§ 1.2.12 - Regolamento 21 dicembre 1989, n. 4045. [1]

Regolamento (CEE) n. 4045/89 del Consiglio, relativo ai controlli, da parte degli Stati membri, delle operazioni che rientrano nel sistema di finanziamento del Fondo europeo agricolo di orientamento e di garanzia, sezione garanzia, e che abroga la direttiva 77/435/CEE.

(G.U.C.E. 30 dicembre 1989, n. L 388).

 

Art. 1.

     1. Il presente regolamento riguarda il controllo della realtà e della regolarità delle operazioni che fanno parte direttamente o indirettamente del sistema di finanziamento del FEAOG, sezione garanzia, sulla base dei documenti commerciali dei beneficiari o debitori, o dei loro rappresentanti, in seguito denominati “imprese” [2].

     2.. Ai fini del presente regolamento, per "documenti commerciali" si intende il complesso dei libri, registri, note e documenti giustificativi, la contabilità, le informazioni relative alla produzione e alla qualità e la corrispondenza, relativi all'attività professionale dell'impresa nonché i dati commerciali, in qualsiasi forma, compresi i dati immagazzinati elettronicamente, sempreché questi documenti o dati siano in relazione diretta o indiretta con le operazioni di cui al paragrafo 1 [3].

     3. Ai fini del presente regolamento, si intende per "terzi" ogni persona fisica o giuridica che abbia un collegamento diretto o indiretto con le operazioni effettuate nel quadro del sistema di finanziamento del FEAOG, sezione garanzia [4].

     4. Il presente regolamento non si applica alle misure contemplate nel sistema integrato di gestione e di controllo istituito dal regolamento (CEE) n. 3508/92 . A norma dell'articolo 19, la Commissione stabilisce un elenco delle altre misure cui non si applica il presente regolamento [5].

     5. Nei controlli delle misure o dei progetti di sviluppo rurale non espressamente esclusi da tali controlli, a norma dell'allegato del regolamento (CE) n. 2311/2000occorre tener conto del contesto specifico nel quale si inseriscono tali misure e progetti [6].

 

     Art. 2.

     1. Gli Stati membri procedono a dei controlli dei documenti commerciali delle imprese, tenendo conto del carattere delle operazioni da sottoporre a controllo. Gli Stati membri vigilano affinché la scelta delle imprese da controllare consenta la massima efficacia delle misure di prevenzione e di rivelazione delle irregolarità nel quadro del sistema di finanziamento del FEAOG, sezione garanzia. La selezione tiene conto in particolare dell'importanza finanziaria delle imprese in questo settore e di altri fattori di rischio.

     2. I controlli di cui al paragrafo 1 riguardano, durante ogni periodo di controllo di cui al paragrafo 4, un numero di imprese che non può essere inferiore alla metà del numero di imprese le cui entrate o i cui debiti o la somma di essi, nell'ambito del sistema FEAOG, sezione garanzia, siano stati superiori a 150 000 EUR l'anno di esercizio FEAOG precedente quello in cui inizia il periodo di controllo in questione.

     Per ciascun periodo di controllo a decorrere dal periodo 1995/1996, gli Stati membri, fatti salvi i loro obblighi di cui al paragrafo 1, selezionano le imprese da controllare in funzione dei risultati dell'analisi dei rischi applicata al settore delle restituzioni all'esportazione e a tutte le altre misure per le quali essa può applicarsi. Gli Stati membri presentano alla Commissione la loro proposta per l'utilizzazione delle analisi dei rischi. Tale proposta comprende tutte le informazioni utili riguardanti il metodo da seguire, le tecniche, i criteri e i metodi di attuazione; essa è presentata entro il 1 dicembre dell'anno che precede l'inizio del periodo di controllo in cui l'analisi dovrà applicarsi. Gli Stati membri tengono conto delle osservazioni della Commissione in merito alla loro proposta che sono formulate entro otto settimane dal ricevimento della stessa.

     Per il periodo di controllo 1995/1996 le proposte in materia di analisi dei rischi sono inviate alla Commissione entro il 1 febbraio 1995.

