi che permettono l'individuazione del documento oggetto della richiesta;

     c) l'indicazione espressa della necessità che la copia rilasciata sia in bollo;

     d) l'indicazione espressa della necessità che la copia rilasciata sia munita della dichiarazione di conformità all'originale;

     e) l'interesse di cui si è portatori;

     f) la sottoscrizione.

     4. La richiesta può pervenire all'ufficio competente anche per posta, telefax o mediante collegamento telematico, ove esistente e regolarmente attivato.

     5. In attesa dell'istituzione, presso le singole amministrazioni, di archivi automatizzati delle istanze di accesso, l'avvenuta presentazione della richiesta deve essere registrata a cura dell'ufficio competente nel registro di protocollo, indicando la data di presentazione, il nome del richiedente e il tipo di documento richiesto.

 

     Art. 7. (Accoglimento della richiesta e modalità di accesso formale).

     1. L'accoglimento della richiesta di accesso formale avviene, in relazione a quanto in essa indicato, mediante l'indicazione della pubblicazione contenente il documento, l'esibizione del documento al fine del suo esame o l'estrazione di copia del medesimo.

 

     Art. 8. (Termini).

     1. Il procedimento di accesso deve concludersi, ai sensi dell'articolo 33, comma 4, della l.r. 18/1999, nel termine di trenta giorni decorrenti dalla presentazione della richiesta all'ufficio competente.

     2. Entro il termine di cui al comma 1, l'ufficio ha l'obbligo di comunicare all'interessato l'eventuale reiezione della richiesta con l'indicazione della relativa motivazione.

 

     Art. 9. (Esame dei documenti).

     1. L'esame dei documenti si esercita mediante consultazione, da parte del richiedente, dei documenti medesimi detenuti dall'ufficio competente ed espressamente indicati nella richiesta di accesso.

     2. L'esame dei documenti avviene alla presenza di personale addetto. L'interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione.

     3. Salva l'applicazione delle disposizioni penali, è vietato asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo.

     4. L'esame dei documenti può essere effettuato dal richiedente, anche accompagnato da persona di sua fiducia, o da persona in possesso di atto di delega, della quale vanno specificate le generalità, che devono essere registrate in calce alla richiesta.

 

     Art. 10. (Estrazione di copia).

     1. L'estrazione di copia si esercita mediante il ricevimento, da parte del richiedente, o di suo delegato, di copia dei documenti richiesti, mediante consegna a mano o per posta.

     2. Le informazioni contenute in strumenti informatici possono essere rilasciate sugli appositi supporti, ove forniti dal richiedente, ovvero mediante collegamento telematico, ove esistente e regolarmente attivato.

     3. Possono essere rilasciate copie parziali dei documenti. Le copie parziali devono comprendere la prima e l'ultima pagina del documento e le pagine omesse devono essere indicate.

 

     Art. 11. (Responsabile del procedimento di accesso).

     1. Il responsabile del procedimento amministrativo è anche responsabile del procedimento di accesso.

 

     Art. 12. (Tariffe).

     1. La richiesta di accesso è redatta in carta semplice, salvo diverse disposizioni di legge.

     2. Sono a carico del richiedente l'imposta di bollo, se dovuta, e le spese di riproduzione, nella misura e con le modalità stabilite dalla Giunta regionale.

     3. Al momento del ritiro della copia deve essere dimostrato l'avvenuto pagamento delle somme di cui al comma 2.

 

     Art. 13. (Oggetto del diritto di accesso).

     1. L'accoglimento della richiesta di accesso a un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di legge o di regolamento.

     2. Non possono formare oggetto del diritto di accesso i documenti non definitivi e quelli non più esistenti presso la pubblica amministrazione competente per l'esame della richiesta; la pubblica amministrazione, nel motivare le ragioni dell'inesistenza del documento, indica, se ne ha conoscenza, l'ente che lo detiene.

     3. Una singola richiesta di accesso può riguardare anche più di un documento; in ogni caso, la richiesta deve essere formulata in modo da consentire all'amministrazione l'identificazione dei documenti richiesti.

     4. L'accesso è consentito sia ai documenti originali, sia a copie di essi.

 

CAPO III

ESCLUSIONE DAL DIRITTO DI ACCESSO E RELAZIONI CON IL PUBBLICO

 

     Art. 14. (Differimento, rifiuto o limitazione della richiesta di accesso).

     1. Il rifiuto, la limitazione o il differimento dell'accesso sono motivati, a cura del responsabile del procedimento di accesso, con riferimento specifico alla normativa vigente e alle circostanze di fatto per cui la richiesta non può essere accolta così come proposta.

     2. Contro il rifiuto, il differimento o la limitazione del diritto di accesso è ammesso ricorso ai sensi dell'articolo 33 della l.r. 18/1999.

 

     Art. 15. (Rapporti tra accesso e riservatezza).

     1. E' esclusa l'estrazione di copia del documento quando vi sia un'esigenza di tutela della riservatezza di terzi, garantendo peraltro agli interessati l'esame degli atti la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere i loro interessi giuridici.