     Per quel che riguarda le misure per le quali lo Stato membro ritiene che l'analisi dei rischi non sia applicabile, le imprese per le quali la somma delle entrate e delle uscite ovvero la somma di questi due importi nel quadro del sistema di finanziamento del FEAOG, sezione "garanzia", è stata superiore a 350 000 EUR, e che non è stata controllata ai sensi del presente regolamento durante uno dei due periodi di controllo precedenti, devono obbligatoriamente costituire oggetto di controllo.

     Le imprese la cui somma delle entrate o dei debiti sia stata inferiore a 40 000 EUR sono unicamente controllate in applicazione del presente regolamento in funzione di criteri che devono essere indicati dagli stati membri nel loro programma annuale previsto all'articolo 10 o dalla Commissione in ogni emendamento richiesto di detto programma [7].

     3. Nei casi appropriati, i controlli previsti al paragrafo 1 sono estesi alle persone fisiche o giuridiche a cui sono associate le imprese ai sensi dell'articolo 1 nonché ad ogni altra persona fisica o giuridica suscettibile di presentare un interesse nel perseguimento degli obiettivi enunciati all'articolo 3.

     4. Il periodo di controllo si situa entro il 1 luglio e il 30 giugno dell'anno seguente.

     Il controllo si riferisce ad un periodo di almeno dodici mesi con termine durante il periodo di controllo precedente; esso può essere esteso per periodi, che lo Stato membro determinerà, che precedono o seguono il periodo di dodici mesi [8].

     5. I controlli effettuati in applicazione del presente regolamento non pregiudicano i controlli effettuati conformemente all'articolo 6 del regolamento (CEE) n. 595/91 né quelli effettuati conformemente all'articolo 9 del regolamento (CEE) n. 729/70 [9].

 

     Art. 3.

     1. L'accuratezza dei principali dati oggetto del controllo è verificata tramite una serie di controlli incrociati, compresi, se necessario, i documenti commerciali di terzi, in numero appropriato in funzione del grado di rischio, inclusi, fra l'altro:

     - raffronti con i documenti commerciali dei fornitori, clienti, vettori o altri terzi,

     - se del caso, controlli fisici sulla quantità e sulla natura delle scorte, e

     - raffronti con la contabilità dei flussi finanziari per o derivanti dalle transazioni effettuate nell'ambito del sistema di finanziamento FEAOG, sezione garanzia,

     - controlli, a livello della contabilità, o registri dei movimenti di capitali che dimostrino, al momento del controllo, che i documenti detenuti dall'organismo pagatore quale prova dell'erogazione dell'aiuto al beneficiario sono esatti [10].

     2. In modo particolare, qualora le imprese abbiano l'obbligo di tenere una contabilità specifica di magazzino in conformità delle disposizioni comunitarie o nazionali, il controllo di tale contabilità comprende, nei casi appropriati, il raffronto della stessa con i documenti commerciali e, occasionalmente, le quantità detenute in magazzino.

     3. Nella scelta delle operazioni da controllare, si tiene pienamente conto del grado di rischio [11].

 

     Art. 4.

     Le imprese conservano i documenti commerciali di cui all'articolo 1, paragrafo 2 e all'articolo 3 per un periodo di almeno tre anni, a decorrere dalla fine dell'anno in cui sono stati redatti.

Gli Stati membri possono prevedere un periodo più lungo per l'obbligo di conservare detti documenti.

 

     Art. 5.

     1. I responsabili delle imprese o i terzi si assicurano che tutti i documenti commerciali e le informazioni complementari siano forniti agli agenti incaricati del controllo o alle persone a tal fine abilitate. I dati immagazzinati elettronicamente sono forniti su adeguato supporto.

     2. Gli agenti incaricati del controllo o le persone a tal fine abilitate possono farsi rilasciare estratti o copie dei documenti di cui al paragrafo 1.

     3. Qualora nel corso di un controllo effettuato ai sensi del presente regolamento i documenti commerciali conservati dall'impresa siano giudicati inidonei a fini ispettivi è richiesto all'impresa di tenere in futuro tali documenti secondo le istruzioni dello Stato membro responsabile del controllo, fatti salvi gli obblighi stabiliti in altri regolamenti relativi al settore considerato.

Gli Stati membri decidono la data a partire dalla quale tali documenti devono essere tenuti.

Qualora tutti i documenti commerciali o parte di essi, da verificare ai sensi del presente regolamento si trovino presso un'impresa appartenente allo stesso gruppo commerciale, alla stessa società o alla stessa associazione di imprese gestite su base unificata che l'impresa controllata, all'interno o al di fuori del territorio comunitario, l'impresa controllata deve mettere tali documenti a disposizione degli agenti responsabili del controllo in un luogo ed in data definiti dallo Stato membro responsabile dell'esecuzione del controllo [12].

 

     Art. 6.

     1. Gli Stati membri si assicurano che gli agenti incaricati dei controlli abbiano il diritto di sequestrare o di far sequestrare i documenti commerciali. Questo diritto è esercitato nel rispetto delle disposizioni nazionali in materia e non pregiudica l'applicazione delle regole relative alla procedura penale in materia di sequestro dei documenti.

     2. Gli Stati membri prendono le misure appropriate per sanzionare le persone fisiche o giuridiche che non rispettano gli obblighi previsti nel presente regolamento.

 

     Art. 7. [13]

     1. Gli Stati membri si prestano reciprocamente l'assistenza necessaria per procedere ai controlli di cui agli articoli 2 e 3:

     - qualora un'impresa ovvero i terzi siano stabiliti in uno Stato membro diverso da quello in cui il pagamento dell'importo considerato è stato o avrebbe dovuto essere effettuato o percepito,

     - o diverso da quello in cui si trovano i documenti e le informazioni necessarie per il controllo.

     La Commissione può coordinare delle azioni comuni di mutua assistenza tra due o più Stati membri. Le disposizioni relative a tale coordinamento sono definite a norma dell'articolo 19.

     Se due o più Stati membri includono nel programma inviato a norma dell'articolo 10, paragrafo 1, una proposta di azione comune che preveda un'ampia assistenza reciproca, la Commissione può, su richiesta, concedere una riduzione fino al 25 % del numero minimo di controlli stabilito a norma dell'articolo 2, paragrafo 2, per gli Stati membri interessati [14].

     2. Durante i primi tre mesi successivi all'anno d'esercizio FEAOG, in cui il pagamento è stato effettuato o percepito, gli Stati membri comunicano un elenco delle imprese di cui al paragrafo 1, primo trattino, a ciascuno Stato membro in cui una simile impresa è stabilita. Detto elenco comprende tutti i particolari che consentono allo Stato membro destinatario di identificare le imprese e di assolvere i propri obblighi in materia di controllo. Lo Stato membro destinatario è responsabile del controllo di tali imprese, a norma dell'articolo 2. Una copia di detto elenco è inviata alla Commissione.

     Lo Stato membro in cui al pagamento è stato effettuato o percepito può chiedere allo Stato membro in cui l'impresa è stabilita di controllare alcune delle imprese di tale elenco ai sensi dell'articolo 2, indicando la necessità della richiesta e in particolare i rischi su cui si fonda.

     Lo Stato membro che riceve la richiesta tiene nel debito conto i rischi connessi con detta impresa che gli sono stati comunicati dallo Stato membro richiedente.

     Lo Stato membro che riceve la richiesta informa la Stato richiedente dell'esito della stessa. In caso di controllo di un'impresa inclusa in tale elenco, lo Stato membro che lo ha effettuato informa dei risultati dello stesso lo Stato membro richiesto al più tardi tre mesi dopo la fine del periodo di controllo.

     Un compendio trimestrale di tali richieste è inviato alla Commissione entro un mese dalla fine di ciascun trimestre. La Commissione può chiedere una copia di ogni richiesta [15].

     3. Durante i primi tre mesi successivi all'anno di esercizio FEAOG in cui è stato effettuato il pagamento, gli Stati membri comunicano alla Commissione un elenco delle imprese stabilite in un paese terzo per le quali il pagamento dell'importo in questione è stato o avrebbe dovuto essere effettuato o percepito in detto Stato membro.