     2. Ai fini di cui al comma 1, sono in particolare coperti da riservatezza:

     a) i documenti personali dei dipendenti dell'amministrazione per la parte relativa alle situazioni personali e familiari, allo stato di salute, ad eventuali selezioni psico-attitudinali, alla situazione professionale, economico-finanziaria e sindacale;

     b) i documenti riguardanti le situazioni personali e familiari, lo stato di salute, le condizioni economico-finanziarie e professionali relative a persone fisiche interessate dai provvedimenti, dalle prestazioni o dai servizi dell'amministrazione;

     c) i documenti riguardanti le condizioni economico-finanziarie delle persone giuridiche interessate dai provvedimenti, dalle prestazioni o dai servizi dell'amministrazione;

     d) gli accertamenti medico-legali e la relativa documentazione;

     e) gli atti e i documenti riguardanti la concessione di sussidi e provvidenze per effetto di particolari motivazioni connesse allo stato di necessità o di salute, limitatamente ai motivi;

     f) i documenti contenenti notizie riguardanti le imprese pubbliche o private quando la loro divulgazione possa provocare concretamente un'indebita concorrenza;

     g) la documentazione attinente a procedimenti giudiziari, disciplinari o di dispensa dal servizio;

     h) i carichi penali pendenti e la certificazione antimafia.

 

     Art. 16. (Casi di esclusione dall'accesso).

     1. Il diritto di accesso è escluso, oltre che nel caso previsto all'articolo 32, comma 1, della l.r. 18/1999, per le esigenze di salvaguardia degli interessi di cui all'articolo 24, comma 2, lettere a), b) e c), della legge 7 agosto 1990, n. 241 (Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi).

     2. Sono in ogni caso esclusi dall'accesso:

     a) i verbali o i resoconti di organi collegiali istituzionali, di commissioni, di comitati e di altri organismi quando operano in seduta segreta;

     b) le note informali ad uso interno degli uffici;

     c) i documenti riguardanti i processi tecnico-produttivi;

     d) i documenti amministrativi emanati da altri enti, che i medesimi sottraggono all'accesso e l'amministrazione detiene in quanto atti di un procedimento di propria competenza;

     e) la documentazione relativa alla corrispondenza epistolare di privati, gruppi ed imprese utilizzata ai fini dell'attività amministrativa.

     3. Il diritto di accesso è escluso per gli atti preparatori nel corso della formazione degli atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e programmazione.

     4. Deve in ogni caso essere garantito l'accesso ai documenti che debbano, per ordine dell'autorità giudiziaria, essere prodotti in giudizio penale, civile o amministrativo.

 

     Art. 17. (Limitazione).

     1. Nel caso in cui l'esclusione dall'accesso riguardi solo una parte dei contenuti del documento, sono esibite in visione o rilasciate copie parziali dello stesso; le parti omesse devono essere indicate.

     2. Il responsabile del procedimento di accesso stabilisce, motivandola, la limitazione e la comunica per iscritto al richiedente, nel termine di trenta giorni decorrenti dalla presentazione della richiesta all'ufficio competente.

 

     Art. 18. (Differimento).

     1. Il differimento dell'accesso è disposto dal responsabile del procedimento di accesso, ove sia necessario assicurare una temporanea tutela degli interessi di cui all'articolo 15, o per salvaguardare esigenze di riservatezza dell'amministrazione, specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell'azione amministrativa.

     2. L'atto che dispone il differimento dell'accesso ne indica anche la durata e la motivazione ed è comunicato per iscritto al richiedente.

     3. E' in ogni caso differito l'accesso dei seguenti atti, fino alla conclusione dei relativi procedimenti:

     a) gli elaborati delle prove relative a procedimenti concorsuali di reclutamento e avanzamento del personale;

     b) i documenti relativi alla formazione e alla determinazione dei prezzi e delle offerte nei procedimenti contrattuali.

     4. In ogni caso i documenti non possono essere sottratti all'accesso quando è sufficiente far ricorso al potere di differimento.

 

     Art. 19. (Misure tecniche di protezione dei dati informatizzati).

     1. Al fine di garantire il rispetto delle norme stabilite nel presente regolamento, l'accesso ai dati e ai documenti raccolti attraverso strumenti informatici è protetto mediante l'applicazione di modalità tecniche di accesso riservato.

     2. La Giunta regionale, con propria deliberazione, su proposta della struttura regionale competente in materia di sistema informativo, definisce gli specifici congegni di accesso ed individua i funzionari incaricati e responsabili dell'attivazione degli stessi, tenuto conto delle disposizioni vigenti in materia di dati personali.

 

     Art. 20. (Relazioni con il pubblico).

     1. Allo scopo di facilitare il rapporto con gli utenti, l'Amministrazione regionale garantisce, attraverso la struttura per le relazioni con il pubblico istituita con l'articolo 9 della l.r. 45/1995, la piena attuazione delle procedure concernenti il diritto di accesso.

 

CAPO IV

DISPOSIZIONE FINALE

 

     Art. 21. (Abrogazione).

     1. Il regolamento regionale 17 giugno 1996, n. 3 è abrogato.