     4. Nella misura in cui il controllo di un'impresa effettuato a norma dell'articolo 2 richieda informazioni supplementari, in particolare i controlli incrociati di cui all'articolo 3, in un altro Stato membro, possono essere presentate richieste specifiche di controllo debitamente motivate. Un compendio trimestrale di queste richieste specifiche è trasmesso alla Commissione entro un mese dalla fine di ciascun trimestre. La Commissione può chiedere una copia di ogni richiesta.

     Si dà seguito ad una richiesta di controllo entro sei mesi dal ricevimento della stessa e i risultati del controllo sono comunicati non appena possibile allo Stato membro richiedente e alla Commissione. La comunicazione alla Commissione si effettua su base trimestrale entro un mese dalla fine del trimestre [16].

     5. La Commissione stabilisce, a norma dell'articolo 19, i requisiti minimi del contenuto delle richieste di cui ai paragrafi 2 e 4.

 

     Art. 8.

     1. Le informazioni raccolte nell'ambito dei controlli previsti nel presente regolamento sono coperte dal segreto professionale. Esse possono essere comunicate soltanto alle persone che, per le funzioni da esse svolte negli Stati membri o nelle istituzioni delle Comunità, sono autorizzate a conoscerle per l'espletamento di dette funzioni.

     2. Il presente articolo lascia impregiudicate le disposizioni nazionali in materia di procedura giudiziaria.

 

     Art. 9.

     1. Anteriormente al 1g gennaio successivo al periodo di controllo, gli Stati membri comunicano alla Commissione una relazione particolareggiata sull'applicazione del presente regolamento.

     2. Detta relazione espone le difficoltà eventualmente incontrate nonché le misure prese per il loro superamento e presenta eventualmente proposte di miglioramento.

     3. Gli Stati membri e la Commissione hanno un regolare scambio di opinioni in merito all'applicazione del presente regolamento.

     4. La Commissione valuta annualmente il progresso realizzato nel suo rapporto annuale sull'amministrazione del Fondo, previsto all'articolo 10 del regolamento (CEE) n. 729/70.

     5. La Commissione presenta anteriormente al 31 dicembre 1996 una relazione sull'applicazione del presente regolamento [17].

 

     Art. 10.

     1. Gli Stati membri elaborano il programma dei controlli che essi intendono effettuare conformemente all'articolo 2 nel periodo di controllo successivo.

     2. Ogni anno, anteriormente al 15 aprile, gli Stati membri comunicano alla Commissione il proprio programma di cui al paragrafo 1 e precisano:

     - il numero di imprese che saranno controllate e la loro ripartizione per settore, tenuto conto dei relativi importi;

     - i criteri seguiti nell'elaborazione del programma.

     3. I programmi stabiliti dagli Stati membri e comunicati alla Commissione sono messi in opera dagli Stati membri se la Commissione non ha presentato osservazioni entro un termine di otto  settimane [18].

     4. Le modifiche apportate dagli Stati membri ai programmi sono disciplinate dalla stessa procedura.

     5. Eccezionalmente la Commissione può, in qualsiasi fase, richiedere l'inserimento di una particolare categoria di imprese nel programma di uno o più Stati membri.

     6. [19].

 

     Art. 11.

     1. In ciascuno Stato membro, al più tardi il 1 gennaio 1991, un servizio specifico è incaricato di seguire l'applicazione del presente regolamento e:

     - l'esecuzione dei controlli previsti da parte di agenti alle dirette dipendenze di tale servizio, o

     - il coordinamento dei controlli effettuati da agenti che dipendono da altri servizi.

Gli Stati membri possono altresì prevedere che i controlli da effettuare in applicazione del presente regolamento siano ripartiti fra il servizio specifico e altri servizi nazionali, sempreché il primo ne assicuri il coordinamento.

     2. Il servizio o i servizi incaricati dell'applicazione del presente regolamento devono essere organizzati in modo da essere indipendenti dai servizi o da sezioni di essi incaricati dei pagamenti e dei controlli che li precedono.

     3. Per garantire la corretta applicazione del presente regolamento, il servizio specifico di cui al paragrafo 1 prende tutte le iniziative e le disposizioni necessarie.

     4. Il servizio specifico vigila inoltre:

     - alla formazione degli agenti nazionali incaricati dei controlli di cui al presente regolamento, affinché acquisiscano le nozioni necessarie all'espletamento dei loro compiti;

     - alla gestione delle relazioni di controllo e di tutta la documentazione in rapporto con i controlli effettuati e previsti in applicazione del presente regolamento;

     - alla redazione e alla comunicazione dei rapporti di cui all'articolo 9, paragrafo 1 come anche dei programmi di cui all'articolo 10.

     5. Il servizio specifico è dotato dallo Stato membro interessato dei poteri necessari all'espletamento dei compiti di cui ai paragrafi 3 e 4. Esso è composto da agenti il cui numero e la cui formazione sono adeguati all'espletamento dei suddetti compiti.

     6. Il presente articolo non è applicabile quando il numero minimo di imprese da controllare in virtù dell'articolo 2, paragrafo 2 è inferiore a 10.

 

          Art. 12. [20]

 

     Art. 13. [21]

 

     Art. 14. [22]

 

     Art. 15. [23]

 

     Art. 16. [24]

 

     Art. 16 bis. [25].

 

          Art. 17. [26]

 

     Art. 18.

     Gli importi in ECU menzionati nel presente regolamento sono convertiti in moneta nazionale applicando i tassi di cambio in vigore il primo giorno lavorativo dell'anno in cui il periodo di controllo inizia e pubblicati nella parte C della Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

 

     Art. 19.

     Le modalità d'applicazione del presente regolamento sono adottate, se del caso, secondo la procedura di cui all'articolo 13 del regolamento (CEE) n. 729/70.

 

     Art. 20.

     Per il controllo delle spese specifiche finanziate dalla Comunità ai sensi del presente regolamento si applicano le disposizioni dell'articolo 9 del regolamento (CEE) n. 729/70.

 

     Art. 21.

     1. Conformemente alle disposizioni legislative nazionali applicabili in materia, gli agenti della Commissione hanno accesso all'insieme dei documenti elaborati per o a seguito dei controlli organizzati nel quadro del presente regolamento, nonché ai dati raccolti, inclusi quelli memorizzati dai sistemi informatici. Questi ultimi sono forniti, a richiesta, su supporto adeguato [27].

     2. I controlli di cui all'articolo 2 sono effettuati da agenti dello Stato membro.

Gli agenti della Commissione possono partecipare a tali controlli. Essi non possono esercitare le funzioni di controllo attribuite agli agenti nazionali; essi hanno tuttavia accesso agli stessi locali e agli stessi documenti cui hanno accesso gli agenti dello Stato membro [28].

     3. Qualora i controlli si svolgano secondo le modalità di cui all'articolo 7, gli agenti dello Stato membro richiedente possono presenziare con il consenso dello Stato membro richiesto ai controlli effettuati nello Stato membro richiesto e accedere agli stessi locali e agli stessi documenti cui hanno accesso gli agenti di tale Stato membro. Gli agenti dello Stato membro richiedente che presenziano ai controlli nello Stato membro richiesto, devono, in qualsiasi momento, essere in grado di comprovare la propria qualifica ufficiale. I controlli sono, in qualsiasi momento, svolti da agenti dello Stato membro richiesto [29].

     4. Nella misura in cui le disposizioni nazionali di procedura penale riservino taluni atti a degli agenti specificamente individuati dalla legge nazionale, gli agenti della Commissione, nonché gli agenti dello Stato di cui al paragrafo 3, non partecipano a tali atti. Essi comunque non partecipano in particolare alle visite domiciliari o all'interrogatorio formale nel quadro della legge penale dello Stato membro. Essi hanno tuttavia accesso alle informazioni così ottenute [30].

 

     Art. 22.

     1. La direttiva 77/435/CEE è abrogata con effetto al 1g gennaio 1990. I controlli attuati a partire da tale data in virtù della direttiva precitata sono considerati eseguiti nel quadro del presente regolamento.

     2. I riferimenti fatti alla direttiva 77/435/CEE si considerano come fatti al presente regolamento.

 

     Art. 23.

     Il presente regolamento entra in vigore il terzo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

     Esso è applicabile a decorrere dal 1g gennaio 1990.